Проведение сверки сведений, содержащихся в личных карточках военнообязанных, с документами воинского учета соответствующих военных комиссариатов (или органов местного самоуправления) — это обязательная ежегодная процедура для каждой организации, на балансе которой числятся граждане, состоящие на воинском учете. Ниже представлен подробный разбор нормативной базы, порядка действий, сроков и нюансов оформления.
Нормативная правовая база
Основными документами, регламентирующими процедуру сверки, являются:
- Постановление Правительства РФ от № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее — Положение № 719). Конкретно: подп. «г» п. 32.
- Приказ Минобороны РФ от № 700 «Об утверждении Инструкции по организации воинского учета» (далее — Инструкция № 700).
Именно в Инструкции № 700 детально прописан порядок проведения сверки, состав предоставляемых документов и правила заполнения форм.
Цели и периодичность сверки
Сверка проводится не реже одного раза в год с целью поддержания в актуальном состоянии сведений о воинском учете граждан. Однако военкомат имеет право назначить сверку и чаще, если это необходимо (например, при выявлении расхождений, мобилизационных мероприятиях или проверках).
Важно: Дату и время проведения процедуры назначает именно военный комиссариат (или орган МСУ, осуществляющий первичный воинский учет), который работает на территории нахождения организации. Обычно сроки согласовываются заранее, но если уведомление не поступило, работодатель обязан самостоятельно связаться с военкоматом и уточнить дату сдачи документов.
Подготовительный этап: что нужно сдать в военкомат
Перед непосредственной сверкой организация должна подготовить и передать в военкомат следующий пакет документов:
- Карточка учета организации (форма № 18) — содержит данные о руководителе, лице, ответственном за воинский учет, общей численности работников и количестве военнообязанных.
- Личные карточки военнообязанных (форма № 10), актуальная форма из Приложения 22 к Приказу Минобороны № 700. Внимание: на 2025–2026 годы действует именно форма № 10 из данного приложения. Все изменения, вносимые в карточки в течение года, также подлежат предоставлению в военкомат.
Порядок проведения сверки (пошаговый алгоритм)
Этап 1: Получение уведомления
На практике уведомление может поступить в разной форме:
- Официальное письмо (по почте или ЭДО);
- Телефонный звонок от сотрудника военкомата;
- Уведомление через личный кабинет на портале госуслуг (если внедрено в регионе).
В уведомлении указываются дата, время и место проведения сверки (обычно — в помещении военкомата, реже — на территории организации).
Этап 2: Подготовка личных карточек (формы № 10)
Сотрудник организации, ответственный за воинский учет, должен сверить данные в разделе II специальных карточек (формы № 10) с имеющимися у организации документами (военные билеты, приписные свидетельства, справки о присвоении званий и т.д.). Сверяются следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество (при наличии);
- Дата и место рождения;
- Категория запаса, воинское звание;
- Воинская специальность (ВУС);
- Сведения о составе семьи, об образовании, о пригодности к военной службе;
- Данные о документах, удостоверяющих личность и воинский учет (серия, номер, кем и когда выдан военный билет/приписное свидетельство);
- Сведения о призыве/поступлении на службу, об отчислении из запасов и т.д.
Этап 3: Процедура сверки в военкомате
Сверка производится путем сопоставления записей в личных карточках (формы № 10) с данными, содержащимися в документах воинского учета, хранящихся в архивах военкомата (карточки учета военнообязанного, личные дела и т.д.).
Процедура проводится сотрудником военкомата (или работником органа МСУ) совместно с ответственным лицом от организации.
Этап 4: Оформление результатов сверки (Отметка в карточке)
По результатам сверки в каждой личной карточке (формы № 10) в реквизите «Сверка с военным комиссариатом» вносится отметка простым карандашом:
- Дата сверки — тремя парами арабских цифр (ДД.ММ.ГГ);
- Подпись работника организации, который ведет воинский учет (расшифровка подписи не требуется, но подпись должна быть узнаваемой).
Пример: 15.03.26 / Подпись / * И.О. (Фамилия замаскирована)
Этап 5: Запись в Журнале проверок
По завершении сверки каждой сотни карточек (или по завершении всей процедуры, если карточек меньше 100) сотрудник военного комиссариата (или работник органа МСУ) производит запись в Журнале проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил.
В журнале фиксируются: дата сверки, количество сверенных карточек, выявленные расхождения (если есть), меры по их устранению, подписи ответственных лиц военкомата и организации.
Работа с выявленными расхождениями
Если в ходе сверки выявлены несоответствия между данными формы № 10 и данными военкомата:
- Составляется акт о выявленных расхождениях (единой утвержденной формы нет, составляется в свободной форме на бланке организации или военкомата в 2 экземплярах).
- Организация в установленном порядке вносит исправления в личные карточки (формы № 10) на основании документов, подтверждающих достоверность данных военкомата (приказ о призыве, справка из архива и т.д.). Исправления вносятся простым карандашом с указанием основания (номер и дата документа-основания).
- Исправленные карточки (или их копии) передаются в военкомат для обновления их базы данных.
Особенности для организаций на территориях без военкоматов
В поселениях (городских округах), где нет военных комиссариатов, сверка сведений в личных карточках проводится с учетными данными органа местного самоуправления, осуществляющего первичный воинский учет. Порядок действий полностью аналогичен описанному выше: уведомление приходит от администрации, сверку проводит уполномоченный сотрудник администрации, запись в Журнал проверок также ведется на месте.
Ответственность за нарушение сроков и порядка
Непроведение своевременной сверки, несдача документов в военкомат или ведение учета с нарушениями влечет за собой административную ответственность:
- Ст. 5.27 КоАП РФ — для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 руб.; для юрлиц: штраф от 10 000 до 50 000 руб. (или приостановка деятельности до 90 дней).
- В случае систематических нарушений — повышенные штрафы и риск проверок со стороны прокуратуры.
Чек-лист для ответственного за воинский учет
| № | Действие | Срок/Частота | Отметка |
|---|---|---|---|
| 1 | Получить уведомление от военкомата о дате сверки | Ежегодно (по вызову) | Если нет уведомления — позвонить в военкомат самому: тел. ‑— |
| 2 | Подготовить Форму № 18 (Карточка учета организации) | К дате сверки | Проверить актуальность ФИО руководителя и ответственного лица |
| 3 | Актуализировать Формы № 10 (Личные карточки) по всем сотрудникам | К дате сверки | Проверить раздел II по военным билетам/приписным свидетельствам |
| 4 | Сдать пакет документов в военкомат (или подготовить к выезду) | В назначенную дату | Список сдаваемых карточек подписать руководителем |
| 5 | Пройти процедуру сверки совместно с сотрудником военкомата | В назначенную дату | Наличие карандаша, штампа организации (при необходимости) |
| 6 | Поставить отметку «Сверка с военным комиссариатом» в каждой карточке (карандашом) | Сразу после сверки каждой карточки | Дата (ДД.ММ.ГГ) + Подпись ответственного |
| 7 | Убедиться в записи в Журнале проверок (ведущем военкоматом/МСУ) | По итогам сверки | Попросить копию страницы журнала для отчетности организации |
| 8 | Устранить выявленные расхождения (при наличии) | В течение 3–5 рабочих дней | Внести исправления в карточки, сдать уведомление в военкомат |
Частые ошибки и рекомендации
- Ошибка: Сверка проводится «на бумаге» без фактического сопоставления с данными военкомата (просто ставят дату).
Риск: При проверке прокуратуры/военкомата это расценивается как имитация учета. Штрафы применяются в полной мере. - Ошибка: Отметка в карточке сделана ручкой, гелем или штампом.
Правило: Только простой карандаш. Это требование Инструкции № 700, так как карандаш позволяет корректировать дату при повторной сверке без порчи формы. - Ошибка: Не сданы Формы № 18 или сданы с устаревшими данными о руководителе/ответственном лице.
Совет: Перед каждой сверкой проверяйте Форму № 18 на актуальность. При смене руководителя или ответственного — сдавайте новую форму в течение 2 недель (п. 15 Инструкции № 700). - Ошибка: Игнорирование звонков от военкомата по номеру ‑—.
Совет: Все входящие звонки от военкомата фиксируйте в журнале входящей корреспонденции/звонков. Это ваше доказательство добросовестности.
Актуальность форм на 2025–2026 годы
Согласно предоставленной информации (актуально на ), основной формой личной карточки является Форма № 10 из Приложения 22 к Приказу Минобороны РФ от № 700. Использование старых форм (например, по Приказу № 495 или старым редакциям Приказа № 700) недопустимо. При заведении учета на нового сотрудника или переоформлении карточек обязательно используйте актуальный бланк.
Резюме
Сверка личных карт — это не формальность, а ключевой инструмент обеспечения достоверности данных воинского учета. Главные правила: ежегодность, сдача Формы № 18 и Форм № 10, совместная сверка с военкоматом, отметка карандашом в карточке и запись в Журнале проверок. Своевременное выполнение этих действий исключает штрафные санкции и обеспечивает готовность организации к любым проверкам.
Примечание: Контактные данные военкоматов, ФИО сотрудников и номера телефонов в данной статье частично замаскированы (*) в целях безопасности. Уточните актуальные реквизиты вашего районного/городского военкомата на официальном сайте Минобороны или портале Госуслуг.