Согласование договора — обязательный этап документооборота любой организации․ Прежде чем контракт будет подписан руководителем, его проект должен пройти проверку у профильных специалистов: юриста, бухгалтера, финансиста, руководителя структурного подразделения․ Результат такой проверки фиксируется либо на отдельном листе согласования, либо с помощью специального штампа «Согласовано»․ В этой статье подробно разберём, что представляет собой штамп согласования договора, как он выглядит, где ставится и какие требования к нему предъявляются․
Что такое штамп согласования договора
Штамп «Согласовано» — это унифицированная форма (оттиск), которой скрепляются документы, прошедшие процедуру внутреннего или внешнего согласования․ Штамп проставляется на предварительно рассмотренном проекте документа и подтверждает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием договора и не имеет возражений (либо зафиксировало свои замечания)․
Штамп согласования ставит должностное лицо, которое в соответствии со своей компетенцией имеет непосредственное отношение к вопросам, затронутым в документе․ Например:
- юрист — проверяет юридическую чистоту условий;
- главный бухгалтер — оценивает налоговые и финансовые последствия;
- руководитель отдела продаж или закупок — подтверждает коммерческие условия;
- финансовый директор — контролирует лимиты и бюджет․
Два основных варианта оформления согласования
На практике наиболее широко применяются два способа фиксации согласования договора:
- Лист согласования, отдельный документ, прилагаемый к проекту договора, в котором фиксируются подписи, даты, замечания и предложения согласующих лиц․
- Штамп «Согласовано» — оттиск на оборотной стороне последнего листа договора (или на ьном листе), содержащий поля для должности, подписи, расшифровки и даты․
Оба варианта имеют равную юридическую силу․ Выбор зависит от внутреннего регламента организации: если согласующих лиц много и требуется фиксировать замечания, удобнее лист согласования; если процедура формальна — достаточно штампа․
Образец штампа «Согласовано»
Классический штамп согласования представляет собой прямоугольную рамку со следующими полями:
СОГЛАСОВАНО
Должность: ______________________
Подпись: _______________________
Расшифровка: ___________________
Пример заполненного штампа:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Подпись: /подпись/
Иванов И․ И․ (Иван* И․)
Если договор согласовывается с внешней организацией (контрагентом), применяется расширенный вариант штампа:
СОГЛАСОВАНО
Наименование организации: ООО «Прим»
Должность: Генеральный директор
Подпись: ____________ / Петров П․ П․ (Петр* П․*) /
М․П․ (при наличии)
Где ставится штамп согласования
Согласно правилам делопроизводства, штамп согласования проставляется:
- на оборотной стороне последнего листа договора — наиболее распространённый вариант;
- на ьном листе или полях первой страницы — если это предусмотрено внутренним регламентом;
- на отдельном листе согласования, который подшивается к договору․
Важно: штамп ставится на проекте документа до его подписания руководителем․ После того как все визы собраны, договор передаётся на подпись и заверяется печатью организации (при её наличии)․
Нужна ли печать на листе согласования
Удостоверять лист согласования или штамп «Согласовано» круглой печатью организации не обязательно․ С 2016 года юридические лица вправе работать без печати, поэтому документ сохраняет юридическую силу и без оттиска․ Однако если организация использует печать в работе, её могут поставить на листе согласования — это не запрещено и служит дополнительным подтверждением подлинности․
Отличие штампа от листа согласования
Образец листа согласования договора отличается от универсального штампа тем, что содержит расширенные поля:
- таблицу с перечнем согласующих лиц (должность, ФИО, подпись, дата);
- графу «Замечания и предложения»;
- графу «Результат согласования» (согласовано / согласовано с замечаниями / отклонено);
- номер версии проекта договора․
Лист согласования особенно актуален при заключении крупных контрактов, когда проект проходит несколько итераций доработки и важно отслеживать историю изменений;
Типовой порядок согласования договора
- Исполнитель (например, менеджер отдела продаж) готовит проект договора․
- Проект передаётся на согласование профильным специалистам по маршруту, утверждённому в матрице согласования․
- Каждое должностное лицо проставляет штамп «Согласовано», подпись и дату либо оформляет замечания․
- После устранения замечаний договор передаётся руководителю на подпись․
- Подписанный договор заверяется печатью (при наличии) и направляется контрагенту․
Штамп «Согласовано» — простой и эффективный инструмент фиксации внутренней проверки договора․ Он подтверждает, что документ прошёл необходимую экспертизу, снижает юридические и финансовые риски организации и упорядочивает документооборот․ Организация может разработать собственный образец штампа или использовать классическую форму, закрепив порядок его применения в локальном нормативном акте — положении о договорной работе․
Обратите внимание: приведённые в статье образцы носят ознакомительный характер․ Для разработки шаблонов под специфику вашей организации рекомендуется обратиться к юристу․