Акт приема-передачи документов — это официальное подтверждение того, что документы были переданы от одного лица (подразделения, организации) другому. Такие акты оформляются при передаче дел в архив, при смене ответственного лица, при ликвидации или реорганизации компании, а также при передаче документов контрагентам. Важно не только правильно составить акт, но и знать, сколько времени его необходимо хранить.
Нормативная база
Сроки хранения документов в России регулируются следующими основными документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236 — Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения;
- Приказ Росархива от № 77 (уточненные сроки хранения отдельных категорий документов);
- внутренние номенклатуры дел организаций.
Основные сроки хранения
Срок хранения акта приема-передачи зависит от характера передаваемых документов и ситуации, в которой составлен акт:
Акты приема-передачи дел в архив организации
Как правило, такие акты хранятся 5 лет (по номенклатуре дел), однако многие специалисты рекомендуют хранить их постоянно, поскольку они подтверждают факт передачи документов на архивное хранение и могут понадобиться при розыске дел.
Акты приема-передачи документов по личному составу
Если акт касается кадровых документов (личные дела, трудовые договоры), срок хранения может достигать 50–75 лет, так как он привязан к срокам хранения самих кадровых документов;
Акты при передаче бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы и сопровождающие их акты хранятся не менее 5 лет (ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ).
Акты при ликвидации или реорганизации
Акты приема-передачи документов при ликвидации организации рекомендуется хранить постоянно в государственном или муниципальном архиве, куда передаются документы ликвидированной организации.
Рекомендации по организации хранения
- Включите акты в номенклатуру дел организации с указанием конкретного срока хранения.
- Храните акты отдельным делом, это упростит поиск при проверках и запросах.
- Оформляйте акты в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
- Учитывайте электронные копии — скан-копии удобны, но юридическую силу имеет оригинал с подписями.
- Проводите экспертизу ценности перед уничтожением актов с истекшим сроком хранения.
Что должно быть указано в акте
- дата и место составления;
- наименование передающей и принимающей сторон;
- ФИО и должности ответственных лиц, например: Иванов И. И. () и Петрова А. С. ();
- перечень передаваемых документов с указанием количества дел и листов;
- подписи сторон и печати (при наличии).
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение сроков хранения архивных документов может повлечь административную ответственность по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и организаций), а также осложнить защиту интересов компании при налоговых проверках и судебных спорах.
Минимальный срок хранения актов приема-передачи документов составляет 5 лет, однако в ряде случаев (кадровые документы, ликвидация организации) он увеличивается до 50–75 лет или становится постоянным. Чтобы избежать ошибок, следует руководствоваться актуальными перечнями Росархива и закрепить сроки хранения в номенклатуре дел организации.
За консультацией по вопросам архивного хранения можно обратиться к специалистам по телефону +7 () -*-* или по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. **.