Работа с обращениями граждан — одно из ключевых направлений деятельности депутата любого уровня: от муниципального до федерального. Порядок рассмотрения обращений регулируется Федеральным законом от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также внутренними регламентами представительных органов. Обязательным элементом этой работы является ведение журнала регистрации (учёта) обращений граждан. В данной статье подробно разберём, как правильно заполнять такой журнал, приведём образец и практические рекомендации.

Назначение журнала регистрации обращений

Журнал обращений граждан к депутату выполняет несколько важных функций:

• Учётная — фиксация всех поступивших письменных и устных обращений с присвоением регистрационного номера;
• Контрольная — отслеживание сроков рассмотрения обращений (по общему правилу — 30 дней с момента регистрации);
• Отчётная, формирование статистики для отчётов депутата перед избирателями и руководством фракции;
• Аналитическая — выявление наиболее острых проблем округа (ЖКХ, благоустройство, социальная защита и т.д.);
• Доказательная — подтверждение факта получения обращения и направления ответа при возникновении споров.

Форма журнала

Журнал может вестись как в бумажном, так и в электронном виде (в системе электронного документооборота). Бумажный журнал, как правило, представляет собой прошитую и пронумерованную книгу (обычно 60–80 страниц) с заверительной надписью на последней странице. Типовые формы журналов утверждаются регламентами органов власти (например, Приложение № 2 к Приказу МВД России от № 707, приложения к административным регламентам региональных министерств).

В целях оперативного поиска журнал может вестись в алфавитной форме, обращения записываются по алфавиту фамилий авторов, аналогично алфавитной книге.

Графы журнала и порядок их заполнения

Типовой журнал регистрации обращений граждан содержит следующие графы:

1. Порядковый (регистрационный) номер — присваивается последовательно, часто с указанием года, например: 15/2026;
2. Дата поступления (регистрации) обращения — день фактического получения письма или проведения личного приёма;
3. Ф.И.О. заявителя и адрес, фамилия, имя, отчество гражданина и его почтовый адрес для направления ответа;
4. Краткое содержание обращения — суть вопроса (жалоба, заявление, предложение);
5. Вид обращения — письменное, электронное, устное (на личном приёме);
6. Резолюция депутата — кому поручено исполнение, какие действия предпринять;
7. Ответственный исполнитель — помощник депутата или сотрудник аппарата;
8. Отметка об исполнении, куда и когда направлен запрос или депутатское обращение;
9. Дата и номер ответа заявителю, реквизиты исходящего письма;
10. Примечание — повторное обращение, анонимное, отклонено и т.п.

Образец заполнения журнала

Ниже приведён пример заполнения строк журнала (персональные данные частично скрыты):

Запись № 12/2026

• Дата регистрации:
• Заявитель: Иванов Пётр Севич, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. *
• Вид обращения: письменное (через приёмную депутата)
• Содержание: жалоба на ненадлежащее состояние детской площадки во дворе дома, просьба о содействии в проведении ремонта
• Резолюция: «Подготовить депутатский запрос в Управу района. Срок — »
• Исполнитель: помощник депутата Смирнова А. В
• Отметка об исполнении: запрос направлен , исх. № 45-Д
• Ответ заявителю: направлен , исх. № 52-Д
• Примечание: —

Запись № 13/2026

• Дата регистрации:
• Заявитель: Петрова Мария Иввна, г. Москва, пр-т Мира, д. 2, кв. , тел. +7 (9) *—
• Вид обращения: устное (личный приём граждан)
• Содержание: вопрос о предоставлении мер социальной поддержки ветерану труда
• Резолюция: «Организовать консультацию со специалистом отдела соцзащиты»
• Исполнитель: ведущий консультант Козлов Д. Н*
• Отметка об исполнении: консультация проведена
• Ответ заявителю: дан устно, продублирован письмом от , исх. № 58-Д
• Примечание: вопрос решён положительно

Правила и рекомендации по ведению журнала

• Каждое обращение регистрируется в день поступления или на следующий рабочий день;
• Записи вносятся аккуратно, без сокращений, искажающих смысл; исправления заверяются подписью ответственного лица;
• Анонимные обращения (без Ф.И.О. и адреса) также фиксируются с отметкой «анонимное», ответ на них не направляется;
• Повторные обращения регистрируются под новым номером со ссылкой на первичное;
• Коллективные обращения регистрируются как одно, с указанием количества подписантов;
• Журнал хранится в течение установленного срока (как правило, не менее 5 лет) и передаётся в архив;
• Персональные данные заявителей подлежат защите в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных».

Грамотно организованный учёт обращений граждан — показатель профессионализма депутата и его команды. Правильно заполненный журнал позволяет не допустить нарушения сроков рассмотрения обращений, обеспечивает прозрачность работы с избирателями и служит надёжной основой для отчётности. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под требования регламента вашего представительного органа.