Справка о дебиторской и кредиторской задолженности, это ключевой внутренний и внешний документ, отражающий финансовое состояние предприятия на конкретную дату. На единой обязательной формы для коммерческих организаций не существует, однако для бюджетных учреждений утвержден строгий бланк. В данной статье подробно разберем, как составить справку правильно, какие данные включить и где найти актуальные образцы.

Нормативная база и виды справок

Законодательством (ГК РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете») не установлена унифицированная форма справки для коммерческих компаний. Организация вправе разработать свой бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике (ст. 9 ФЗ-402).

Основные виды документов:

• Справка-расшифровка к бухгалтерскому балансу, приложение к годовой отчетности (стр. 1230, 1520, 1510 и др.), раскрывающая состав задолженности.
• Справка для банка/инвесторов/контрагентов — составляется в свободной форме на фирменном бланке для подтверждения платежеспособности.
• Справка для суда/арбитража — используется как доказательство наличия/отсутствия долга.
• Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (Форма 0503769) — обязательная форма для бюджетных и автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ (действует с ).

Структура и обязательные реквизиты справки

Независимо от назначения, документ должен содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»:

1. Наименование документа (например, «Справка о дебиторской и кредиторской задолженности на »).
2. Дата составления.
3. Наименование организации (полное и сокращенное).
4. ИНН/КПП, ОГРН (маскируем: ИНН * / КПП * / ОГРН *).
5. Период отчетности (на какую дату сданы данные).
6. Табличная часть с группировкой по контрагентам, срокам, статьям баланса.
7. Подписи руководителя и главного бухгалтера (ФИО маскируем: Иванов И.И. * / Петров П.П. *).
8. Печать организации (при наличии).

Содержание табличной части: что требуют эксперты (КонсультантПлюс, налоговая практика)

Согласно разъяснениям экспертов (в т.ч. статьи в «Новой бухгалтерии», консультации КонсультантПлюс), расшифровка должна обеспечивать связь с балансом:

Для дебиторской задолженности (Раздел II баланса «Оборотные активы»):

• Покупатели и заказчики (стр. 1230) — разбивка по срокам: до 12 мес., свыше 12 мес.
• Авансы выданные (стр. 1240).
• Прочая дебиторская задолженность (стр. 1250) — налоговые переплаты, взносы к фондам, расчеты с персоналом.

Для кредиторской задолженности (Разделы IV «Долгосрочные обязательства» и V «Краткосрочные обязательства»):

• Кредиты и займы (стр. 1410, 1510).
• Поставщики и подрядчики (стр. 1520).
• Обязательства перед персоналом (стр. 1530), госфондами (стр. 1540), налогами (стр. 1550).
• Прочая кредиторская задолженность (стр. 1560).

Важно: Данные справки обязаны сходиться с сальдо счетов 60, 62, 71, 73, 75, 76, 68, 69, 66, 67 на отчетную дату. Расхождение — грубая ошибка.

Детализация по контрагентам (Образец заполнения строки)

Для удобства анализа (банками, аудиторами, при инвентаризации по ИНВ-17) рекомендуется следующий набор колонок:

Примечание: Фамилии ИП, номера договоров, адреса контрагентов в реальном документе указываются открыто, в данной статье замаскированы символами * в целях безопасности.

Особости подготовки к разным целям

Для списания кредиторской задолженности (Налоговый учет)

Если цель — списание просроченной кредиторки (срок исковой давности 3 года, ст. 196 ГК РФ) и признание дохода (ст. 250 НК РФ), справка должна содержать:

• Подтверждение факта существования долга (акты сверки, счета, УПД).
• Анализ причин неоплаты.
• Отсутствие судебных споров на момент списания.
• Ссылку на акт инвентаризации (ф. ИНВ-17) или комиссию.

Для банка (Кредитный комитет)

Банки требуют «Расшифровку ДЗ/КЗ» с группировкой по качеству:

• Нормальная (срок не наступил / просрочка < 30 дней).
• Наблюдательная (просрочка 30-90 дней).
• Проблемная (просрочка > 90 дней, есть суды).
• Безнадежная (истек срок давности, ликвидация дебитора).

Обязательно указывать размер резерва под сомнительные долги (счет 63 / 59 в РБУ или модель ожидаемых потерь в МСФО).

Для бюджетных учреждений (Форма 0503769)

Заполняется строго по инструкции Минфина. Основные отличия:

• Разделение на бюджетную и внебюджетную деятельность.
• Обязательное заполнение кодов аналитики (КЭК, КБК, КОСГУ).
• Сдается в казначейство вместе с отчетностью (ф. 0503769).

Алгоритм составления справки (Пошагово)

1. Выгрузка сальдо/оборотов по счетам 60, 62, 76, 68, 69, 71, 73, 75, 66, 67 на отчетную дату (из 1С, SAP, Галاكت и др.).
2. Проведение акта сверки с ключевыми контрагентами (минимум топ-20 по сумме).
3. Инвентаризация (если годовая отчетность или смена ГБУ) — заказ приказом, комиссия, форма ИНВ-17.
4. Анализ просрочки по каждому контрагенту: расчет дней, оценка взыскательности.
5. Формирование резерва (приказ о создании резерва под сомнительные долги).
6. Заполнение бланка (своего или ф. 0503769).
7. Сверка итогов с балансом (стр. 1230+1240+1250 = сальдо Дт 62+7 -+…; стр. 1520+1510+… = сальдо Кт 60+66+67+…).
8. Подписание и заверение печатью (если есть в Уставе).

Типовые ошибки и риски

• Расхождение с балансом: сумма в справке ≠ строке баланса. Риск: отказ банка в кредите, замечания аудитора, налоговые риски при ВНД.
• Отсутствие аналитики по «Прочей ДЗ/КЗ»: сваливание всех мелких сумм в одну строку без раскрытия. Риск: вопросы налоговой при проверке обоснованности резерва/ВНД.
• Игнорирование срока исковой давности: долги старше 3 лет не списаны в кредиторке — завышен пассив баланса; в дебиторке, не создан резерв, завышен актив.
• Подпись не уполномоченного лица: справка для суда/банка подписана менеджером, а не директором/ГБУ. Юридическая ничтожность документа.

Где найти актуальные бланки и образцы заполнения (2026 год)

Рекомендуемые источники (доступны в правовых системах и открытом доступе):

• КонсультантПлюс / Гарант: раздел «Формы документов» -> «Бухгалтерский учет» -> «Справки». Поиск по запросу: «Справка о дебиторской и кредиторской задолженности образец 2026».
• Сайт ФНС (nalog.gov.ru): раздел «Бухгалтерская отчетность» -> «Пояснения к балансу» (пример расшифровки строк 1230, 1520).
• Сайт Минфина (minfin.ru): Приказ от № 257н (Форма 0503769 для бюджетников) — актуальная редакция на 2026 год.
• Профильные порталы (nalog-nalog.ru, buhgalter911.ru, 1c-bgu.ru): публикуют заполненные примеры в Excel/Word для бесплатного скачивания.
• ИТС 1С: в составе типовых конфигураций (БП 3.0, ERP, БГУ 2.0) есть встроенные отчеты «Расшифровка ДЗ/КЗ» и «Акт сверки» с печатными формами.

Пример оформления «Шапки» справки на фирменном бланке

Грамотно составленная справка о дебиторской и кредиторской задолженности — это не просто формальность для банка или налоговой, а инструмент управления ликвидностью. На 2026 год ключевыми трендами являются: обязательная привязка к статьям баланса (для прохождения автоматических контролов ФНС при сдаче отчетности), детализация по этапам судебного взыскания и отражение резервов под сомнительные долги в соответствии с ПБУ 26/2024 (если применяется) или МСФО 9.

Используйте образцы из авторитетных источников (КонсультантПлюс, Минфин, ИТС 1С), адаптируйте их под структуру вашей организации и обязательно сверяйте итоги с оборотной ведомостью перед подписанием.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. В конкретных ситуациях (спор с ФНС, банкротство, сделка M&A) рекомендуется консультироваться с профессиональным аудитором или юристом. Все чувствительные данные (ИНН, ФИО, номера телефонов, адреса) в примерах заменены на маску *.