Вопрос о том, вносится ли запись в трудовую книжку при выполнении работы по гражданско-правовому договору (ГПХ / ГПД), является одним из самых распространенных в кадровой практике. Короткий ответ: в общем случае, нет, запись не вносится. Однако существуют важные нюансы и риски, о которых должны знать как заказчики, так и исполнители;

Фундаментальное отличие: трудовые vs гражданско-правовые отношения

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность работника. Ключевое правило закреплено в ст. 66 ТК РФ: трудовая книжка заводится и ведется только при заключении трудового договора.

• Трудовой договор (ТД): подразумевает личное исполнение работ, подчинение внутреннему трудовому распорядку, регулярную оплату заработной платы, предоставление гарантий (отпуска, больничные). → Запись в трудовой книжке ОБЯЗАТЕЛЬНА.
• Гражданско-правовой договор (ГПХ/ГПД): направлен на достижение конкретного результата (работы, услуги) в определенный срок. Исполнитель не подчиняется режиму работы, несет риски сам, оплата производится за результат (акт приема-передачи). → Запись в трудовой книжке НЕ ВНОСИТСЯ.

Как указано в материалах КонсультантПлюс и ГАРАНТ.РУ: «В трудовую книжку работника вносятся только сведения о работе по трудовому договору. В ТК РФ установлен запрет на заключение гражданско-правовых договоров вместо трудовых для ухода от регулирования трудовыми нормами».

Позиция регуляторов и судебной практики

Роструд, Минтруда и суды разного уровня единодушно придерживаются позиции: ведение трудовой книжки по ГПХ недопустимо.

Цитата из консультации БУХ.1С : «Следовательно, трудовая книжка в данном случае вестись не должна, и внесение в нее записей, не относящихся к трудовым отношениям, будет неправомерным».

Правовед.RU : «Сделать запись о гражданско-правовом договоре в трудовую книжку нельзя».

Даже если исполнитель просит сделать запись «для стажа», работодатель (заказчик) не имеет права это сделать. Внесение ложных сведений в трудовую книжку влечет за собой ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы на должностных лиц и юрлиц).

Какие документы оформляются по ГПХ вместо трудовой книжки?

При работе по ГПХ пакет документов принципиально отличается от трудового оформления. Как отмечает АО ТЛС-ГРУП:

1. Сам договор ГПХ (написанный, подписанный до начала работ).
2. Акт приема-передачи выполненных работ (услуг) — основной документ подтверждения факта исполнения.
3. Счет на оплату / Платежное поручение.
4. Копии документов исполнителя (паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельство о регистрации ИП/самозанятого — если применимо).

Не требуются: приказ о приеме на работу, личная карточка сотрудника (Т-2), трудовая книжка, справка 2-НДФЛ (выдается по итогам года по запросу для налоговой).

Риск переквалификации ГПХ в трудовой договор

Это самый опасный момент для заказчика. Если по факту отношения выглядят как трудовые, инспекторы ГИТ (Государственной инспекции труда) или суд могут переквалифицировать ГПХ в трудовой договор.

Признаки трудовых отношений (по ст. 15 ТК РФ и судебной практике):

• Работа выполняется лично исполнителем (не может привлекать подрядчиков без согласия);
• Исполнитель подчиняется внутреннему трудовому распорядку (график работы, табель учета рабочего времени, штрафы за опоздания).
• Оплата производится регулярно (два раза в месяц), а не по этапам/результату.
• Заказчик предоставляет рабочее место, инструменты, материалы, спецодежду.
• Исполнитель выполняет работу, свойственную данной организации (штатная функция), а не разовую задачу.

Если ГИТ признает отношения трудовыми послеровно:

1. Заказчику выпишут предписание оформить трудовой договор.
2. Придется внести записи в трудовую книжку за весь период работы (дату приема — дату фактического начала работы по ГПХ).
3. Начислить доплаты до МРОТ, компенсации за неиспользованные отпуска, больничные за прошедшие периоды.
4. Уплатить страховые взносы (30% вместо ~43% за ИП/самозанятого или 15.1% за физлицо НПД) + пени и штрафы.

В справке Администрации Пореченского сельского поселения верно замечено: «Если вы выполняете функции, похожие на те, что предусмотрены официальным трудовым договором, и работодатель согласен рассматривать это как таковое, то запись в трудовой книжке может быть сделана». Но это уже после переквалификации, а не по инициативе сторон по ГПХ.

Нюанс: Электронная трудовая книжка (ЭТК) и СТАЖ

С 2020 года ведется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Информация в Единый реестр «Работа в России» (передается в СФР) поступает только по форму СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ (СЗВ-ТД), которую сдает работодатель только по трудовым договорам.

По ГПХ заказчик сдает в СФР:

• ЕФС-1 (сведения о страхователе) — для начисления страховых взносов.
• СЗВ-СТАЖ — сведения о стаже (передаются ежегодно до 1 марта за прошлый год).

Важно: Период работы по ГПХ включается в страховой стаж (если уплачены взносы), что дает право на пенсию. Но в самой трудовой книжке (бумажной или электронной) записи об этом периоде не появится. Исполнитель может подтвердить стаж выпиской из ИЛК (индивидуального личного счета) в СФР или справкой о доходах.

Особые случаи и исключения

А. Внутреннее совместительство / Сочетание ТД и ГПХ с одним работодателем

Закон прямо не запрещает иметь и трудовой договор, и ГПХ с одним заказчиком, но риск переквалификации ГПХ в доп. соглашение к ТД или второй ТД (внутреннее совместительство) — максимален. Если это разные виды деятельности (например, бухгалтер по ТД и уборщик по ГПХ в выходной), шансы выше, но все равно требуется строгое соблюдение формы ГПХ (результат, акт, отсутствие режима).

Б. Работа по ГПХ у ИП / Самозанятого

Если исполнитель, ИП или самозанятый (НПД), это сильный аргумент в пользу ГПХ. Но если ИП работает только на одного заказчика годами, сидит в его офисе по графику — риск переквалификации остаеться.

В. Договоры с иностранными гражданами

Иностранцы могут работать по ГПХ (если есть патент/разрешение на работу), но правила по трудовой книжке те же: запись не вносится. При этом уведомление в МВД о приеме на работу по ГПХ сдавать не нужно (в отличие от ТД), но уведомление о заключении ГПХ сдается в СФР (ЕФС-1).

Чек-лист: как не ошибиться

Что делать, если запись уже сделана ошибочно?

Если кадровый сотрудник по незнанию внес запись о ГПХ в трудовую книжку:

1. Сделать запись о недействительности предыдущей записи (по форме Правил ведения ТК, утвержденных Постановлением Минтруда № 225).
2. Основание: «Запись сделана с нарушением ст. 66 ТК РФ (договор ГПХ не является основанием для записи в ТК)».
3. Подпись ответственного лица, печать (если есть).
4. Уведомить СФР (если уже сдали СЗВ-ТД) — сдать СЗВ-ТД с признаком исправления.

Резюме

Контакты для консультаций (пример)

Если у вас возникли сложности с оформлением отношений или проверкой ГИТ, рекомендуется обратиться к профильным специалистам:

• Юридическая фирма «» — г. , ул. , д. , тел. * (специализация: трудовое право, проверки ГИТ).
• Кадровое агентство «» — аутсорсинг кадрового делопроизводства, тел. .
• Горячая линия ГИТ по Омской области (пример региона из источников): тел. * (для уточнения актуальных норм).

Статья подготовлена на основе актуальной судебной практики, разъяснений Роструда, Минтруда РФ и данных справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) на . Информация носит справочный характер. Для решения конкретного вопроса обратитесь к юристу.