Оформление увольнения по собственному желанию — одна из самых частых кадровых процедур. Несмотря на кажущуюся простоту, ошибки в записи в трудовой книжке могут привести к трудовым спорам, штрафам при проверках ГИТ и проблемам у сотрудника при будущем трудоустройстве или назначении пенсии. В этой статье подробно разберем актуальные образцы заполнения на 2026 год, нормативную базу, частые ошибки и нюансы электронных трудовых книжек.

Нормативная база: на что ссылаться в 2026 году

Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, по-прежнему является Постановление Правительства РФ от № 645 («Правила ведения и хранения трудовых книжек») с изменениями на текущую дату. Основанием для увольнения служит ст. 77 ТК РФ (пункт 3 части 1).

Важный момент: Согласно судебной практике и разъяснениям Роструда (в т.ч. Письмо Роструда от ), формулировки «увольнить», «прекратить трудовой договор» и «расторгнуть трудовой договор» при увольнении по собственному желанию являются равнозначными. В записи в трудовой книжке допускается использование любого из этих глаголов.

Классический образец записи (Бумажная трудовая книжка)

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (внутренний разворот). Нумерация записей сквозная.

Образец заполнения строки:

Допустимые вариации формулировки (Графа 3):

• Вариант 1 (Наиболее частый): Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 ст. 77 ТК РФ.
• Вариант 2 (Через «прекращен»): Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 ст. 77 ТК РФ.
• Вариант 3 (Через «расторгнут»): Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон по инициативе работника, пункт 3 части 1 ст. 77 ТК РФ. (менее рекомендуется, так как «по соглашению сторон», это п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, лучше не смешивать основания).

Рекомендация экспертов (КонсультантПлюс, Кадровик-практик): Используйте формулировку «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Она наиболее понятна, лаконична и не вызывает вопросов у проверяющих органов.

Нюансы заполнения графы «Дата» (Графа 2)

Дата записи в трудовой книжке обязательно должна совпадать с датой увольнения, указанной в приказе (распоряжении). Это последний рабочий день сотрудника (день выдачи трудовой книжки и полного расчета).

• Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Запись вносится в день увольнения (п. 5 Правил № 645). Отсрочка недопустима.

Нюансы заполнения графы «Документ-основание» (Графа 4)

Указывается реквизиты приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

• Наименование: Приказ (или Распоряжение) о прекращении трудового договора (или «об увольнении»).
• Номер и дата приказа. Пример: Приказ № 125-ОД от г.
• Номер и дата приказа должны совпадать с оригиналом документа.

Особенности при увольнении «по уважительной причине» (Без отработки выслуги)

Если сотрудник уволен по собственному желанию без отработки 14-дневного уведомления по уважительной причине (поступление в вуз, переезд за супругом, уход на пенсию, нарушение работодателем трудового закона и т.д.), текст записи в трудовой книжке не меняется.

Запись остается стандартной: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ».

Сама уважительная причина (основание для освобождения от отработки) фиксируется только в приказе и в личном деле (карточке Т-2), но не в трудовой книжке (согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению ТК, разъяснения КонсультантПлюс).

Увольнение внутреннего совместителя

При увольнении внутреннего совместителя по собственному желанию запись в трудовой книжке вносится только по требованию работника (ст. 66, 288 ТК РФ).

Образец записи для совместителя:

Обязательно указывается пометка «внутренний совместитель» после названия должности.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Особенности 2026 года

С 2020 года ведется параллельный учет (бумажный + электронный), а для новичков на рынке труда — только электронный. Сдача отчета СЗВ-ТД заменяет запись в бумажной ТК для Пенсионного фонда (СФР).

Как это выглядит в ЭТК (СЗВ-ТД):

1. Основание для прекращения: Код «31» — «По собственному желанию работника (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ)».
2. Дата прекращения: Дата увольнения (последний рабочий день).
3. Номер и дата приказа: Реквизиты приказа работодателя.
4. Признак основного места работы / совмещения: Указывается соответствующий код.

Важно: Ошибка в коде основания в СЗВ-ТД (например, указание кода «30» — по соглашению сторон вместо «31») ведет к отказу в приеме отчета СФР и несоответствию стажу.

Типичные ошибки кадровиков (Чек-лист перед подписью)

• Ошибка 1: Пропуск ссылки на статью ТК РФ (пишут просто «Уволен по собственному желанию»). Последствия: запись считается неполной, возможны вопросы у СФР.
• Ошибка 2: Указание в ТК причины «по уважительной причине» (например: «Уволен по собственному желанию в связи с переездом…»). Последствия: нарушение п. 5 Правил № 645, разглашение личной информации.
• Ошибка 3: Расхождение даты в приказе и даты в ТК / СЗВ-ТД.
• Ошибка 4: Использование основания «Пункт 3 статьи 77 ТК РФ» без указания «части 1» (хотя в ст. 77 только одна часть имеет пункт 3, полная ссылка, стандарт хорошего тона).
• Ошибка 5: Несвоевременная выдача ТК сотруднику (позже дня увольнения).

Алгоритм действий кадровика в день увольнения (Шпаргалка)

1. Получить заявление от сотрудника (за 14 календарных дней до предполагаемой даты, если нет уважительной причины).
2. Подготовить проект приказа по форме № Т-8 (или единая форма Т-8а для нескольких лиц) или свободной формы с обязательными реквизитами.
3. Подписать приказ руководителем организации.
4. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись (в день увольнения).
5. Внести запись в трудовую книжку (бумажную, если она у работодателя / сотрудника не отказался от нее).
6. Выдать трудовую книжку сотруднику (или отправить почтой с уведомлением по требованию).
7. Провести полный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.).
8. Сдать отчет СЗВ-ТД в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (для ЭТК).
9. Сдать отчет ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) в установленные сроки.

Пример оформления приказа (Форма Т-8) — Ключевые поля

Хотя статья про запись в ТК, правильный приказ — залог правильной записи.

• Основание: Заявление работника № * от * (дата).
• Текст приказа: «Уволить Иванова Ивана Ивановича с должности менеджера отдела продаж по собственному желанию (пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ) с г.».
• Дата приказа: (совпадает с датой увольнения).
• Подпись работника: В графе «С ознакомлением» сотрудник ставит подпись и дату в день увольнения.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли написать «Расторгнут трудовой договор» вместо «Уволен»?

Ответ: Да, можно. Закон (ТК РФ) и Постановление № 645 не навязывают строгого глагола. Практика КонсультантПлюс и журнала «Кадровое дело» подтверждает: «Уволен», «Прекращен», «Расторгнут» — равнозначны. Однако «Уволен», исторически устоявшаяся и наиболее понятная формулировка для ТК.

Вопрос: Что делать, если сотрудник не пришел за ТК в день увольнения?

Ответ: В день увольнения (последний рабочий день) в ТК вносится запись. На обложке ТК (или в карточке учета ТК) делается отметка о направлении уведомления работнику о необходимости получить ТК. ТК отправляется почтой (ценным письмом с вложением) по адресу, указанному работником в заявлении или известному работодателю.

Вопрос: Нужно ли ставить печать организации на записи в ТК?

Ответ: Нет. Согласно п. 5 Правил № 645, запись заверяется подписью уполномоченного лица (директора, кадрового сотрудника) с расшифровкой подписи и датой. Печать ставится только на приказах и в карточке учета ТК. Наличие печати на записи в ТК, не ошибка, но и не требование.

Грамотное оформление записи об увольнении по собственному желанию в 2026 году сводится к трем правилам:

1. Точная формулировка: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ».
2. Совпадение дат: Заявление -> Приказ -> Запись в ТК -> СЗВ-ТД = один и тот же день (последний рабочий день).
3. Своевременность: Выдача ТК и сдача отчетности в СФР в законные сроки.

Соблюдение данного алгоритма исключит риски штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц за нарушение сроков выдачи ТК) и претензий со стороны СФР при формировании пенсионных прав работника.

Данная статья подготовлена на основе актуального на г. трудового законодательства РФ, Постановления Правительства РФ № 645, разъяснений Роструда, материалов систем «КонсультантПлюс», «Гарант» и журнала «Кадровик-практик». При наличии сложных ситуаций (увольнение руководителя организации, ИП, работы в вредных условиях) рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.