Оформление трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя при приеме сотрудника на работу. Согласно трудовому законодательству, сведения о трудовой деятельности начинаются именно с записи о приеме на работу. В данной статье подробно разберем, как правильно заполнить соответствующий раздел, какие нюансы учитывать при указании структурного подразделения (отдела) и какие изменения актуальны на .

Нормативная база и общие правила

Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 645 «О утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек» (далее — Инструкция). Также необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 67) и письмами Роструда/Минтруда.

Ключевые моменты:

• Запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу (если это основное место работы).
• Ответственность за правильность заполнения лежит на работодателе (обычно — сотрудник кадровика или уполномоченное лицо).
• Основанием для записи служит приказ (распоряжение) о приеме на работу или трудовой договор.
• Наименование организации указывается в соответствии с уставными документами (полное и/или сокращенное). Допускается внесение от руки или простановка штампа с названием организации (письмо Минтруда от № 1922-6-1).

Структура записи в разделе «Сведения о работе»

Согласно п. 10 Инструкции, запись о приеме на работу оформляется заполнением четырех граф таблицы раздела «Сведения о работе»:

1. Графа 1 — Порядковый номер записи. Ставится последовательно (1, 2, 3…). Нумерация сквозная за всю жизнь трудовой книжки.
2. Графа 2 — Дата приема на работу. Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Дата должна совпадать с датой в приказе/договоре.
3. Графа 3, Сведения о приеме на работу. Самая важная графа. Текст стандартной формулировки:
   
   «Принят(а) на работу в [Наименование организации] в [Наименование отдела/службы/цеха] на должность [Наименование должности]».
   
   Если структурное подразделение не предусмотрено штатным расписанием или сотрудник принимается в малом бизнесе (МСП), запись может выглядеть так: «Принят(а) на работу в [Наименование организации] на должность [Наименование должности]».
4. Графа 4, Основание и документ. Указывается номер и дата приказа (распоряжения) или трудового договора.
   
   Пример: «По приказу № 125-од от » или «По трудовому договору № 45 от ».

Особенности указания отдела (структурного подразделения)

Судебная практика и разъяснения экспертов (в т.ч. КонсультантПлюс, «Кадровик-практик») подтверждают: указание структурного подразделения (отдела, управления, цеха) обязательно, если оно предусмотрено штатным расписанием организации.

Правила написания наименования отдела:

• Наименование должно в точности соответствовать штатному расписанию (без сокращений, если они не закреплены в уставе/штатке).
• Пишется в родительном падеже (в какой отдел? — в отдел продаж, в бухгалтерию, в IT-отдел).
• Если название отдела длинное, его переносят на новую строку в той же графе 3.

Частные случаи и нюансы 2026 года

Внутреннее совместительство

Если сотрудник уже работает в этой организации и оформляется внутреннее совместительство:

• Запись вносится в оригинал бумажной трудовой книжки (если сотрудник не перешел на электронную ТК).
• Наименование организации не дублируется (оно уже есть в предыдущей записи).
• Формулировка: «Принят(а) на работу во внутреннее совместительство в [Наименование отдела] на должность [Должность]».
• Основание: приказ о приеме на внутреннее совместительство или доп. соглашение к ТД.

Вахтовый метод работы

Допускается использование штампа с наименованием организации (Пример 1 из практики). Текст записи должен содержать отметку: «Вахтовым методом» или «Работой вахтовым методом».

Электронная трудовая книга (ЭТК)

На 2026 год большинство сотрудников переведены на ЭТК. Работодатель направляет сведения в СФР (форму СЗВ-ТД) в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу. В бумажной ТК (если сотрудник оставил её у себя) запись вносится по общему правилу при предъявлении.

Испытательный срок

Важно: В трудовую книжку не вносится запись об установлении испытательного срока. Запись делается о факте приема на работу. Если сотрудник не прошел испытание и уволен — вносится запись об увольнении со ссылкой на ч. 1 ст. 71 ТК РФ.

Типичные ошибки и как их избежать

Алгоритм действий кадровика (чек-лист)

1. Получить от сотрудника трудовую книжку (бумажную) или уведомление о выборе ЭТК.
2. Подготовить и подписать приказ о приеме на работу (формы Т-1 / Т-1а или свободная форма).
3. Заключить трудовой договор (в 2-х экземплярах).
4. Открыть ТК на разделе «Сведения о работе» на первой свободной странице.
5. Внести запись ручкой (чернила синего, черного или фиолетового цвета) или принтером (допустимо, но подпись и дата — от руки).
6. Поставить подпись ответственного лица, расшифровку подписи, дату внесения записи.
7. Проставить печать организации на записи (если организация использует печати для кадровых документов).
8. Внести сведения в учетную карточку ТК (форма Т-2) и журнал учета ТК.
9. Передать ТК сотруднику под роспись в журнале выдачи/получения.
10. Направить СЗВ-ТД в СФР (для ЭТК) в установленный срок.

Образец заполнения (визуальная схема)

Ниже приведен условный образец фрагмента страницы трудовой книжки:

* Примечание: Фамилия кадровика и номер печати в примере условны. В реальном документе указываются реальные данные уполномоченного лица.

Ответственность за нарушения

За несвоевременное оформление трудовой книжки, неверные записи или отказ в выдаче предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб. (за повторное — до 20 000 руб. или дисквалификация).
• Для ИП — штраф от 1 000 до 5 000 руб. (за повторное — до 50 000 руб. или приостановка деятельности).
• Для юрлиц, штраф от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное — от 50 000 до 100 000 руб. или приостановка деятельности до 90 дней).

Кроме того, ошибки в ТК могут привести к нарушению пенсионных прав сотрудника и судебным искам к работодателю.

Запись о приеме в отдел — это не просто формальность, а юридически значимый факт, фиксирующий начало трудового стажа в конкретной структурной единице. На 2026 год правила остаются строгими: точность наименования отдела по штатному расписанию, соответствие даты приказу и соблюдение процедуры внесения (подпись, печать, СЗВ-ТД) — залог отсутствия проблем при проверках ГИТ и СФР, а также гарантия прав сотрудника.

Рекомендация: Используйте типовые образцы, утвержденные локальными нормативными актами вашей организации, и регулярно сверяйтесь с актуальными разъяснениями Минтруда и судебной практикой.

Статья подготовлена на основе актуального на законодательства (Постановление № 645, ТК РФ, разъяснения Минтруда, судебной практики). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или кадровику.