С 1 января 2020 года в России вступил в силу закон о обязательном переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако работники, трудовой стаж которых начался до этой даты, имеют право выбрать формат ведения трудовой книги: остаться на бумажном носителе или перейти на электронный. Для реализации этого права сотрудник должен написать соответствующее заявление работодателю.

В данной статье мы подробно разберем процедуру перехода, сроки подачи документов, обязанности сторон и предоставим актуальный образец заявления с пояснениями по заполнению.

Нормативная база и суть перехода

Основным документом, регулирующим процесс, является Федеральный закон от № 66-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ в части ведения трудовых книжек в электронном виде».

• Статья 66.1 ТК РФ устанавливает, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от № 1293 утверждает Правила ведения ЭТК и формы документов.
• Приказ Минтруда РФ от № 711н устанавливает порядок информирования работников и формы уведомлений.

Важно: Работник, принятый на работу после 1 января 2020 года, автоматически получает ЭТК. Заявление писать ему не нужно — бумажная ТК ему не выдается. Статья актуальна для сотрудников, нанятых до .

Сроки и порядок подачи заявления

Когда можно подать заявление?

Работник имеет право подать заявление о переходе на ЭТК в любое время в течение трудового договора. Закон не устанавливает жестких дедлайнов (например, «до конца 2024 года»). Можно написать заявление хоть завтра, хоть через 5 лет;

Куда и кому подавать?

Заявление адресуется работодателю (ИП или организации). В организации его обычно принимает:

• Кадровый сотрудник (HR-менеджер, кадровик);
• Секретарь или офис-менеджер (если нет кадровика);
• Непосредственно руководитель (в МСБ, малых субъектах предпринимательства).

Форма подачи

1. Лично под роспись — самый надежный способ (второе экземпляр остается у работника с отметкой о принятии).
2. Через доверенное лицо — по нотариальной доверенности.
3. Почта РФ, ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (адрес: юридический адрес компании или фактический адрес кадровика — уточняйте в *).
4. Электронный документооборот (ЭДО) — если в компании настроен внутренний ЭДО с ЭЦП.

Образец заявления о переходе на ЭТК (2024 год)

Ниже приведен универсальный образец, соответствующий требованиям Приказа Минтруда № 711н. Данные в квадратных скобках необходимо заменить на свои. Конфиденциальные данные в примере замаскированы.

Разбор ключевых полей заявления

Действия работодателя после получения заявления

Получение заявления — это только начало процесса. Работодатель обязан выполнить ряд действий в установленные законом сроки.

Сроки реакции (ст. 66.1 ТК РФ, п. 10 Правил № 1293)

• В течение 3 рабочих дней со дня получения заявления работодатель должен направить в СФР (ранее ПФР) сведения о выборе работником формы ведения ТК (форма СЭД-ТК).
• В течение 3 рабочих дней после получения ответа от СФР (подтверждения регистрации выбора) работодатель обязан вернуть работнику бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на ЭТК.

Какую отметку ставить в бумажной ТК?

На внутренней стороне обложки или на первом свободном листе раздела «Сведения о работе» ставится штамп/рукописная запись:

«В связи с переходом на ведение трудовой книжки в электронном виде трудовая книжка возвращена владельцу. Отметка сделана в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Дата: «___» ________ 20__ г. Подпись ответственного лица _________ /ФИО/ М.П.»

Внимание: После этой отметки бумажная ТК теряет юридическую силу как основной документ, подтверждающий стаж. Она остается у работника «на память» и для подтверждения стажа до 2020 года (если в СФР есть пробелы в данных).

Уведомление работника

Работодатель должен уведомить работника о том, что сведения направлены в СФР, и о получении ответа. Форма уведомления не жестко регламентирована, обычно используется служебная записка или отметка на втором экземпляре заявления.

Последствия перехода: что нужно знать работнику

Нельзя вернуть бумажную ТК

Согласно ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, обратный переход на бумажную трудовую книжку не допускается. Решение безвозвратно. Если вы сдали ТК и получили отметку, вы навсегда на ЭТК.

Как получать сведения из ЭТК?

После перехода работник может получить выписку из ЭТК тремя способами:

1. Через личный кабинет на Госуслугах (ЕСИА), самый быстрый и удобный способ. Раздел «Работа и пенсия» → «Получить сведения из ЭТК».
2. Через личный кабинет на сайте СФР (cfr.ru).
3. Через работодателя — написав заявление о выдаче сведений (работодатель обязан выдать в течение 3 рабочих дней).
4. В МФЦ (Мои Документы), по месту жительства.

СНИЛС — главный идентификатор

Для ЭТК ключевым идентификатором является СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Убедитесь, что в базе СФР ваши ФИО, дата рождения и СНИЛС совпадают с паспортными данными. Ошибки в СНИЛС — частая причина потерь стажа. Проверить можно в ЛК Госуслуг или СФР.

Частые ошибки и риски

Особенности для ИП и некоммерческих организаций

Порядок абсолютно идентичен. Если вы работаете у ИП (ФИО ИП), заявление адресуется ему лично. Если у ИП нет штатного кадровика — он ведет кадровый учет сам или через аутсорсинговую компанию (бухгалтерию ). Адрес для почтовой отправки — адрес регистрации ИП (из ЕГРИП) или фактический адрес ведения делами.

Чек-лист: «Готово к подаче»

Перед тем как идти в кадры или идти на почту, проверьте:

• [ ] Заявление написано в 2 экземплярах (один останется у вас с отметкой о принятии).
• [ ] Верно указаны реквизиты бумажной ТК (серия, номер, дата выдачи, кем выдана).
• [ ] Указана дата приема на работу и номер трудового договора.
• [ ] Приложены копии паспорта и СНИЛС (по требованию кадровика).
• [ ] Вы ознакомлены с последствиями (невозврат к бумажке).
• [ ] Данные в ЛК Госуслуг/СФР актуальны (ФИО, СНИЛС).

Переход на электронную трудовую книжку — это право, а не обязанность для «старых» сотрудников. Процедура максимально упрощена: пишете заявление по образцу выше, сдаете его работодателю под роспись, через пару недель забираете свою бумажную ТК с отметкой. Дальше весь ваш стаж ведется в защищенной базе СФР, а выписку можно получить за минуту на Госуслугах.

Совет: Не тяните с переходом, если планируете смену работы, оформление пенсии или получение кредита — выписка из ЭТК на Госуслугах готовится мгновенно, а поиск и запрос архивов по бумажной ТК могут занять недели.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться. При сложных ситуациях (споры со стажем, ошибки в СФР) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в профсоюз. Контакты для справок: ГИТ по г. — тел. -*-, СФР — ###-###-####.