Понятие «справка о состоящих на учете» не относится к единому утвержденному бланку. В зависимости от контекста (налоговый учет, воинский учет, кадровый учет, учет в медицинских или полицейских органах) под этим термином понимаются совершенно разные документы. Ниже представлен подробный обзор основных видов таких справок, актуальных образцов и правил их оформления на .

Налоговый учет: Справка о состоянии расчетов по ЕНС

Наиболее частый запрос в деловой практике касается справки о состоянии единого налогового счета (ЕНС). С введением ЕНС (ст. 78 НК РФ) налогоплательщики имеют право запрашивать у ФНС информацию о сальдо (положительном, отрицательном или нулевом).

Нормативная база и форма

• Приказ ФНС России (Приложение № 1): Утверждает форму «Заявление о представлении справки о наличии по состоянию на дату формирования справки положительного, отрицательного или нулевого сальдо ЕНС».
• Приложение № 2 к Приказу ФНС: Формат представления заявления в электронном виде (через ЛК ИП/ЮЛ на сайте ФНС или оператора ЭДО).
• Приказ ФНС от № ММВ-7-17/722 (Приложение № 3): Порядок заполнения формы самой Справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам.

Ключевые правила заполнения справки (для налогового органа)

Согласно методическим рекомендациям (КонсультантПлюс), при формировании справки инспекция заполняет следующие критические поля:

1. Признак основания:
   • 1 — если справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ (по требованию налогоплательщика).
   • 2 — если справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ (для целей возврата/зачета переплаты).
2. Код ИФНС (4 знака): Указывается код налогового органа, в котором налогоплательщик (или налоговый агент) состоит на учете. Формат: XXYY, где XX — код региона, YY — код инспекции (например, 5032, Московская область, ИФНС № 32).
3. Особенность для ИП: Если в запросе по ТКС (текущему состоянию расчетов) ИП указан код налогового органа 0000, формируется общая справка по всем ИФНС, где ИП стоит на учете.

Как получить справку

Заявление подается:

• Через Личный кабинет налогоплательщика (самый быстрый способ).
• Через оператора ЭДО.
• В бумажном виде в МФЦ или непосредственно в ИФНС (по месту учета).

Срок выдачи: Обычно в течение 5 рабочих дней с момента регистрации заявления.

Воинский учет: Справки и отчетность организаций

Работодатели обязаны вести воинский учет и предоставлять сведения в военкоматы. Здесь «справка о состоящих на учете» чаще всего означает отчетность по утвержденным формам.

Основные формы (утв. Приказом Минобороны, Методические рекомендации Генштаба ВС РФ от )

• Форма № 18 (Приложение № 10): «Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете». Это основной ежегодный отчет.
• Листок сообщения об изменениях (Приложение № 1): Сдается в течение 2 недель при изменении данных (смена ФИО, адреса, состояния здоровья, исключение с учета и т.д.).
• Корешок листка сообщения: Отрывная часть для подтверждения факта сдачи.

Справка о постановке/снятии с воинского учета (для гражданина)

Гражданин может получить справку в военкомате (или через МФЦ/Госуслуги) о том, что он состоит на воинском учете или снят с него. Документ выдается на бланке с угловым штампом: «Военному комиссару (руководителю) _____________».

Актуальность на 2026 год

В 2026 году сохраняется обязанность сдачи Формы № 18 в электронном виде (через АИС «Воинский учет» или портал Госуслуг «Реестр воинского учета»). Штрафы за несдачу или ошибки применяются по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — до 20 000 руб., для юрлиц — до 100 000 руб.).

Налог на профессиональный доход (НПД): Справка КНД 1122035

Самозанятые (плательщики НПД) могут потребовать справку о факте постановки на учет или снятии с учета.

Утвержденная форма

КНД 1122035 — «Справка о постановке на учет (снятии с учета) физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход».

Реквизиты бланка

СПРАВКА
о постановке на учет (снятии с учете) физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход
за 20__ г. N ______ __ ________ 20__ г.

Документ формируется налоговым органом автоматически при регистрации в приложении «Мой налог» или через ЛК ФНС. Подпись руководителя ИФНС и печать (при бумажном варианте) обязательны.

Кадровый и бухгалтерский учет: Внутренние справки

Часто под «справкой о состоящих на учете» подразумевают внутренние документы организации.

Справка с места работы (Образец 2026)

Хотя единой формы нет (отменен Приказ Госкомстата № 9 с 2013 г.), де-факто стандартом стал бланк, содержащий:

• Полное наименование организации (по Уставу).
• ФИО сотрудника, Табельный номер.
• Должность, дата приема на работу (приказ № * от ..).
• Сведения о заработной плате (за последние 3, 6 или 12 месяцев), по требованию.
• Цель выдачи: «Справка дана для предоставления в *».
• Подпись руководителя/кадровика, печать (при наличии), дата.

Процедура: Сотрудник пишет заявление в произвольной форме (ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Срок выдачи — не более 3 рабочих дней (письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1).

Бухгалтерская справка (Первичный документ)

Ст. 313 НК РФ признает бухгалтерскую справку первичным учетным документом. Образца нет, обязательны реквизиты (ст. 9 ФЗ-402):

• Наименование документа («Справка»).
• Дата составления.
• Наименование организации.
• Содержание хозяйственной операции (например: «Справка о списании технологических потерь за май 2026 г.», «Справка о восстановлении НДС по счету-фактуре № *»).
• Физические/натуральные измерения.
• Должности и подписи ответственных лиц (расшифровка).

Справка внутришкольного контроля / ПДН (Специфический случай)

Используется образовательными учреждениями для взаимодействия с ПДН (Патрульно-постаточная служба / Комиссия по делам несовершеннолетних).

Образец:
УК РФ на учете в ПДН РОВД * района состоят 2 учащихся МОУ СОШ № *:
Иванов И.И., .. г.р., * класс.
Петров П.П., .. г.р., * класс.

Внимание: ФИО, даты рождения, классы и номера школ/РОВД подлежат маскировке (*) при публикации.

Медицинский и иной учет

• Справка о снятии с учета в наркологическом/психиатрическом диспансере: Выдается гражданину по месту жительства/пребывания. Срок действия — обычно 3–6 месяцев (для ГИБДД, охраны, оружия).
• Справка о несостоянии на учете: Выдается архивными отделами или МФЦ (например, «Граждане, ранее состоящие на регистрационном учете в г. *, могут получить справку за период соответствующий сроку регистрации»).

Общие требования к оформлению любой справки (Чек-лист)

Резюме: какую справку запрашивать?

1. Для банка / визы / пособия: Справка с места работы (внутренняя форма) или Справка 2-НДФЛ / Сведения о доходах (КНД 1122036).
2. Для налоговой (проверка сальдо ЕНС): Заявление по Приложению № 1 к Приказу ФНС → Получение Справки о состоянии расчетов (по Приказу ММВ-7-17/722).
3. Для военкомата (работодатель): Форма № 18 (ежегодно) + Листок изменений (по факту событий).
4. Для самозанятого (НПД): Справка КНД 1122035 (через приложение «Мой налог» или ЛК ФНС).
5. Для ГИБДД / Лицензии на оружие: Справка формы 046-1у / 002-О/у (медицинский учет) + Справка из ПНД/НД о несостоянии на учете.

Данная статья носит информационный характер. Нормативные акты могут меняться. Перед подготовкой документов рекомендуется сверить актуальность форм на официальных сайтах nalog.gov.ru, gosuslugi.ru или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант). Персональные данные в примерах заменены на маску (*) в соответствии с требованиями 152-ФЗ.