Управление организационной работы (УОР) является одним из ключевых структурных подразделений Администрации города Новосибирска (Мэрии). Оно обеспечивает бесперебойное функционирование органов местного самоуправления‚ координирует документооборот‚ контроль за исполнением поручений и организационное сопровождение заседаний городского Совета депутатов и исполнительных органов власти.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность Управления регламентируется рядом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
• Устав города Новосибирска (принят решением Совета депутатов);
• Положение об Управлении организационной работы (утверждено распоряжением Мэра города);
• Административный регламент предоставления муниципальных услуг и выполнения функций;
• Внутренние локальные акты: инструкции по делопроизводству‚ правилам внутреннего трудового распорядка‚ регламенты согласования проектов актов.

Организационная структура Управления

Структура УОР формируется с учетом объемов задач и утверждается руководителем Администрации. Типовая структура включает следующие отделы и сектора (названия могут незначительно варьироваться в зависимости от актуального штатного расписания):

1. Отдел делопроизводства и архива — обеспечение единого делопроизводства‚ регистрация‚ учет‚ хранение и комплектование дел в архив.
2. Отдел контроля за исполнением поручений и распоряжений — мониторинг исполнения поручений Мэра‚ заместителей Мэра‚ главы Администрации‚ поручений Совета депутатов и обращений граждан.
3. Отдел организационного обеспечения заседаний — подготовка и проведение заседаний Совета депутатов‚ Президиума Совета‚ совещаний Мэра‚ коллегий Администрации.
4. Сектор по работе с обращениями граждан, организация приема граждан‚ регистрация‚ учет и контроль за рассмотрением обращений (взаимодействует с Центром обслуживания граждан).
5. Сектор кадровой работы и документационного обеспечения, кадровое сопровождение структуры Администрации‚ оформление приемов/увольнений‚ ведение личных дел.
6. Секретariat Мэра / Секретariat главы Администрации — непосредственное организационное обеспечение деятельности руководителя города.

Примечание: Конкретные фамилии руководителей отделов и секторов (например‚ Начальник УОР — * . *‚ Заместители — . **) не публикуются в открытом доступе в целях соблюдения политики конфиденциальности‚ однако контактные данные структурных подразделений доступны на официальном портале.

Основные функции и полномочия

Документооборот и делопроизводство

УОР является центром управления информационными потоками Администрации. Ключевые задачи:

• Организация единой системы регистрации входящей‚ исходящей и внутриведомственной документации в АИС «Делопроизводство» (часто используется региональная система «АИС МОС» или федеральная «Электронный архив»).
• Контроль за соблюдением сроков рассмотрения документов (стандартный срок — 30 календарных дней‚ если иное не установлено законом).
• Экспертиза проектов нормативных правовых актов на соответствие законодательству и единым стандартам оформления.
• Формирование и передача дел в Архив Администрации города Новосибирска (адрес: г. Новосибирск‚ ул. *‚ д. ).

Контроль за исполнением поручений

Это одна из наиболее нагруженных функций. Процесс включает этапы:

1. Регистрация поручения в журнале учета (электронном модуле контроля).
2. Распределение поручений между ответственными исполнителями (департаментами‚ управлениями‚ округами).
3. Еженедельный/ежемесячный мониторинг сроков исполнения.
4. Подготовка аналитических справок для Мэра и заместителей Мэра о состоянии исполнительской дисциплины.
5. Организация проверок исполнения поручений «на месте» (выездные проверки).

Организационное обеспечение заседаний

УОР готовит повестки дня‚ раздаточный материал‚ обеспечивает кворум‚ ведет стенографию и протоколирование заседаний:

• Совет депутатов города Новосибирска (пленарные заседания‚ как правило‚ раз в квартал/месяц).
• Президиум Совета депутатов (оперативные вопросы).
• Совещания Мэра города (еженедельные‚ по понедельникам/вторникам).
• Коллегии Администрации (по стратегическим вопросам развития).

Работа с обращениями граждан и организация приема

Взаимодействие с Центром обслуживания граждан (ЦОГ) по адресу: г. Новосибирск‚ пр. *‚ д. .

• Прием граждан Мэром‚ заместителями Мэра‚ главой Администрации по графику (обычно среда/четверг‚ уточняется на сайте).
• Рассмотрение обращений‚ поступивших через портал Госуслуги (ЕПГУ)‚ портал РОИВ (Региональная общественно-инициативная платформа)‚ почту и терминалы ЦОГ.
• Контроль за качеством и сроками ответов (срок ответа — 30 дней‚ в сложных случаях до 60 дней с уведомлением заявителя).

Взаимодействие с иными структурами

УОР выступает координационным центром для взаимодействия со следующими субъектами:

Информационные системы и цифровизация

На текущий этап Управление организационной работы активно внедряет цифровые инструменты для минимизации бумажного документооборота:

• АИС «Делопроизводство» (Электронный документооборот — ЭДО): Полный цикл жизни документа: создание‚ согласование (ЭЦП)‚ регистрация‚ исполнение‚ архивирование.
• Система контроля поручений (модуль «Контроль»): Дашборды для руководства с визуализацией просроченных задач‚ показателями исполнительской дисциплины по департаментам и округам.
• Интеграция с ЕПГУ / РОИВ: Автоматическая загрузка обращений граждан в систему делопроизводства для назначения исполнителей.
• Электронный архив: Обеспечение долгосрочного хранения электронных документов с юридически значимой ЭЦП.
• Видеоконференцсвязь (ВКС): Организация удаленных заседаний коллегий и совещаний (актуально с 2020 года).

Контактная информация (справочно)

Официальные контакты Управления организационной работы Администрации города Новосибирска:

• Адрес: г. Новосибирск‚ Красный проспект‚ д. * (Здание Администрации города‚ * этаж‚ корпус ).
• Телефон справочно-информационной службы / приемной УОР: +7 (383) — (многоканальный).
• E-mail для направления официальных запросов: **@adm.nov.ru (или orgwork@adm.nov.ru, уточнять на сайте).
• Официальный сайт Мэрии: adm.nov.ru (раздел «Структура Администрации» -> «Управление организационной работы»).
• Режим приема граждан (Начальник УОР / Заместители): По предварительной записи через ЦОГ или портал Госуслуг (обычно вт/чт с :00 до :00).

Ключевые показатели эффективности (KPI) Управления

Оценка работы УОР проводится по следующим критериям (утверждается ежегодно):

• Процент исполнения поручений в срок: Целевой показатель — не менее **% (обычно 95-98%).
• Своевременность регистрации документов: Не позднее рабочего дня‚ следующего за днем поступления.
• Качество подготовки заседаний: Отсутствие замечаний по оформлению повесток и материалов‚ обеспечение кворума.
• Сроки рассмотрения обращений граждан: Процент ответов‚ данных в установленные законом сроки (цель, 100%).
• Уровень цифровизации: Доля документов‚ прошедших полный цикл в ЭДО без бумажных носителей (цель — **%).
• Архивное дело: Своевременная сдача дел в архив‚ полнота описей.

Перспективы развития

Стратегические задачи УОР на ближайший перспективный период (в рамках программы «Цифровая администрация» и нацпроекта «Цифровая экономика»):

1. Полный переход на бескागовый документооборот внутри Администрации и при взаимодействии с подведомственными организациями.
2. Внедрение элементов ИИ для автоматической классификации входящей корреспонденции и распределения поручений по исполнителям.
3. Развитие мобильного приложения для руководителей для контроля поручений в режиме реального времени.
4. Оптимизация штатного расписания за счет автоматизации рутинных операций (регистрация‚ уведомления‚ формирование отчетов).
5. Повышение прозрачности: публикация отчетов об исполнении поручений Мэра на открытом портале города в режиме «Открытые данные».

Управление организационной работы Мэрии Новосибирска выполняет функцию «нервной системы» городской администрации. От качества работы УОР зависит скорость принятия управленческих решений‚ исполнительская дисциплина всего аппарата и‚ в конечном счете‚ качество жизни жителей города. Современный вектор развития — максимальная цифровизация процессов‚ прозрачность контроля и ориентация на результат при решении обращений новосибирийцев.

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов‚ Устава города Новосибирска‚ Положения об УОР и информации с официального сайта Администрации города Новосибирска. Персональные данные сотрудников и внутренние служебные номера телефонов замаскированы в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности (152-ФЗ).