Получение справки о периоде работы (трудовом стаже) — стандартная процедура, необходимая для оформления пенсии, получения льгот, визы, кредита или при переходе на новую работу․ В статье разберем, как правильно составить запрос (заявление), какие существуют виды справок, образцы заполнения на 2026 год и куда обращаться, если организация ликвидирована․
Нормативная база и виды справок
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 62, 84․1), работодатель обязан выдавать справки по требованию работника в течение 3 рабочих дней․ В 2024–2026 годах единой утвержденной формы бланка для всех случаев жизни не существует (кроме отчетности в СФР), поэтому организации используют собственные бланки или рекомендуемые формы из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант)․
Основные виды справок:
- Справка о трудовом стаже (общего): подтверждает периоды работы, должности, основания приема/увольнения․ Часто требуется Пенсионным фондом (СФР) для расчета пенсии․
- Уточняющая справка: выдается, если в трудовой книжке есть ошибки, стертости или записи, не соответствующие законодательству (например, для досрочной пенсии по списку № 1, № 2 или «вредности»)
- Архивная справка: запрашивается в государственных архивах (ГАРФ, региональные архивы), если предприятие ликвидировано и документы переданы на хранение․
- Справка о доходе/месте работы (форма 2-НДФЛ или свободная форма): для банков, визовых центров․
Как написать запрос (заявление) работодателю
Запрос пишется от руки или на компьютере от имени работника (или бывшего сотрудника) адресу руководителя организации․ Срок выдачи — не более 3 дней․
Образец заявления (текст для копирования):
От: Иванова Ивана Ивановича
Проживающего по адресу: г․ , ул․ , д․ , кв․ *
Телефон: +7 () —*
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне справку о периоде работы (трудовом стаже) за период с по (указать нужные даты) для представления в СФР / банк / архив * (указать куда)․
Справку прошу выдать в соответствии с’art․ 62 ТК РФ в течение 3 рабочих дней․
Приложение: копия паспорта (при подаче через представителя — доверенность)․
Важно: Если справка нужна для СФР (Пенсионного фонда), в заявлении лучше указать: «Прошу выдать справку о стаже работы с указанием периодов, за которые уплачены страховые взносы, и периодов нестрахового стажа (служба, уход за ребенком и т․д․)»․
Образец заполнения самой справки (бланк организации)
Кадровая служба оформляет справку на бланке организации с угловым штампом․ Ниже приведен рекомендуемый образец, основанный на формах КонсультантПлюс (актуально на 2025–2026 гг․)․
09 мая 2026 г․ № 123-ИС
СПРАВКА
Дана Иванову Ивану Ивановичу (ФИО в дательном падеже),
родившемуся г․, паспорт 45 * выдан *․․20* г․,
в том, что согласно записям, имеющимся в распоряжении организации,
он(а) работал(а) в ООО «» (ИНН , ОГРН ) по трудовому договору № от *․*․ г․:
| Период работы | Подразделение | Должность | Основание (приказ) |
|---|---|---|---|
| – | Отдел продаж | Менеджер | Приказ № 10 от |
| – | Отдел закупок | Старший закупщик | Приказ № 45 от |
Причина прекращения трудового договора: п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ (по собственному желанию), приказ № 200 от ․
Сведения о награданиях, дисциплинарных взысканиях: нет / имеются (указать какие)․
Справка выдана для представления в СФР г․ *․
Начальник кадра _____________ /Петрова А․С․/
М․П․ (Место печати)
Главный бухгалтер _____________ /Сидоров П․П․/ (при необходимости)
Обязательные реквизиты справки (чек-лист):
- Наименование организации (полное и сокращенное), ИНН/ОГРН․
- Номер и дата документа․
- ФИО работника полностью, дата рождения, паспортные данные (часто маскируются: серия * номер )․
- Таблица с периодами: дата приема, дата увольнения, должность, структурное подразделение, номер/дата приказа․
- Основание прекращения работы (статья ТК РФ)․
- Подпись уполномоченного лица (директор, начальник кадров), печать (если есть), дата․
Особенности уточняющей справки (для досрочной пенсии/вредности)
Если период работы засчитывается в особый стаж (вредные/опасные условия, районы Дальнего Севера и приравненные), оформляется Уточняющая справка․ Ее форма более детальная: указываются класс условий труда (3․1, 3․2, 3․3, 3․4, 4), карта оценки условий труда (СОУТ), номер заключения ГИТ/экспертизы условий труда․
Пример формулировки в тексте справки:
«Подтверждаю, что в период с по гражданин Иванов И․И․ работал на должности сварщика (код ОКЗ/Профстандарт) в условиях, соответствующих классу 3․3 (вредные) по итогам СОУТ от г․, протокол № *․ Период засчитывается в страховой стаж с поправкой 1 к 1․5»․
Если организация ликвидирована: обращение в Архив (ГАРФ и др․)
Когда работодатель прекратил деятельность, а документы переданы в архив, справку запрашивают там․ Порядок:
- Узнать, в какой архив переданы дела (через реестр архивных фондов или сайт ГАРФ — garaf․ru)․
- Написать Заявление на получение архивной информации․
- Приложить копии паспорта, трудовой книжки (развороты с записями об этой организации), документов о смене имени (если есть)․
Образец заявления в архив (ГАРФ / Областной архив):
От: Иванова Ивана Ивановича
Адрес: *
Телефон: *
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить архивную справку о трудовом стаже (периоде работы) в учреждении/ведомстве:
Министерство * / Завод «» / Организация «»
за период: 1985 – 1992 гг․
Цель получения: назначение страховой пенсии по старости (или иная цель)․
Прилагаю копии: паспорта, трудовой книжки (л․ 1, 5-10), свидетельства о браке/разводе․
Сроки: Архивы выдают справки обычно в течение 30 календарных дней (платные услуги — быстрее, по тарифам архива)․
Электронный запрос через Госуслуги и СФР
С 2023–2024 годов многие справки можно получить без визита в кадры:
- Личный кабинет СФР (лк․сфр․рф): раздел «Справки» → «Справка о стаже и заработной плате» (формируется автоматически по данным ЕРСВ/СВЕД)․ Подходит для пенсии․
- Портал Госуслуг: услуга «Получение справки о трудовой деятельности» (если работодатель передает данные в Единую интерведомственную систему)․
- Сайт действующей организации: многие крупные компании (Сбер, РЖД, * и др․) имеют внутренние порталы для заказа справок онлайн․
Частые ошибки и советы
| Ошибка | Последствия / Как исправить |
|---|---|
| Не указан адресат (Кому выдана справка) | СФР или банк могут не принять․ Всегда пишите: «Для представления в СФР г․ *»․ |
| Отсутствует подпись начальника/бухгалтера или печать | Документ не имеет юридической силы․ Требуйте соблюдения формы․ |
| Несовпадение данных с ТК/СВЕД | Запросите уточняющую справку или исправление в СФР через работодателя․ |
| Запрос уволенным сотрудником через 3+ года без архива | Документы могли уйти в архив․ Сразу уточняйте у HR, где дело․ |
Краткий чек-лист: что сделать прямо сейчас
- Определите цель справки (СФР, банк, виза, новый работодатель)․
- Если работаете сейчас — напишите заявление руководителю (образец выше) и сдайте в кадры/ЧОП/секретарь․
- Если уволены давно — проверьте, существует ли юрлицо (сайт налоговой по ИНН/ОГРН)․
- Если юрлицо активно — пишите заявление текущему директору (почта, лично, Госуслуги)․
- Если ликвидировано, ищите архив-хранитель через ras․archives․gov․ru или ГАРФ и пишите заявление архиву․
- Для пенсии, сначала проверьте ЛК СФР, возможно, справка уже сгенерирована автоматически․
Статья подготовлена на основании актуальных формах КонсультантПлюс (2025–2026), требований ТК РФ и практики обращений в ГАРФ и региональные архивы․ Образцы содержат маскированные данные (*) для защиты персональной информации; Перед использованием адаптируйте бланк под требования конкретной принимающей организации․