Получение архивных справок, копий документов или выписок, это востребованная государственная услуга, необходимая для подтверждения трудового стажа, периодов обучения, размера заработной платы, факта награждения и других социально-значимых сведений. В данной статье подробно разберем, как правильно составить запрос в архив, какие существуют образцы заявлений, через какие каналы удобнее всего подать документы и к каким нормативным актам стоит обращаться. Актуальность информации подтверждена на .
Нормативная база: На чем основывается выдача архивных документов
Деятельность архивов РК и порядок оказания государственных услуг регламентируются Приказами Министра культуры и информации Республики Казахстан. Ключевыми документами являются:
- Приложение 1 к Приказу: Правила оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
- Приложение 2 к Приказу: Правила оказания государственной услуги «Выдача разрешения на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности».
Именно эти правила определяют состав документов, сроки исполнения и основания для отказа.
Кому и куда обращаться: Виды архивов в РК
Перед составлением запроса критически важно определить, в каком архиве хранятся нужные документы. Система архивов Казахстана включает:
- Архивы Президента РК — документы высших органов власти, фонды национального значения.
- Центральный государственный архив (ЦГА) и региональные архивы — фонды органов управления, предприятий, организаций (в т.ч. ликвидированных).
- Специализированные архивы (например, Архив Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генпрокуратуры РК, архивы министерств, ведомств).
- Архивы образовательных учреждений — для справок об обучении.
Важно: Если организация-ликвидированное предприятие передало дела в государственный архив, запрос нужно адресовать именно туда, а не по старому адресу фирмы.
Образец заявления: Требования к форме и содержанию
Согласно правилам, заявление пишется в произвольной форме, однако оно должно содержать обязательные реквизиты. Ниже приведен рекомендуемый структурный образец.
Структура заявления (Образец)
Кому: Руководителю [Название архива, напр. ГУ «Государственный архив г. Астаны»] От кого: [Фамилия Имя Отчество полностью] * (маска для ФИО в публичных источниках) Адрес проживания: [Город, улица, дом, квартира] * (маска адреса) Контактный телефон: +7 () -*-* (маска телефона) Email: @. (маска email) ЗАЯВЛЕНИЕ На выдачу архивной справки / копии архивного документа / архивной выписки Прошу предоставить мне архивную справку (копию документа) о следующем: [Суть запроса: подтверждение трудового стажа за период с ГГ.ММ;ГГГГ по ГГ.ММ.ГГГГ / размере заработной платы / факте награждения / периоде обучения]. Название организации/учреждения, в которой работал/учился: [Полное наименование на момент работы/обучения]; Данные для поиска: [Табельный номер, номер личного дела, дата приема/увольнения, ФИО на момент работы (если менялось)]. Приложения: Копия документа, удостоверяющего личность (паспорт гражданина РК / вид на жительство). Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете данные о родственнике, свидетельство о рождении/браке). Нотариальная доверенность (если подает представитель). Подпись: _____________ / [ФИО] *
Ключевые данные для поиска (обязательно укажите в теле заявления):
- Точное наименование организации (на момент работы/обучения).
- Период работы/обучения (месяц, год).
- ФИО полностью (указав прежние фамилии, если были).
- Дата и место рождения.
- Цель получения справки (для Пенсионного фонда, суда, нотариуса, личного архива).
Способы подачи запроса: От очного визита до eGov
Способ 1: Портал государственных услуг (eGov.kz) — Самый быстрый и удобный
На сегодняшний день это приоритетный канал. Он позволяет не выходить из дома, отслеживать статус и получить готовый документ в личном кабинете или на почту.
- Авторизуйтесь на egov.kz (через ЭЦП, СМС-код или Mobile ID).
- В разделе «Услуги» найдите: «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».
- Заполните электронную форму (поля дублируют бумажный образец).
- Прикрепите сканы вложений (паспорт, доверенность, документы о смене имени);
- Подпишите заявление ЭЦП и отправьте.
Преимущество: исключена ошибка при ручном вводе данных оператором, автоматический учет сроков.
Способ 2: Личный прием в читальном зале архива
Для работы в читальном зале часто требуется заранее заполнить анкету читателя и заявление на доступ к фондам. На сайтах крупных архивов (например, Архива Президента РК в разделе «Архивные справки») размещены образцы анкет и заявлений для работы в читальном зале. Их можно скачать, заполнить дома и принести вместе с паспортом.
Способ 3: Почтовое отправление (Казпочта / Курьерская служба)
Отправляется заказным письмом с вложением перечня и описью вложения. В конверте должны быть: заявление (нотариально заверенная подпись желательна, но не всегда обязательна для физлиц, уточняйте в конкретном архиве), копия паспорта, конверт с обратным адресом и марками для ответа.
Способ 4: Через Центр обслуживания населения (ЦОН)
Можно подать документы в любом ЦОН («Госуслуги для всех»), оператор сканирует их и направляет в адресный архив. Готовую справку можно получить там же или по почте.
Специфические ситуации: Пенсия, Стаж, Зарплата, Награды
Архивная справка для пенсии (ЕНПФ / СОД)
Частая цель — подтверждение стажа до 1998 года (советский период) или работы в ликвидированных организациях.
- Запрашивайте «Архивную справку о подтверждении трудового стажа и размере заработной платы».
- Укажите в цели: «Для назначения пенсии в ЕНПФ / СОД».
- Справка должна содержать: периоды работы, должности, основание приема/увольнения, среднюю заработную плату за последние 3 года (или за любой 5-летний период до 1998 г.).
Подтверждение факта награждения ведомственными наградами
Обращайтесь в архив ведомства-донора (МВД, МО, МЧС и т.д.) или в Центральный государственный архив, если фонд передан туда. В заявлении укажите: название награды, предполагаемый год награждения, приказ/постановление о награждении (если известен номер/дату).
Сроки исполнения и стоимость
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Срок исполнения услуги | Обычно 15 рабочих дней с момента регистрации заявления в архиве. В сложных случаях (поиск по разным фондам) может продлеваться до 30 дней с уведомлением заявителя. |
| Госпошлина | Услуга бесплатна для отдельных категорий граждан (ветераны, инвалиды и т.д. по списку Закона). Для остальных, взимается плата за поиск и изготовление копии (размер устанавливается Правительством РК, оплата через КНП/бизнес-терминал/Казпочту). На eGov оплата производится онлайн. |
| Форма результата | Архивная справка (на бланке строгой отчетности с печатью и подписью руководителя), нотариально заверенная копия документа, архивная выписка. |
Типичные ошибки и рекомендации
- Неточное название организации. «Завод №5» и «АО «Завод №5» — разные юрлица. Уточните название через реестр ликвидированных предприятий или старые трудовые книжки.
- Отсутствие данных о смене фамилии. Если работали под девичьей фамилией — обязательно приложите копию свидетельства о браке/разводе.
- Запрос не в тот архив. Фонды часто мигрируют. Позвоните в справочную архива (телефоны на сайте) или уточните на eGov при выборе исполнителя.
- Истечение сроков хранения. Большинство кадровых документов хранятся 75 лет (личные дела) или вечно (реестры). Если срок истек и дело утилизировано (редко), архив выдаст официальный отказ, который также нужен для суда/пенсионного фонда.
Контакты प्रमुखных архивов (Справочно)
Для уточнения деталей перед подачей рекомендуется связаться с архивом:
- Архив Президента РК: г. Астана, проспект * (маска адреса), тел. +7 () -*-* (маска телефона), сайт: archives.gov.kz (раздел «Архивные справки» -> «Образец заявления»).
- ЦГА РК / Областные архивы: Контакты зависят от региона. Поиск: «Государственный архив [Название области/города] официальный сайт».
- Единый контактный центр (ЦОН / eGov): 1414 (бесплатно по РК).
Чек-лист перед отправкой заявления
- [ ] Определен правильный архив-исполнитель.
- [ ] Выбран способ подачи (eGov — рекомендуется).
- [ ] Заявление заполнено полностью (ФИО, адрес, телефон, цель, периоды, название орга).
- [ ] Приложены сканы/копии: Паспорт, Трудовая книжка (развороты с записями об этой работе), Документы о смене ФИО, Доверенность (если представитель).
- [ ] Оплачена госпошлина (если не льготная категория) — чек сохранен.
- [ ] Получен регистрационный номер заявления (на eGov — автоматически, в ЦОН/почте — на квитанции).
Резюме
Подача запроса в архив в Казахстане стала максимально цифровизированной. Использование портала eGov.kz с ЭЦП экономит время и минимизирует риск ошибок. Главное — точно заполнить «данные для поиска» (название орга, периоды, ФИО на тот момент) и приложить полный пакет подтверждающих документов. Образец заявления в произвольной форме гибок, но структурированность и полнота данных — залог быстрого положительного результата.
Данная статья носит информационный характер. Для получения юридически значимой консультации обратитесь в конкретный архив или к юристу.