Вопросы обращения в архивы образовательного ведомства актуальны для выпускников школ, колледжей и вузов, а также для ветеранов педагогического труда, подтверждающих стаж. В Екатеринбурге, как административном центре Свердловской области, функции хранения и выдачи архивных документов системы образования распределены между профильным министерством и подведомственными организациями. Ниже представлен подробный обзор структуры, порядка обращения и контактных данных на .

Ключевой оператор архивных дел: ГКУ СО «Инфраструктурно-ресурсный центр»

Согласно актуальной информации с официального ресурса heu96.ru, основным оператором по хранению и формированию архивных фондов документов образовательных организаций Свердловской области является Государственное казенное учреждение Свердловской области «Инфраструктурно-ресурсный центр системы образования Свердловской области» (сокращенно — ГКУ СО «ИРЦ»).

Данная организация осуществляет:

• Прием на хранение дел личного состава (личные дела, личные карточки, служебные записки и др.) ликвидированных и реорганизованных образовательных организаций.
• Прием на хранение документов об образовании (атестаты, дипломы, приложения к ним) закрытых учебных заведений.
• Формирование единой архивной базы данных для обеспечения прав граждан на получение сведений об образовании и трудовом стаже.
• Выдачу архивных справок, дубликатов документов об образовании (в установленных законом случаях) и заверенных копий документов.

Важно: Министерство образования Свердловской области (Министерство) осуществляет функции государственного управления и контроля, в то время как прямая работа с архивными фондами (выдача справок, поиск дел) делегирована ГКУ СО «ИРЦ».

Контактная информация (с соблюдением конфиденциальности)

Ниже приведены реквизиты для обращения в архив ГКУ СО «ИРЦ». Персональные данные сотрудников и точные номера кабинетов частично замаскированы в соответствии с политикой безопасности.

Почтовый и фактический адрес:

Адрес: г. Екатеринбург, ул. , д. , офис/каб. *

(Для уточнения точного адреса и режима проходной рекомендуется позвонить по справочным телефонам или проверить раздел «Контакты» на официальном сайте heu96.ru)

Телефоны справочно-информационной службы и архива:

• Единый справочный: +7 () —
• Отдел архива / Прием граждан: +7 () — (доб. *)
• Горячая линия Министерства образования СО: +7 () —

Электронные контакты:

• Официальный сайт: heu96.ru (раздел «Архив документов»)
• Эл. почта архива: @heu96.ru
• Эл. почта Министерства: @edusov.ru
• Форма обратной связи: доступна на сайте в разделе «Обращения граждан»

Руководство и ответственные исполнители (ФИО замаскированы):

• Директор ГКУ СО «ИРЦ»: * *
• Начальник отдела архива / Ответственный за архивное дело: *
• Главный архивист: * *

Какие документы хранятся в архиве?

Фонды архива ГКУ СО «ИРЦ» формируются за счет документов ликвидированных, реорганизованных или перепрофилированных государственных и муниципальных образовательных организаций Свердловской области.

Основные категории документов:

1. Документы об образовании: атестаты среднего (полного) общего образования, дипломы о среднем профессиональном/высшем образовании (для закрытых вузов/колледжей ведомства), приложения к ним (вкладыши).
2. Документы личного состава (Кадровый архив): личные дела работников, личные карточки (ф. Т-2), служебные записки о приеме/увольнении/переводе, приказы о награждении, характеристики.
3. Учебно-методическая и отчетная документация: журналы учета посещаемости и успеваемости, отчеты о движении контингента учащихся, планы учебно-воспитательной работы (хранятся по установленным срокам).
4. Документы приемных комиссий: списки поступивших, зачисленных, протоколы вступительных испытаний (для закрытых организаций).

Внимание: Документы действующих образовательных организаций (школ, лицеев, колледжей, вузов) хранятся в самих организациях в течение установленных законом сроков (обычно 50–75 лет для документов об образовании и 75 лет для кадровых дел), и только после ликвидации/реорганизации передаются в архив ГКУ СО «ИРЦ» или в Государственный архив Свердловской области (ГАСО).

Порядок получения справки или дубликата документа

Шаг 1. Определение местонахождения дела

Перед обращением уточните статус вашей учебной организации на момент окончания/увольнения:

• Организация действует: Обращайтесь напрямую в архив/канцелярию этой школы/колледжа/вуза.
• Организация ликвидирована/реорганизована: Обращайтесь в ГКУ СО «ИРЦ» (адреса выше) или в ГАСО (для старых фондов, до 1990-х гг.).

Шаг 2. Подготовка пакета документов

Для получения архивной справки или заверенной копии необходимо предоставить:

• Заявление установленного образца (на сайте или на месте).
• Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия 1-й стр. и прописки).
• Документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГС), при необходимости.
• Доверенность, нотариально заверенная (если оформляет представитель).
• Квитанция об оплате госпошлины (для выдачи дубликата документа об образовании — 300 руб., справки — часто бесплатно для пенсионеров/льготников, уточняйте актуальные тарифы).

Шаг 3. Способы обращения

1. Личный визит: В часы приема граждан (обычно пн-пт, уточняйте график на сайте).
2. Почта России (ценное письмо с вложением): На адрес ГКУ СО «ИРЦ» с нотариально заверенной копией паспорта и квитанцией.
3. Электронно через Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ): Услуга «Получение сведений из архива образовательной организации» или «Выдача дубликата документа об образовании». Это самый быстрый способ.
4. Через МФЦ «Мой Документы»: Некоторые услуги доступны в многофункциональных центрах г. Екатеринбурга.

Сроки исполнения:

• Справка-выписка из архива: до 10 рабочих дней (по сложным запросам, до 30 дней).
• Дубликат документа об образовании: до 30 календарных дней (требуется запрос в архив, проверка данных, печать бланка строгой отчетности).

Государственный архив Свердловской области (ГАСО) — для исторических запросов

Если учебное заведение закрылось до 1990-х годов или речь идет о дореволюционных/советских ранних периодах, фонды могут находиться в Государственном архиве Свердловской области (ГАСО).

• Адрес: г. Екатеринбург, ул. , д.
• Сайт: gaso.ur.ru
• Телефон: +7 () —

В ГАСО хранятся фонды народного комиссариата просвещения (Наркомпроса), областного управления народного образования (ОНО) и старых учебных заведений. Работа с ними ведется в читальном зале по предварительной записи.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить дубликат атестата 1985 года выпуска?

Да, если школа ликвидирована. Дело должно быть в ГКУ СО «ИРЦ» или ГАСО. Необходимо написать заявление. Бланк дубликата будет современного образца с отметкой «ДУБЛИКАТ».

Что делать, если в архиве нет моего дела?

Возможны варианты: дело не передано в архив (осталось в правопреемнике организации), утеряно при передаче, или вы ошиблись с названием организации. Сотрудники архива выдают официальный отказ с указанием причины. С отказом можно обратиться в суд для установления факта обучения (ст. 264 ГПК РФ).

Нужно ли платить за поиск в архиве?

Поиск информации для назначения пенсии, получения льгот, восстановления трудового стажа для граждан РФ бесплатен (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», ст. 21). Плата взимается за изготовление дубликата документа строгой отчетности (диплома/атестата) и за сложные тематические справки не связанные с соцзащитой.

Можно ли заказать справку онлайн, не приезжая в Екатеринбург?

Да. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) доступна услуга «Предоставление сведений из архива образовательной организации». Результат придет в личный кабинет или на почту (заверенный скан/оригинал по почте).

Полезные советы

• Проверяйте название организации: Многие школы/техникумы меняли номера и названия. Укажите в заявлении все известные варианты (например: «Школа № 15, ранее Школа № 45, г. Екатеринбург»).
• Сохраняйте квитанции: При оплате госпошлины через Сбербанк/Почту/Госуслуги сохраняйте чек до получения результата.
• Уточняйте график: В предновогодний и предлетний периоды (май-июнь) нагрузка на архив максимальна. Записывайтесь заранее по телефону или через Госуслуги.
• Цифровой архив: ГКУ СО «ИРЦ» ведет работу по оцифровке фондов. В перспективе часть справок будет формироваться автоматически из Электронного архива документов об образовании (ЕАДО).

Система архивного хранения документов образования в Екатеринбурге и Свердловской области централизована вокруг ГКУ СО «Инфраструктурно-ресурсный центр». Это основная точка входа для получения справок о прохождении обучения, подтверждения квалификации и восстановления утерянных дипломов/атестатов закрытых организаций.

Рекомендуем начинать оформление запроса через Единый портал госуслуг (Госуслуги) — это исключает необходимость личного визита, экономит время и позволяет отслеживать статус заявки. Для сложных исторических запросов (до 1990 г.) параллельно направляйте запрос в ГАСО.

Статья подготовлена на основании открытых данных сайта ГКУ СО «ИРЦ» (heu96.ru) и действующего законодательства РФ об архивном деле и образовании. Контактные данные актуальны на . Перед визитом обязательно подтверждайте режим работы по телефонам +7 () —.