В практике любой организации нередко возникает ситуация, когда сотрудник тратит личные денежные средства на нужды компании: покупает канцелярию, оплачивает проезд, гостиницу в командировке или иные хозяйственные расходы․ В таком случае работодатель обязан возместить работнику понесенные затраты․ Основанием для выплаты служит заявление на возмещение денежных средств подотчетного лица с приложением подтверждающих документов․
Когда составляется заявление
Заявление на возмещение заполняет подотчетное лицо в следующих случаях:
- сотрудник потратил собственные деньги на нужды организации, при этом аванс под отчет ему не выдавался;
- сумма фактических расходов превысила выданный аванс (образовался перерасход по авансовому отчету);
- возникли дополнительные командировочные расходы, согласованные с руководством․
Важно понимать: если расходы действительно были необходимы для деятельности организации и подотчетник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции, БСО), организация обязана выплатить возмещение․
Кто и как заполняет заявление
Единой унифицированной формы заявления законодательством не установлено, каждая компания вправе разработать собственный шаблон․ Документ может быть составлен:
- самим подотчетным лицом от руки или в печатном виде;
- сотрудником бухгалтерии — с последующей подписью подотчетного лица․
Разрешающую визу («Выплатить», «Возместить») ставит руководитель организации либо сотрудник, уполномоченный соответствующей доверенностью․
Обязательные реквизиты заявления
Чтобы документ был принят бухгалтерией, в нем должны быть указаны:
- наименование организации и должность руководителя, которому адресовано заявление;
- Ф․ И․ О․ и должность заявителя (подотчетного лица);
- сумма возмещения (цифрами и прописью);
- цель и обоснование расходов;
- перечень прилагаемых подтверждающих документов (чеки, билеты, акты);
- способ возмещения — наличными из кассы или перечислением на банковскую карту (тогда указываются реквизиты);
- дата составления и подпись заявителя;
Образец заявления на возмещение денежных средств
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․ И․ ()
от менеджера отдела снабжения
Петрова Петра Петровича ()
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу возместить мне денежные средства в размере 4 750 (четыре тысячи семьсот пятьдесят) рублей 00 копеек, израсходованные из личных средств на приобретение канцелярских товаров для нужд организации․
Подтверждающие документы прилагаю:
- кассовый чек ООО «Канцелярия» от № * на сумму 3 200 руб․;
- товарный чек № * от на сумму 1 550 руб․
Возмещение прошу перечислить на банковскую карту по реквизитам: карта № * 1234, Банк «», БИК 04*․
Виза руководителя: «Возместить․ Иванов И․ И․ (**)» —
Порядок дальнейших действий
- Заявление передается руководителю на визирование․
- После одобрения документ направляется в бухгалтерию․
- Бухгалтерия оформляет авансовый отчет (форма АО-1 или самостоятельно разработанная) и проводит выплату: наличными по расходному кассовому ордеру либо безналичным перечислением․
- Если же у сотрудника, наоборот, образовалась задолженность перед организацией (неизрасходованный аванс), оформляется заявление на удержание подотчетных сумм из заработной платы, с указанием даты получения денег, суммы удержания и даты начала удержаний․
Полезные рекомендации
- Сохраняйте все чеки и квитанции — без них бухгалтерия вправе отказать в возмещении․
- Согласовывайте крупные траты с руководством заранее, чтобы избежать споров․
- Подавайте заявление в разумный срок — как правило, в течение нескольких рабочих дней после совершения расходов (срок может быть закреплен в локальном положении о подотчетных средствах)․
- Если организация отказывается возмещать обоснованные расходы, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд․