График передачи дел в архив — это ключевой организационно-распорядительный документ, регламентирующий сроки и порядок сдачи архивных документов структурными подразделениями на хранение в архив организации. Наличие утвержденного графика исключает хаотичную сдачу дел, обеспечивает соблюдение сроков хранения, установленных Номенклатурой дел, и является обязательным условием прохождения проверок государственных архивов и контролирующих органов.

Нормативная правовая основа

Процесс составления графика регулируется следующими основными актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 15, 18, 22).
• Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Типовых перечней документов, подлежащих обязательному хранению в архивах…» (в части сроков хранения).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
• Приказ Росархива от № 55 (в части правил приема-передачи).
• Локальные нормативные акты организации: Инструкция по подготовке и передаче документов в архив, Положение об архиве/службе ДОУ.

Кто отвечает за составление графика?

Согласно практике (в т.ч. рекомендациям Журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» и КонсультантПлюс), ответственность распределяется следующим образом:

1. Архивист / Начальник службы ДОУ (делопроизводства и архива) — непосредственный разработчик проекта графика. Именно этот специалист знает состояние дел, сроки их закрытия и готовность к передаче.
2. Руководители структурных подразделений — согласуют график, обеспечивают подготовку дел своими сотрудниками к установленным срокам.
3. Руководитель организации (или уполномоченное лицо — зам. генерального директора), утверждает график приказом (распоряжением).
4. Экспертная комиссия по ценности документов (ЭКЦД) — проводит экспертизу ценности документов перед составлением графика (обычно в конце отчетного года или начале нового).

Важно: Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения (п. 1.4 типовых инструкций).

Этапы составления графика (алгоритм действий)

Этап 1: Проведение экспертизы ценности документов (ЕКД)

График составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов. Без акта ЕКЦД невозможно определить срок хранения (временный или постоянный) и, следовательно, год передачи в архив.

Этап 2: Анализ Номенклатуры дел

Специалист архива сверяет Номенклатуру дел организации на текущий год с делами, сформированными в структурных подразделениях. Определяются:

• Дела с истекшими сроками хранения в подразделении (обычно 1–5 лет в текущем архиве подразделения).
• Дела уволенных сотрудников (личные дела, личные карточки учета рабочего времени — передаются в архив в установленные сроки после увольнения).
• Дела, подлежащие уничтожению (для них готовится отдельный Акт отбора к уничтожению, они в график передачи на хранение не включаются).

Этап 3: Согласование сроков с подразделениями

Архивист направляет черновик графика руководителям подразделений для согласования. Учитывается нагрузка на кадровых специалистов, бухгалтерию, секретарей в отчетные периоды (квартал, год).

Этап 4: Утверждение приказом

• Приказ вступает в силу с момента подписания.
• Обязательное ознакомление под роспись всех ответственных лиц подразделений и архивиста.

Структура и реквизиты формы графика

Единой утвержденной государством формы (бланка) не существует, организации разрабатывают свою форму самостоятельно (часто в Word/Excel). Типовый образец (например, редакция от на портале «Моё дело» или в КонсультантПлюс) содержит следующие колонки:

Персональные данные (ФИО, подписи, номера актов заполнения) в опубликованных образцах маскируються (*)

Ключевые принципы заполнения:

• Группировка по подразделениям: удобно для контроля.
• Хронологичность: даты передачи распределяются равномерно на год (например, ежемесячно или ежеквартально), чтобы не перегружать архив в конце года.
• Учет объемов: если дело многотомное (Том 1, Том 2.;.), в графике/акте указывается количество томов.
• Отдельные строки для ЭДО: передача электронных документов может иметь свои сроки и порядок (см. раздел 7).

Порядок непосредственной передачи дел (по графику)

Соблюдение графика — это только половина задачи; Передача оформляется Актом приема-передачи дел в архив (в 2 экземплярах) на основании Описи дел.

Подготовительные работы в подразделении (до даты по графику):

1. Проверка полноты дел (нет ли выданных временно документов).
2. Сшивка, занумеровка листов, оформление обложек по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3. Составление Описи дел (форма 1-Арх или своя) в 2-х экземплярах.
4. Нанесение отметок на обложках: «Том 1», «Том 2», индекс дела, срок хранения.

Действия в день передачи (по графику):

• Ответственное лицо подразделения привозит дела + Опись (2 экз.) в архив.
• Архивист проверяет соответствие дел Описи, целостность сшивки, правильность заполнения обложек.
• При отсутствии замечаний: архивист ставит подпись в Описи (на 2-х экз.) и в Акте приема-передачи.
• Один экземпляр Описи и Акта остается в архиве, второй — уходит в подразделение.
• В графике (или в журнале учета передач) проставляется фактическая дата и номер акта.

Особенности передачи отдельных категорий дел

Личные дела уволенных работников

Согласно консультации эксперта КонсультантПлюс (2025), передача осуществляется по графику, согласованному с руководителями. Часто выделяют отдельный блок в графике: «Передача личных дел за 20XX год» — срок сдачи, например, до 1 марта следующего года.

Дела постоянного хранения

Передаются в архив организации (или в государственный архив при ликвидации/реорганизации) после завершения экспертизы и оформления описей. В графике им часто назначают ранние сроки (I квартал) для освобождения места в текущем архиве.

Дела, подлежащие уничтожению

Не включаются в график передачи на хранение. Для них ведется отдельный процесс: Акт отбора к уничтожению -> Согласование с ЭКЦД -> Уничтожение под Акт -> Списание из Номенклатуры.

Электронные документы и график передачи

С переходом на ЭДО (электронный документооборот) график передачи должен учитывать специфику электронных архивов:

• Передача может осуществляться не физически, а через систему ЭДО (перемещение в папку/хранилище архива).
• Акт приема-передачи подписывается ЭЦП.
• Сроки передачи в ЭДО часто короче (сразу после регистрации/исполнения), но для единообразия их также фиксируют в общем графике или в приложении к нему «График передачи электронных документов».
• Требования к форматам (PDF/A, XML), метаданным и контрольным суммам фиксируются во Внутреннем регламенте ЭДО.

Контроль за выполнением графика

Архивист / Начальник службы ДОУ ведет Журнал учета выполнения графика передачи дел (или отметки в самом графике).

• Еженедельный/ежемесячный мониторинг: сверка плановых и фактических дат.
• Работа с просрочкой: направление служебной записки руководителю подразделения (копия — руководству организации) о нарушении сроков.
• Отчетность: по итогам года составляется справка/отчет об исполнении графика (процент выполнения, причины срывов, объем принятых дел в метрах погонных/Гб).

Типичные ошибки и рекомендации экспертов

• Ошибка: График составлен «для галочки», реальные сроки не соблюдаются.
  Решение: Включить КПИ по соблюдению графика для руководителей подразделений.
• Ошибка: Дела сдаются без описей или с ошибками в описях.
  Решение: Архивист проводит предварительную консультацию/проверку за 1-2 недели до даты по графику.
• Ошибка: Не учтены дела, хранящиеся у ответственных хранителей в подразделениях (не в централизованном архиве).
  Решение: Инвентаризация текущего архива подразделений перед составлением графика.
• Ошибка: График не согласован с ЭКЦД (дело передано, а срок хранения не установлен).
  Решение: Жесткое правило: «Нет акта ЭКЦД, нет строки в графике».

Пример реквизитов Приказа об утверждении графика

ПРИКАЗ
ООО «Название организации»
г. , «___» _________ 2026 г. № -о

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ГРАФИКА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ НА 2026 ГОД

В целях обеспечения своевременной и упорядоченной передачи дел на хранение в архив организации, руководствуясь ст. 18 ФЗ-125, ГОСТ Р 7.0.100-2018, ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый График передачи дел в архив ООО «Название организации» на 2026 год.
Ответственных лиц структурных подразделений (по приложенному перечню) обеспечить подготовку дел к передаче в сроки, установленные Графиком.
Начальнику службы ДОУ * *  (ФИО маскировано) организовать прием дел по Графику, вести учет исполнения.
Контроль за исполнением приказа возлагаю на зам. генерального директора  * .
Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания.

Генеральный директор _____________ /  *  /
Ознакомлены:
Нач. отдела кадров _____________ /  *  / «___» _______ 2026 г.
Главный бухгалтер _____________ /  * * / «___» _______ 2026 г.
... (по списку подразделений)

ПРИЛОЖЕНИЕ
к Приказу № *-о от «___» _______ 2026 г.

ГРАФИК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ НА 2026 ГОД
(Таблица согласно разделу 4 данной статьи)

График передачи дел в архив — это не просто формальность, а инструмент управления документооборотом. Его грамотное составление на базе Номенклатуры дел и Актов ЭКЦД, своевременное согласование с подразделениями и жесткий контроль исполнения позволяют организации:

• Избежать штрафов за нарушение архивного законодательства.
• Обеспечить сохранность документов постоянного и длительного хранения.
• Оптимизировать площадь офисных помещений (освобождение места от старых дел).
• Гарантировать быстрый поиск документов при запросах (суды, налоговая, пенсионный фонд, внутренние аудиты).

Рекомендация: Используйте типовые образцы (доступны в системах КонсультантПлюс, Гарант, на порталах «Моё дело», Делис Архив, в Журнале «Справочник секретаря»), адаптируйте их под структуру своей организации и автоматизируйте учет в 1С:Документооборот, Directum или аналогичных СЭД.