Вопрос оформления согласия на замещение должности возникает при временном отсутствии основного работника (отпуск‚ болезнь‚ командировка) или при вакантной должности. Важно сразу сделать акцент на терминологии: в трудовом праве не существует единого утвержденного законом «Протокола о даче согласия»‚ подписываемого самим работником.
Обычно под этим понятием подразумевают один из двух документов (или их сочетание):
- Заявление (обращение) работника — добровольное письменное согласие сотрудника выполнять чужую работу (ст. 60.2 ТК РФ).
- Протокол заседания органа управления (собственника‚ совета директоров‚ учредителей) — решение о назначении исполняющего обязанности (если назначение требует решения коллегиального органа).
Ниже подробно разберем оба варианта‚ нормативную базу и предоставим образцы для 2024–2026 годов.
Нормативная правовая база
Оформление замещения регулируется следующими ключевыми актами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст. 60.2 (выполнение работы по совместительству/замещению)‚ ст. 72.2 (перевод на другую работу)‚ ст. 74 (изменение условий труда).
- ФЗ от № 143-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (для госслужащих — особые правила).
- ФЗ от № 14-ФЗ «О некоммерческих организациях» (специфика НКО).
- Постановление Минтруда России от № 681н — утвердило рекомендуемую форму обращения о даче согласия (Приложение № 1).
- Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Положение о замещении‚ должностные инструкции‚ коллективный договор.
Важно: С 2022 года рекомендуется использовать форму Приложения № 1 к Приказу Минтруда № 681н («Обращение о даче согласия на замещение должности…»). Старые бланки (например‚ от МЧС или Минстроя) не запрещены‚ но могут не учитывать последние изменения в ТК РФ (в т.ч. работу по ГПХ договорам).
Заявление (Обращение) работника о даче согласия — Основной документ
Именно этот документ подписывает сотрудник‚ выражая волю. Без него приказ о замещении нелегален (кроме случаев чрезвычайных обстоятельств по ст. 60.2 ч. 4 ТК РФ).
Обязательные реквизиты заявления
- Наименование организации (полное и сокращенное).
- ФИО руководителя (в дательном падеже: «Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»).
- ФИО работника-заявителя (полностью)‚ его должность‚ табельный номер‚ структурное подразделение.
- Текст просьбы: «Прошу дать согласие на замещение должности [Название должности] [ФИО замещаемого лица] в период с [Дата] по [Дата / до выхода на работу]».
- Условия оплаты (по соглашению сторон): сохранение зарплаты по основной должности + доплата за замещение / установление оклада замещаемой должности / иной порядок.
- Ссылка на ст. 60.2 ТК РФ.
- Дата составления‚ личная подпись с расшифровкой.
Образец Заявления (Обращения) по форме Приложения № 1 к Приказу Минтруда № 681н
Кому: Генеральному директору ООО «» Иванову И.И. От: Менеджера отдела продаж Иванова Ивана Ивановича Таб. №ОБРАЩЕНИЕ о даче согласия на замещение должности (выполнение работы на условиях гражданско-правового договора) в коммерческой организации Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в ООО «*» на должности менеджера отдела продаж (структурное подразделение: коммерческий отдел)‚ в соответствии со статьей 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации‚ ПРОШУ дать согласие на замещение должности начальника отдела продаж (замещаемое лицо: Петров Петр Петрович‚ таб. № ) в период с по (в связи с ежегодным оплачиваемым отпуском замещаемого лица). Ознакомлен(а) с условиями оплаты труда за замещение: доплата в размере руб. к окладу замещаемой должности за фактически отработанное время (в соответствии с Положением о замещении ООО «*» от № ). С датой и подписью: _______________ /Иванов И.И./
Протокол заседания органа управления (Совет директоров‚ Общее собрание‚ Учредитель)
Этот документ нужен‚ если уставом организации назначение на замещаемую должность (особенно руководящую: директор‚ главный бухгалтер‚ начальник филиала) отнесено к компетенции коллегиального органа или единственного учредителя. Протокол фиксирует ВОЛЮ ОРГАНИЗАЦИИ‚ а не работника.
Когда нужен Протокол:
- Замещение должности единственного исполнительного органа (Директора/Гендиректора).
- Замещение должности члена коллегиального исполнительного органа.
- Назначение на вакантную должность руководителя филиала/представительства.
- Требования Устава / Корпоративного соглашения.
Структура Протокола
- Шапка: Наименование органа (Совет директоров‚ Общее собрание участников)‚ наименование организации‚ номер протокола‚ дата‚ место составления.
- Сведения о кворуме: Присутствующие/проголосовавшие (ФИО‚ доля/количество голосов).
- Повестка дня: Вопрос о временном исполнении обязанностей [Должность].
- Голосование: Результаты (За/Против/Воздержались).
- Решение (Постановление): Четкая формулировка: «Назначить Иванова И.И. временно исполняющим обязанности Директора ООО «» с по г. на период отсутствия Петрова П.П. в связи с отпуском. Оклад установить в размере руб. в месяц».
- Подписи: Председателя заседания‚ секретаря (или всех участников — по требованиям Устава).
Образец Протокола заседания Совета директоров
ПРОТОКОЛ № 15/2026 Заседания Совета директоров ООО «*» г. Москва «09» июня 2026 г. ПРЕДСЕДАТЕЛЬ заседания: Сидоров Сидор Сидорович (Председатель Совета директоров) СЕКРЕТАРЬ заседания: Смирнова Анна Сергеевна НА ПОВЕСТКЕ ДНЯ: О временном исполнении обязанностей Генерального директора ООО «*» в период отсутствия основного должностного лица. ПРИСУТСТВУЮТ: Сидоров С.С. (доля 40%‚ 40 голосов) Козлов К.К. (доля 35%‚ 35 голосов) Волков В.В. (доля 25%‚ 25 голосов) Всего голосов: 100. Кворум достигнут. ГОЛОСОВАНИЕ ПО ВОПРОСУ № 1: ЗА: 100 голосов (Сидоров С.С.‚ Козлов К.К.‚ Волков В.В.) ПРОТИВ: 0 голосов ВОЗДЕРЖАЛИСЬ: 0 голосов РЕШЕНИЕ ПРИНЯТО ЕДИНОГЛАСНО. ПОСТАНОВИЛИ: Назначить Иванова Ивана Ивановича (паспорт серия * № ‚ выдан *.. г.‚ регистрация: г. *‚ ул. ‚ д. ‚ кв. ) временно исполняющим обязанности Генерального директора ООО «» в период с по (в связи с нахождением Генерального директора Петрова П.П. в ежегодном оплачиваемом отпуске). Установить вознаграждение за исполнение обязанностей Генерального директора в размере * руб. в месяц (пропорционально отработанному времени)‚ выплачиваемое совместно с заработной платой по основной должности (менеджер отдела продаж). Обязательства и права временно исполняющего обязанности определяются Уставом ООО «*»‚ должностной инструкцией Генерального директора и Трудовым кодексом РФ. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на Председателя Совета директоров. ПРЕДСЕДАТЕЛЬ заседания _______________ /Сидоров С.С./ СЕКРЕТАРЬ заседания _______________ /Смирнова А.С./
Последующее оформление: Приказ (Распоряжение)
На основании Заявления работника (и Протокола‚ если требовался) издается административный документ, Приказ (Распоряжение) о замещении.
Образец приказа (единая форма Т-5 или свободная форма с обязательными реквизитами):
ООО «*»ПРИКАЗ № 125-ОД О временном исполнении обязанностей г. Москва «10» июня 2026 г. В связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск Генерального директора Петрова П.П. на период с по (приказ № 120-ОД от )‚ опираясь на обращение Иванова И.И. от и Протокол Совета директоров № 15/2026 от ‚ ПРИКАЗЫВАЮ: Назначить Иванова Ивана Ивановича‚ менеджера отдела продаж (таб. № )‚ временно исполняющим обязанности Генерального директора ООО «» в период с по включительно. За период замещения установить Иванову И.И. доплату в размере * руб. в месяц к заработной плате по основной должности (пропорционально отработанному времени). Обязанности по управлению обществом и представительству его интересов за период замещения возложить на Иванова И.И. в объеме‚ предусмотренном Уставом и Должностной инструкцией Генерального директора. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника кадра * /Подпись/. Настоящий приказ вступает в силу с . Генеральный директор _______________ /Петров П.П./ Согласовано: Начальник кадра * /Подпись/ Иванов И.И. (с ознакомлением) _______________ /Подпись/
Особенности для Некоммерческих организаций (НКО) и ГПХ договоров
НКО (ФЗ № 7-ФЗ‚ 14-ФЗ)
- Если замещается должность руководителя НКО‚ решение принимает Высший коллегиальный орган (Собрание‚ Конференция‚ Совет/Правление) — обязателен Протокол.
- Для остальных сотрудников достаточно Заявления и Приказа.
- Внимание: в НКО часто практикуется замещение за счет гражданско-правовых договоров (ГПХ) с третьими лицами или сотрудниками. В Заявлении (Приложение № 1 к Приказу № 681н) есть строка про «выполнение работы на условиях ГПХ договора» — её нужно заполнить‚ если это так.
Замещение по ГПХ договору (в т.ч. с собственным сотрудником)
Если работник выполняет работу по ГПХ договору (договор возмездного оказания услуг/подряда) параллельно с трудовой деятельностью:
- Заключается отдельный ГПХ договор (не трудовой).
- В Заявлении работник дает согласие именно на «выполнение работы на условиях ГПХ договора».
- Страховые взносы платятся по разным основаниям (по трудовому договору — полные‚ по ГПХ — только пенсионные/медицинские‚ если не пенсионер).
- Риск: Инспекции (ГИТ‚ ФНС) могут переквалифицировать ГПХ в трудовые отношения при признаках субординации. Для замещения безопаснее использовать ст. 60.2 ТК РФ (совместительство/замещение в трудовых отношениях).
Частые ошибки и чек-лист HR
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Отсутствие письменного Заявления работника | Приказ нелегален‚ штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц) | Обязательно получить Заявление (Обращение) ДО приказа. Использовать форму Приложения № 1 к Приказу Минтруда № 681н. |
| Замещение без доплаты / без указания размера доплаты | Нарушение ст. 151 ТК РФ (оплата работы более высокооплачиваемой) | В Заявлении и Приказе четко прописать сумму/процент доплаты. Минимум, разница между окладами. |
| Назначение директора приказом HR/заместителя без Протокола учредителей | Недействительность назначения‚ риски для сделок (ст. 173 ГК РФ) | Проверить Устав: кто назначает директора? Если Собрание/Совет — нужен Протокол. |
| Срок замещения «до отмены приказа» без привязки к событию | Риск признания бессрочного перевода | Указывать конкретную дату или событие («до выхода Петрова П.П. на работу после отпуска») |
| Использование старых бланков (до 2022 г.) | Отсутствие реквизитов ГПХ‚ ссылки на актуальные нормы ТК РФ | Использовать актуальные формы (Приказ Минтруда № 681н от 2022 г.) |
Пошаговый алгоритм действий (Roadmap)
- Инициирование: Руководитель/HR фиксирует отсутствие работника (приказ об отпуске‚ больничный).
- Кандидат: Определение лица для замещения (внутренний сотрудник или внешний, тогда прием на работу).
- Согласие (Ключевой этап): Подписание кандидатом Заявления (Обращения) по форме Приложения № 1 к Приказу № 681н. Уточнение суммы доплаты.
- Корпоративное решение (Если нужно): Проведение заседания Совета директоров/Учредителей‚ составление Протокола (для руководящих должностей).
- Административное оформление: Издание Приказа (Распоряжения) о замещении (форма Т-5 или своя).
- Ознакомление: Под роспись ознакомить замещающего‚ замещаемого (при выходе)‚ бухгалтерию‚ охрану/СБ (для доступа к печати/ЭЦП/премисес).
- Внесение в ТД/СТД-Р: Запись в трудовую книжку (если бумажная) и/или в СТД-Р (электронная) — запись о выполнении работы по совместительству/замещению (код «З» или «С» в табеле).
- Оплата: Начисление доплаты за период замещения в зарплатной ведомости;
- Завершение: Приказ о прекращении замещении (по истечении срока или выходу основного работника).
Главный документ‚ подтверждающий волю работника, это Заявление (Обращение) по форме Приложения № 1 к Приказу Минтруда № 681н. Термин «Протокол о даче согласия» юридически некорректен в отношении действия самого работника‚ однако Протокол заседания органа управления обязателен для назначения на ключевые руководящие посты (Гендиректор‚ руководитель филиала).
Рекомендации:
- Внедрите в ЛНА (Положение о замещении) обязательность использования актуальной формы Заявления.
- Автоматизируйте процесс: шаблоны в 1С/ЭДО/HR-системе с подтягиванием ФИО‚ табельных номеров‚ дат.
- Всегда фиксируйте в Заявлении и Приказе конкретный период и размер доплаты.
- Для НКО и госсектора — учитывайте отраслевые рекомендации (МЧС‚ Минстрой‚ Роспотребнадзор и др.)‚ но базируйтесь на Приказе Минтруда № 681н как на федеральном стандарте.
Примечание: В статье использованы обезличенные данные (*). При заполнении реальных документов подставьте актуальные паспортные данные‚ адреса‚ номера телефонов‚ ИНН‚ СНИЛС и реквизиты организации.