Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Получение запроса о подтверждении подлинности документа об образовании — стандартная процедура для учебных заведений․ Такие запросы поступают от работодателей, органов внутренних дел (при оформлении ВНЖ/РВП/гражданства), судов, нотариусов или иных уполномоченных организаций․ Ниже представлен подробный разбор процедуры, правовая база и готовые образцы ответов․

Правовые основания предоставления информации

Деятельность образовательных организаций по выдаче сведений о документах об образовании регулируется следующими нормативными актами РФ:

ФЗ № 273 «Об образовании в Российской Федерации» (ст․ 62, ч․ 11), устанавливает обязанность образовательной организации хранить и предоставлять сведения о выданных документах․
Приказ Минобрнауки России от № 38 (в ред․ от ) — утверждает Порядок ведения реестров документов об образовании и/или о квалификации, а также формы документов․
Приказ Минпросвещения России от № 591, утверждает административный регламент предоставления государственной услуги «Предоставление сведений о документе об образовании и (или) о квалификации»․
ФЗ № 152 «О персональных данных» — регулирует вопросы согласия субъекта персональных данных на передачу сведений третьим лицам (если запрос идет не от субъекта)․

Кто и как может направить запрос

Запрос может быть направлен:

Почтовой отправкой (ценным письмом с вложением) на юридический адрес учебного заведения․
Через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), для госорганов․
Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) — гражданин может заказать справку самостоятельно․
По электронной почте (если на сайте вуза/колледжа указан официальный адрес приемной комиссии или архива для таких целей)․

Важно: Запрос должен содержать реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи, ФИО выпускника, название специальности) и основание для запроса (ссылка на закон, номер дела, цель проверки)․

Сроки рассмотрения и ответа

Согласно ст․ 62 ФЗ № 273 и Административному регламенту (Приказ № 591):

Срок предоставления государственной услуги, не более 5 рабочих дней со дня поступления запроса․
В сложных случаях (архивные данные до 1990-х гг․, необходимость уточнения данных) срок может быть продлен до 30 календарных дней с уведомлением заявителя․

Структура официального ответа

Ответ оформляется на бланке образовательной организации (с логотипом, ОГРН, ИНН, адресом) и должен содержать:

Исходящий номер и дату․
Адресата (наименование организации-заявителя, ФИО руководителя/ответственного)․
Ссылку на входящий запрос (номер, дату)․
Сведения о документе об образовании (подтверждение или опровержение факта выдачи)․
Данные о выпускнике (ФИО, дата рождения — частично скрыты: *)․
Реквизиты диплома/свидетельства (серия, номер, регистрационный номер в ФИС ФРДО);
Направление подготовки / специальность, квалификация․
Дата выдачи, дата регистрации в реестре․
Подпись уполномоченного лица (ректора, директора, заведующего архивом) с расшифровкой․
Печать организации (при наличии)․

Вариант 1: Полное подтверждение факта выдачи (Позитивный ответ)

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

ФГБОУ ВО «»

_____________ /И․О․ Фамилия /

«___» _____________ 202_ г․

ОТВЕТ

на запрос о подтверждении подлинности документа об образовании

Исх․ № * от «___» _____________ 202_ г․

Кому:
В * (наименование организации-заявителя)
По адресу: *
Внимание: * (ФИО ответственного/должность)

От кого:
ФГБОУ ВО «»
Адрес:
Тел․: *
E-mail:

Уважаемые господа (Гражданин ),

Направляем ответ на Ваш запрос Вх․ № * от «___» _____________ 202_ г․ о подтверждении подлинности документа об образовании․

Информируем, что в реестре документов об образовании Федерального государственного информационного реестра сведений о документах об образовании и (или) о квалификации (ФИС ФРДО) и в архивах ФГБОУ ВО «*» имеются сведения о выдаче следующего документа:

ФИО выпускника	* (Фамилия Имя Отчество)
Дата рождения	․․ г․
Вид документа	Диплом о высшем образовании (бакалавриат / специалитет / магистратура)
Серия и номер документа	* №
Регистрационный номер в ФИС ФРДО
Направление подготовки (код)	* (․․)
Профиль / Специализация
Присвоенная квалификация	*
Дата выдачи документа	«___» _____________ 20__ г․
Дата регистрации в реестре	«___» _____________ 20__ г․
Основание выдачи (приказ №)	Приказ № * от «___» _____________ 20__ г․
Статус документа	Действителен / Не аннулирован

На основании вышеизложенного подтверждаем факт выдачи указанного документа об образовании․ Данный документ является подлинным, выданным в установленном законодательством порядке и действует на территории Российской Федерации․

Копия данного ответа направлена заявителю по адресу:

Исполнитель: (ФИО сотрудника архива/деканата)
Телефон: *
E-mail: *

_________________ /Фамилия* И․О․ /

М․П․

Вариант 2: Отказ в подтверждении / Документ не найден (Негативный ответ)

ОТВЕТ

на запрос о подтверждении подлинности документа об образовании

Исх․ № * от «___» _____________ 202_ г․

В ответ на Ваш запрос Вх․ № * от «___» _____________ 202_ г․ сообщаем, что в реестрах ФГБОУ ВО «» и в ФИС ФРДО сведений о выдаче документа об образовании с указанными реквизитами:

ФИО:
Серия/Номер:
Дата выдачи:

не обнаружено․

Возможные причины:

Документ не выдавался данным образовательным учреждением․
Указаны неверные реквизиты документа (серия, номер, ФИО на момент выпуска)․
Документ выдан до введения обязательной регистрации в ФИС ФРДО (до 2013 г․) и сведения не перенесены в электронный реестр (требуется ручной поиск в бумажных архивах)․
Документ аннулирован / признан недействительным по решению суда / уполномоченного органа․

Для уточнения информации рекомендуем предоставить копию документа (разворот с фото и реквизитами, вставка с оценками) для проведения экспертизы бланка и сверки с архивными матрицами․

С уважением,
Заведующий архивом / Начальник отдела документирования
ФГБОУ ВО «»
_______________ /Фамилия И․О․ /
Тел․: *

М;П․

Вариант 3: Документ выдан, но аннулирован / признан недействительным

В случае, если по документу вынесено решение об аннулировании (п․ 11 ст․ 62 ФЗ № 273), ответ должен содержать ссылку на документ-основание:

Информируем, что документ об образовании (Диплом * № ) выдан г․, однако в соответствии с Приказом ректора ФГБОУ ВО «» № от «___» _____________ 202_ г․ (или Решением суда № * от «___» _____________ 202_ г․), данный документ аннулирован / признан недействительным по основанию: * (обнаружение подделки, академическое плагиат, нарушение порядка зачисления/обучения и т․д․)․

Сведения об аннулировании внесены в ФИС ФРДО «___» _____________ 202_ г․ (Рег․ номер записи об аннулировании: *)․

Особенности оформления для разных адресатов

Адресат	Особенности ответа
Работодатель (HR-служба)	Достаточно стандартного ответа на бланке․ Часто просят заполнить их форму (анкету)․ Требуется письменное согласие сотрудника (согласно 152-ФЗ), если запрос инициирован работодателем без участия самого гражданина․
МВД / МФЦ (ВНЖ, РВП, Гражданство)	Строго по форме, установленной приказом МВД (если есть) или общему правилу․ Обязательна печать (если есть в уставе) и подпись руководителя․ Срок ответа часто требуют срочный (3-5 дней)․
Суд / Прокуратура / Следователь	Обязательная ссылка на номер уголовного/гражданского/административного дела․ Ответ направляется только по официальному каналу (почта/СМЭВ)․ На конверте: «Судебная корреспонденция»․
Нотариус	Запрос направляется в рамках нотариального действия (наследство, сделка)․ Ответ нужен для удостоверения подлинности подписи/копии․
Иностранные организации (Апостиль/Легализация)	Ответ готовится на двух языках (русский + язык страны назначения) или с нотариальным переводом․ Подтверждается факт выдачи для целей апостилирования․

Технические аспекты: ФИС ФРДО и ЕПГУ

С 2013 года все выдаваемые документы об образовании подлежат обязательной регистрации в Федеральной информационной системе Федерального реестра документов об образовании (ФИС ФРДО)․

Проверка онлайн: Любой работодатель или гражданин может самостоятельно проверить документ на портале frdo․rosminobr․ru (раздел «Проверка документа») по серии, номеру и ФИО․ Это не заменяет официальный ответ, но служит первичным скринингом․
Госуслуги (ЕПГУ): Гражданин может заказать услугу «Получение сведений о документе об образовании» (код услуги 1000000010000660000)․ Ответ приходит в личный кабинет в электронном виде с ЭП организации․ Это самый быстрый способ (1-3 дня)․

Типичные ошибки при подготовке ответа

Отсутствие ссылки на входящий номер․ Без этого запрос считается неисполненным․
Неполные реквизиты ФРДО․ Обязательно указывайте регистрационный номер записи в ФИС ФРДО, это главный идентификатор подлинности с 2013 года․
Игнорирование 152-ФЗ․ Передача данных третьим лицам (работодателям) без письменного согласия субъекта ПДн незаконна, если запрос не пришел от госоргана по основаниям закона․
Путаница в квалификации․ Указывайте именно ту квалификацию, что в дипломе (например, «Бакалавр», «Инженер», «Магистр», «Учитель»), а не просто название специальности․
Ответ на почту, не указанную в запросе․ Направляйте ответ туда, откуда пришел запрос, или по адресу, указанному в обращении․

Ответственность за несвоевременный или ложный ответ

КоАП РФ ст․ 5․39 — за нарушение законодательства в сфере образования (неисполнение обязанности предоставить сведения) — штраф на должностных лиц до 20 000 руб․, на юрлиц до 100 000 руб․
УК РФ ст․ 292 — за ложное официальное заявление (если сотрудник вуза намеренно выдает ложные сведения), штраф, обязательные работы или арест․
ГК РФ ст․ 15 — возмещение убытков, причиненных гражданину/организации незаконным отказом в предоставлении информации․

Чек-лист перед отправкой ответа

[ ] Соответствует ли ФИО в ответе ФИО в запросе (учитывая смену фамилии)?
[ ] Верны ли серия и номер бланка (строго по образцу Приказа № 38)?
[ ] Указан регистрационный номер в ФИС ФРДО (для документов после 2013 г․)?
[ ] Есть ли подпись уполномоченного лица (ректор/директор или лицо, действующее по доверенности/приказу)?
[ ] Поставлена печать (если организация использует печати согласно Уставу)?
[ ] Оформлен исходящий журнал / учет в ЭДО?
[ ] Соблюден срок (5 рабочих дней)?

Данная статья носит информационный характер․ Образцы требуют адаптации под локальные акты конкретной образовательной организации (Устав, Положение об архиве, Положение о документообороте)․ Для сложных случаев (архивные справки до 1991 г․, документы ликвидированных вузов, иностранные образцы) рекомендуется консультация с юристом организации или обращение в Рособрнадзор / архивные ведомства субъектов РФ․