Дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск для ветеранов труда, ветеранов Военной службы и других категорий граждан, имеющих право на данную социальную гарантию, предоставляется на основании письменного заявления (рапорта) сотрудника. Грамотное составление этого документа — залог своевременного получения заслуженного отдыха. В данной статье мы подробно разберем структуру рапорта, нормативную базу, нюансы заполнения и предоставим готовые образцы.

Нормативная правовая база

Перед написанием рапорта необходимо сослаться на конкретные статьи законодательства, дающие право на дополнительный отпуск. Основные акты:

• ТК РФ (Статья 116): Устанавливает право на дополнительный отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также иным работникам в случаях, предусмотренных федеральными законами.
• Федеральный закон от № 5-ФЗ «О ветеранах» (Статья 18, 27, 32): Гарантирует дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью до 14 календарных дней (для ветеранов труда) и до 35 календарных дней (для ветеранов Великой Отечественной войны, лиц, награжденных медалью «За победу над Германией» и др.).
• Федеральный закон от № 76-ФЗ «О статусе ветеранов Военной службы» (Статья 14): Предусматривает дополнительный отпуск до 14 календарных дней для ветеранов Военной службы.
• Постановление Правительства РФ от № 1166: Утверждает Перечень категорий работников, имеющих право на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска за особый характер труда.

Структура и обязательные реквизиты рапорта

Рапорт — это официальное служебное записка (заявление), адресованное руководителю организации. Он должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутреннему документообороту компании.

Обязательные элементы:

1. Шапка документа (в правом верхнем углу):
   • Кому: Должность руководителя (Директор, Генеральный директор, Начальник управления), Фамилия И.О. руководителя (маскируем: Иванов И.И. → Иванов И.).
   • От кого: Должность заявителя, Фамилия И.О; (маскируем: Петров П.П. → Петров П.), Табельный номер, Подразделение.
2. Наименование документа: «РАПОРТ» или «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки).
3. Текст документа:
   • Суть просьбы: «Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск…»
   • Правовая основа: Ссылка на статью закона (например, «на основании ст. 18 ФЗ № 5-ФЗ», «ст. 14 ФЗ № 76-ФЗ»).
   • Категория получателя: «в качестве ветерана труда», «в качестве ветерана Военной службы».
   • Срок отпуска: «продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней».
   • Желаемые даты: «с ..202 по ..202» (даты маскируем).
   • Способ предоставления: «присоединить к основному ежегодному отпуску» или «предоставить в отдельном порядке» (в любое время по желанию работника — ст. 122 ТК РФ для ветеранов труда).
4. Приложения: Перечень копий документов, подтверждающих право (Свидетельство ветерана труда, Удостоверение ветерана Военной службы, Паспорт).
5. Подпись, дата, расшифровка подписи.

Образец рапорта (Вариант 1: Ветеран труда, присоединение к основному отпуску)

Наиболее частая ситуация: сотрудник хочет удлинить свой основной ежегодный отпуск за счет ветеранских дней.

РАПОРТ

Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.
таб. № *

О предоставлении дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска

Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней в качестве ветерана труда на основании статьи 18 Федерального закона от № 5-ФЗ «О ветеранах» и статьи 116 ТК РФ.

Прошу присоединить указанный дополнительный отпуск к основному ежегодному оплачиваемому отпуску за 202* рабочий год, предоставляемому мне с ..202 по ..202.

Прилагаю:
Копию Свидетельства ветерана труда серии  № * выданного ..20 г.  (орган выдачи).
Копию паспорта гражданина РФ.

..202 г. Петров П. /Петров П./

Образец рапорта (Вариант 2: Ветеран Военной службы — предоставление в любое время)

Согласно ст. 14 ФЗ № 76-ФЗ, ветераны Военной службы имеют право на дополнительный отпуск до 14 дней в удобное для них время (независимо от графика отпусков).

ЗАЯВЛЕНИЕ

Генеральному директору АО «СтройМаш»
Сидорову С.
от инженера 1 категории отдела КИПиА
Смирнова С.
таб. № *

О предоставлении дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска

На основании статьи 14 Федерального закона от № 76-ФЗ «О статусе ветеранов Военской службы» и статьи 116 ТК РФ прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней в качестве ветерана Военной службы.

Прошу предоставить отпуск в отдельном порядке с ..202 по ..202 (в удобное для меня время).

Прилагаю:
Копию Удостоверения ветерана Военной службы серии  № * выданного ..20 г.
Копию паспорта гражданина РФ.

..202* г. Смирнов С.* /Смирнов С.*/

Образец рапорта (Вариант 3: Ветеран Великой Отечественной войны / Инвалид войны — 35 дней)

Для данной категории граждан (ст. 27 ФЗ № 5-ФЗ) предусмотрено максимальное количество дней — до 35 календарных дней.

РАПОРТ
Начальнику управления ФССП России по г. 
Козлову К.
от судебного пристава-исполнителя ОИСП № 
Волков В.
таб. № *

О предоставлении дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска

Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 (тридцать пять) календарных дней в качестве лица, награжденного медалью «За победу над Германией в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.» на основании статьи 27 Федерального закона от № 5-ФЗ «О ветеранах».

Прошу предоставить отпуск с ..202 по ..202.

Прилагаю:
Копию удостоверения ветерана войны / медали.
Копию паспорта гражданина РФ.
..202 г. Волков В. /Волков В.*/

Порядок действий после написания рапорта

Подача рапорта — это только первый шаг. Далее следует стандартная HR-процедура:

1. Регистрация входящего документа: Рапорт регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции или в СЭД (системе электронного документооборота).
2. Рассмотрение руководителем: На рапорте ставится резолюция (например: «Предоставить. Начальнику кадр. отдела Ивановой А.* подготовить приказ. Иванов И. ..202»).
3. Издание приказа (распоряжения): На основании рапорта кадровый сотрудник готовит Приказ по форме Т-6 (или единой форме организации) о предоставлении дополнительного отпуска. Основанием в приказе указывается: «Рапорт от ..202* № *, ст. 18 ФЗ № 5-ФЗ».
4. Ознакомление под роспись: Сотрудник ознакомляется с приказом под личную подпись за 3 дня до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ).
5. Расчет отпускных: Бухгалтерия производит начисление отпускных за дополнительный отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Средний заработок сохраняется в полном объеме.
6. Запись в табель и личную карточку: В табеле учета рабочего времени (ф. Т-12/Т-13) ставится код ОД (26) — дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск. В личной карточке работника (ф. Т-2) вносится запись.

Частые ошибки и нюансы

Особенности для бюджетных организаций и госслужащих

Для государственных гражданских служащих и работников бюджетных учреждений (военные, полиция, МЧС, ФСИН, судебные приставы, врачи, учителя) порядок может регулироваться дополнительными отраслевыми приказами (Приказ Минтруда, Приказы ведомств).

• Форма рапорта может быть строго регламентирована ведомственным приказом (например, «По служебному делаю рапорт…»).
• Сроки предоставления часто жестко привязаны к графику отпусков, утвержденному в ноябре-текущем году.
• Для военнослужащих и сотрудников силовых структур дополнительный отпуск за выслугу лет или за ветеранство оформляется приказом командира (начальника) и часто предоставляется кусками (например, по 7 дней к каждому очередному отпуску).

Электронный документооборот (СЭД / 1С:ЗУП / Диадок / СБИС)

В современных организациях рапорт часто создается не на бумаге, а в информационной системе:

1. Сотрудник заходит в личный кабинет (ЕСИА / Корпоративный портал / 1С:Кадры).
2. Выбирает услугу «Оформление отпуска» -> «Дополнительный отпуск».
3. Система подтягивает данные (ФИО, таб. номер, должность).
4. Сотрудник выбирает основание: «Ветеран труда (ст. 18 ФЗ-5)», «Ветеран ВС (ст. 14 ФЗ-76)» и т.д.
5. Указывает даты и способ предоставления (присоединить / отдельно).
6. Прикрепляет сканы документов (Свидетельство, Паспорт).
7. Подписывает ЭП (электронной подписью) или кодом из СМС/пуш-уведомления.

В этом случае бумажный рапорт не требуется, а приказ генерируется автоматически на основании электронной заявки.

Чек-лист перед сдачей рапорта

Проверьте следующее перед подачей документа (бумажного или электронного):

• [ ] Правильно указан адресат (ФИО руководителя, название орга);
• [ ] Верно указаны ваши данные (Должность, Подразделение, Табельный номер).
• [ ] Точная ссылка на статью закона (ФЗ № 5 ст. 18 / 27 / 32 или ФЗ № 76 ст. 14).
• [ ] Указан верный срок: 14 или 35 календарных дней.
• [ ] Четко сформулировано: «Присоединить к основному» ИЛИ «Предоставить в отдельном порядке с ..202 по ..202».
• [ ] Приложены копии: Свидетельства/Удостоверения (все страницы с записями) + Паспорт (разворот с фото и пропиской).
• [ ] Стоит личная подпись и дата (на бумажном носителе).

Оформление дополнительного ветеранского отпуска — это законное право застрахованного лица. Грамотно написанный рапорт, поданный вовремя и с полным пакетом копий документов, исключает бюрократические задержки и возможные ошибки в табеле учета рабочего времени. Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под название вашей организации, должность руководителя и конкретную категорию ветеранства. В случае отказа работодателя — обращайтесь в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или в суд с заявлением о восстановлении прав.

Данная статья носит информационный характер. Тексты законов могут меняться. Перед оформлением документов рекомендуется свериться с актуальной редакцией ТК РФ, ФЗ № 5, ФЗ № 76 и региональными законами о ветеранах труда.