Обращение в архив — важный шаг для тех, кто ищет информацию о своих предках, подтверждает трудовой стаж или восстанавливает документы. Чтобы получить быстрый и содержательный ответ, запрос должен быть составлен грамотно и конкретно. В этой статье мы разберём виды запросов, правила их оформления и приведём шаблоны.
Виды архивных запросов
Запросы граждан в архивы принято делить на три основные категории:
- Социально-правовые запросы — касаются подтверждения трудового стажа, заработной платы, образования, наград, актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть), опекунства и усыновления. Такие запросы чаще всего имеют стандартные формы ответов.
- Тематические запросы — запросы о предоставлении информации по определённой проблеме, теме, событию или факту, а также биографические сведения о конкретном человеке.
- Генеалогические запросы — направлены на изучение истории семьи и поиск сведений о предках.
Общие правила составления запроса
Независимо от типа запроса, существуют общие требования к его оформлению:
- Конкретность. Запрос вида «Прошу предоставить все сведения о моём прадедушке Иванове Иване Ивановиче» вряд ли будет обработан — архивы хранят огромные массивы документов. Укажите конкретный вопрос: даты, место жительства, место работы или учёбы.
- Фактические данные. В генеалогическом запросе не нужна «поэма о семье», но важно указать основные события: годы жизни, места рождения, брака, службы.
- Личные данные заявителя. ФИО, почтовый адрес, телефон и e-mail для ответа.
- Степень родства. При запросе сведений о родственниках укажите, кем вам приходится разыскиваемый человек, и приложите подтверждающие документы (копии).
Шаблон запроса социально-правового характера
Образец:
Директору Государственного архива
* области
Адрес: г. , ул. , д.
от Ивановой Марии Петровны,
проживающей по адресу: г. *, ул. , д. , кв. *
тел.: +7 () —
e-mail: *@.ru
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить архивную справку о трудовом стаже моего отца, Иванова Петра Сергеевича, 19 года рождения, работавшего на заводе «» в г. в период с 19* по 19* год.
Справка необходима для назначения пенсии.
Приложение: копия свидетельства о рождении заявителя.
Подпись: _________ /Иванова М.П./
Шаблон генеалогического запроса
Директору * архива
от Сидорова Алексея Николаевича,
адрес: г. , ул. , д. , кв. *
тел.: +7 () -*-
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оказать содействие в поиске сведений о моём прадеде, Сидорове Николае Андреевиче, родившемся ориентировочно в 18 году в селе * * уезда * губернии. Известно, что он был крестьянином, в 19 году вступил в брак с * (имя жены).
Прошу проверить метрические книги и ревизские сказки по указанному населённому пункту за период 18–19** гг.
Готов оплатить стоимость работ согласно прейскуранту архива.
Дата, подпись.
Как подать запрос
- Электронно, через официальный сайт архива (многие архивы, включая ГАРФ, предлагают типовые анкеты-заявления с учётом тематики запросов);
- Почтой — распечатанное заявление отправляется заказным письмом;
- Лично — через приёмную архива, например приёмная федеральных архивов расположена по адресу: г. Москва, ул. , д. .
Сроки рассмотрения
Обычно рассмотрение запроса занимает до 30 дней с момента регистрации обращения. Сложные тематические и генеалогические запросы могут выполняться на платной основе и занимать больше времени — сроки согласовываются с заявителем.
Полезные советы
- Перед подачей запроса ознакомьтесь с памяткой на сайте конкретного архива — у многих учреждений есть собственные бланки и формы анкет.
- Уточните, документы какого региона и периода хранятся в выбранном архиве.
- Для однотипных запросов архивы используют шаблонные формы ответов, поэтому чётко сформулированный вопрос ускорит получение справки.
- Сохраняйте копию отправленного заявления и номер регистрации обращения.