Сверка взаиморасчётов с контрагентами, важный элемент договорной работы любой организации․ Акт сверки позволяет своевременно выявить расхождения в учёте, подтвердить задолженность и избежать споров при оплате․ Но чтобы получить этот документ, часто требуется направить контрагенту официальный запрос․ Разберём, как его правильно составить․

Зачем нужен запрос акта сверки

Представьте ситуацию: вы с партнёром ведёте общие дела — один поставляет товары, другой их оплачивает․ Чтобы в какой-то момент не возникло разногласий по суммам и срокам, стороны периодически сверяют взаимные расчёты․ Запрос акта сверки необходим в следующих случаях:

• подтверждение дебиторской или кредиторской задолженности;
• подготовка к годовой бухгалтерской отчётности;
• выявление расхождений в первичных документах;
• подтверждение долга для претензионной или судебной работы;
• сверка расчётов с бюджетом (налоги, взносы) — запрос в налоговый орган․

Обязательные реквизиты запроса

Законодательно форма запроса не утверждена, поэтому документ составляется в свободной форме на фирменном бланке организации․ Однако он должен содержать:

1. наименование и реквизиты отправителя (ИНН, КПП, адрес);
2. наименование и адрес получателя;
3. дату и исходящий номер письма;
4. реквизиты договора, по которому требуется сверка;
5. период, за который необходимо провести сверку;
6. просьбу направить подписанный акт в установленный срок;
7. подпись руководителя или уполномоченного лица․

Образец запроса акта сверки

ООО «Вектор»
ИНН 774567, КПП 77001
Адрес: 115, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, оф․ 3
Тел․: +7 (495) —
E-mail: info@vektor․ru

Исх․ № 1* от

Генеральному директору
ООО «ПартнёрСтрой»
Иванову И․И․
Адрес: 190, г․ Санкт-Петербург, наб․ Обводного канала, д․ 2

Запрос о предоставлении акта сверки взаиморасчётов

Уважаемый Иван Иванович!

В целях подтверждения состояния взаимных расчётов и подготовки бухгалтерской отчётности просим Вас направить в наш адрес акт сверки взаиморасчётов по договору поставки № /2025 от за период с по ․

Просим предоставить подписанный акт сверки в срок до одним из следующих способов:

• по электронной почте: buh@vektor*․ru;
• почтовым отправлением по адресу: 115, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, оф․ 3;
• через систему ЭДО (оператор «Контур․Диадок», идентификатор участника: 2BM-7745**-**)․

В случае наличия расхождений просим приложить расшифровку задолженности с указанием номеров и дат первичных документов․

С уважением,
Генеральный директор ООО «Вектор» _____________ /Петров П․П․/

Запрос акта сверки в налоговый орган

Оценить состояние расчётов с бюджетом помогает сверка с налоговой инспекцией․ Запросить акт сверки можно:

• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
• по телекоммуникационным каналам связи (ТКС);
• лично или почтой — заявлением в свободной форме на имя руководителя инспекции․

В заявлении указываются реквизиты организации, период сверки и способ получения документа․

Практические рекомендации

• Направляйте запрос способом, подтверждающим получение (заказное письмо с уведомлением, ЭДО)․
• Указывайте конкретный срок ответа — обычно 5–10 рабочих дней․
• Приложите к запросу свой вариант акта сверки — это ускорит процесс․
• Храните копии запросов: они пригодятся при претензионной работе и в суде для подтверждения попыток урегулирования․