Увольнение сотрудника — это процедура‚ требующая строгого соблюдения трудового законодательства. На актуальны изменения‚ вступившие в силу в 2024–2025 годах‚ касающиеся электронного документооборота‚ новых форм отчетности и порядка выдачи трудовых книжек. В этой статье подробно разберем‚ какие документы работодатель обязан выдать на руки‚ какие — по заявлению‚ и как правильно их оформить.
Документы‚ подлежащие обязательной выдаче в день увольнения
Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ в последний день работы (дне увольнения) работодатель обязан вручить сотруднику следующие документы:
- Трудовую книжку (в бумажном виде) — с записью об увольнении (основание: пункт‚ часть‚ статья ТК РФ‚ дата и номер приказа). Если трудовая книжка велась в электронном виде (ЭТК)‚ бумажный документ не выдается‚ но работодатель обязан сделать запись в ЭТК в день увольнения.
- Справку о доходах и удержанных суммах НДФЛ — по форме‚ утвержденной приказом ФНС России от № ЕД-7-11/649 (в редакции от ). Выдается за текущий и за предыдущий календарный годы.
- Сведения о застрахованном лице (СЗВ-ТД / СТД-Р) — если у работника нет бумажной трудовой книжки (ведется только ЭТК)‚ в день увольнения выдается документ по форме СТД-Р (утв. приказом Минтруда от № 591н). Это подтверждение стажа и трудовой функции.
Важно: Копия приказа об увольнении работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись в самом приказе (ст. 84.1 ТК РФ). Выдачу заверенной копии приказа на руки без письменного заявления работодатель не обязан (по общему правилу)‚ хотя на практике часто выдают для избежания споров.
Документы‚ выдаваемые по письменному заявлению работника
Работник имеет право запросить (ст. 62‚ ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):
- Заверенную копию приказа об увольнении.
- Заверенные копии иных документов‚ связанных с работой: приказы о приеме‚ переводах‚ награждениях‚ применении дисциплинарных взысканий и т.д.
- Справку в свободной форме о заработной плате (например‚ для банка)‚ если стандартной справки НДФЛ недостаточно.
- Персонифицированные сведения (СЗВ-СТАЖ / СЗВ-ПЕРС) — хотя в законе о персонифицированном учете (27-ФЗ) не прописано прямо‚ какую именно форму выдавать при увольнении (п. 8 и 12 ст. 11)‚ эксперты (СБИС‚ КонсультантПлюс) рекомендуют выдавать обе формы (СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ПЕРС) для безопасности. Пример: если дата увольнения ‚ сведения нужно выдать за май 2026 года.
- Форму СТД-Р, бывший работник вправе обратиться за ней в любое время после ухода. Работодатель обязан предоставить в трехдневный срок‚ даже если выдавал ранее (ст. 84.1 ТК РФ).
Специфические документы (по обстоятельствам)
Медицинская книжка
Согласно приказу Минздрава от № 332н‚ ведение бумажных медкнижек допускается до . На май 2026 года перевод на электронный формат должен быть завершен. Если бумажная медкнижка все еще действует (переходный период или спец. отрасли)‚ она выдается на руки в день увольнения.
Военный билет / Уведомление о воинской учете
Выдаются при увольнении военнообязанных (ст. 65 ФЗ «Воинская обязанность и военная служба»).
Свидетельство о нетрудоспособности (больничный лист)
Если работник болен в день увольнения‚ расчетный лист и документы выдаются в день выдачи справки о нетрудоспособности (после закрытия больничного). Трудовая книжка не может быть выдана до дня фактического увольнения.
Образцы заполнения ключевых документов (ориентировочные)
Запись в трудовой книжке (Графы 3 и 4)
Согласно рекомендациям Роструда и судебной практике:
- Графа 3: «Уволнен по пункту * части * статьи 77 (или 78‚ 80‚ 81‚ 83‚ 84.1 и др.) ТК РФ».
- Графа 4: «Приказ № * от DD.MM.YYYY».
Пример: «Уволнен по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию). Приказ № 125-ОД от ».
Справка о доходах (ФНС приказ ЕД-7-11/649)
Заполняется за текущий год (на дату увольнения) и за прошлый год. Обязательны разделы:
- Раздел 1: Сведения о доходах‚ подлежащих облагать НДФЛ.
- Раздел 2: Сведения об удержанных/неудержанных суммах налога.
- Раздел 3: Сведения о предоставленных стандартных налоговых вычетах.
Подписывает руководитель или уполномоченное лицо (бухгалтер)‚ ставится печать (если имеется).
Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника)
Выдается вместо трудовой книжки при ЭТК. Содержит:
- ФИО‚ СНИЛС‚ дату рождения работника.
- Наименование работодателя‚ ИНН/КПП.
- Сведения о трудовой функции (должность‚ вид работы)‚ дате приема‚ дате увольнения‚ основании (ст. ТК РФ).
- Сведения о награждениях‚ дисциплинарных взысканиях (при наличии).
Сроки выдачи и ответственность
| Документ | Срок выдачи | Основание |
|---|---|---|
| Трудовая книжка / СТД-Р | День увольнения (последний рабочий день) | ст. 84.1 ТК РФ |
| Справка НДФЛ (форма ЕД-7-11/649) | День увольнения | п. 2 ст. 226 НК РФ‚ приказ ФНС |
| Копия приказа об увольнении (по запросу) | 3 рабочих дня с момента заявления | ч. 4 ст. 62‚ ст. 84.1 ТК РФ |
| Иные копии документов (по запросу) | 3 рабочих дня | ч. 4 ст. 62 ТК РФ |
| СТД-Р (повторно‚ по запросу бывшего работника) | 3 рабочих дня | ст. 84.1 ТК РФ |
Ответственность за нарушение сроков:
- Административная: штраф на должностных лиц до 20 000 руб.‚ на юрлиц — до 75 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Материальная: компенсация за вынужденный пропуск работы (средний заработок за каждый день задержки‚ ст. 234 ТК РФ).
- Моральный вред: компенсация по решению суда.
Порядок действий HR-специалиста (Чек-лист на день увольнения)
- Подготовить и подписать приказ об увольнении (единая форма № Т-8 / Т-8а или свой бланк).
- Ознакомить работника с приказом под роспись (дата ознакомления = дата увольнения или ранее).
- Сделать запись в трудовой книжке (если бумажная) или в ЭТК (через СФР/личный кабинет работодателя).
- Распечатать/сформировать Справку о доходах (НДФЛ) за текущий и прошлый годы.
- При ЭТК, сформировать и распечатать форму СТД-Р (2 экз.: одно работнику‚ второе в личное дело).
- Подготовить расчетный лист (формы Т-51 / Т-53 или свой бланк) и выплатить все суммы (зарплата‚ компенсация за неисп. отпуск‚ выплаты по соглашению).
- Вручить пакет документов работнику под роспись в журнале выдачи трудовых книжек (форма Т-3) или в личном деле / заявлении на получение.
- Отправить СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) в СФР в срок до следующего рабочего дня после дня увольнения.
- При запросе — выдать копии приказов‚ СЗВ-СТАЖ/ПЕРС в 3-дневный срок.
Частые ошибки и риски в 2026 году
- Использование устаревших форм справок НДФЛ. Обязательно используйте форму по приказу ФНС от № ЕД-7-11/649 (ред. от ). Старые формы недействительны.
- Невыдача СТД-Р при ЭТК. Это грубое нарушение ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ. Работник не сможет подтвердить стаж для пенсии или нового работодателя без этого документа.
- Задержка выдачи документов из-за «не сданной формы» или «отсутствия директора». День увольнения — жесткий дедлайн. Подготовку нужно вести заранее.
- Отказ в выдаче копий приказов по заявлению. Нарушение ч. 4 ст. 62 ТК РФ влечет штрафы.
- Несвоевременная сдача СЗВ-ТД в СФР. Штрафы на организацию (ст. 19.7 КоАП РФ) и проблемы у работника с пенсионным стажем.
В 2026 году ключевыми моментами остаются: переход на электронные трудовые книжки (выдача СТД-Р)‚ использование актуальной формы справки НДФЛ (приказ ФНС ЕД-7-11/649) и строгое соблюдение трехдневного срока выдачи документов по заявлению. Грамотное оформление пакета документов защищает компанию от штрафов‚ судов и репутационных рисков. Рекомендуется использовать проверенные образцы из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ СБИС) и следить за обновлениями форм отчетности в приказах ведомств.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или проверить актуальность форм на официальных сайтах ФНС‚ Минтруда и СФР на дату составления документов.