Акт сверки взаимных расчетов — документ, который контрагенты используют для подтверждения состояния взаимных задолженностей. Однако на практике данные в акте не всегда совпадают с учетными данными организации. В такой ситуации подписывать документ без оговорок нельзя, необходимо оформить письмо о несогласии с актом сверки или протокол разногласий. Разберем, как это сделать грамотно.
Когда составляется письмо о несогласии
Письмо о несогласии с актом сверки оформляется в следующих случаях:
- в акте не отражены отдельные платежные документы (платежные поручения, счета-фактуры, накладные);
- сумма задолженности по данным контрагента не совпадает с данными вашей бухгалтерии;
- документ проведен в учете в другом периоде, чем указал контрагент;
- в акт включены операции, которых не было в действительности;
- обнаружены арифметические ошибки или технические опечатки.
Общие правила оформления
Письмо составляется в свободной форме на фирменном бланке организации. Обязательные реквизиты:
- наименование и реквизиты отправителя и получателя;
- номер и дата письма;
- ссылка на акт сверки (номер, дата, период сверки);
- ссылка на договор, в рамках которого проводилась сверка;
- перечень выявленных расхождений с указанием конкретных документов и сумм;
- просьба провести повторную сверку или учесть корректировки;
- подпись руководителя или уполномоченного лица, печать (при наличии).
К письму рекомендуется приложить копии подтверждающих документов: платежных поручений, накладных, счетов-фактур, выписок из учетных регистров.
Образец письма о несогласии с актом сверки
На фирменном бланке организации
Исх. № * от «» 20* г.
Кому: Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову И.И.
Адрес: 123, г. Москва, ул. Примерная, д. , оф.
Тел.: +7 (4) —
От: ООО «Горизонт»
ИНН 77, КПП 77*
Адрес: 117, г. Москва, ул. Образцовая, д.
Тел.: +7 (4**) —
Письмо о несогласии с актом сверки взаимных расчетов
Уважаемый Иван Иванович!
«*» 20* г. в адрес ООО «Горизонт» поступил акт сверки взаимных расчетов № * от «» 20* г. по договору поставки № * от «*» 20* г. за период с 01.01.20* по 31.12;20.
Рассмотрев указанный акт сверки и руководствуясь п. Договора, ООО «Горизонт» сообщает о несогласии с данными акта по следующим основаниям:
- В акте сверки не отражено платежное поручение № от «» 20* г. на сумму 55 200,00 руб. (Пятьдесят пять тысяч двести рублей 00 копеек), в т.ч. НДС 20%.
- Накладная № * от «» 20* г. на сумму * руб. проведена в акте другим периодом, что привело к искажению сальдо на отчетную дату.
- Арифметическая ошибка в итоговой сумме задолженности: по данным ООО «Горизонт» задолженность составляет руб., а не руб., как указано в акте.
По данным бухгалтерского учета ООО «Горизонт», задолженность по состоянию на 31.12.20 составляет * * руб. * коп.
Просим Вас провести повторную сверку взаимных расчетов с учетом прилагаемых документов и направить скорректированный акт сверки в срок до «*» 20* г.
Приложения:
- копия платежного поручения № * от «» 20* г. — на 1 л.;
- копия товарной накладной № * от «» 20* г. — на 1 л.;
- выписка из карточки счета 60 — на 2 л.
Генеральный директор ООО «Горизонт» ____________ /Петров П.П./
Исполнитель: бухгалтер Сидорова А.А., тел. +7 (4**) —, доб. **
Альтернативный вариант: подписание акта с оговорками
Если расхождения незначительны, допускается подписать акт сверки с пометкой о разногласиях. В этом случае под подписью указывается:
«Акт подписан с разногласиями: не отражено платежное поручение № * от «» 20* г. на сумму 55 200,00 руб. По данным ООО „Горизонт», задолженность составляет * * руб.»
Несогласие с актом сверки налогового органа
Если расхождения выявлены в акте сверки с ФНС, порядок действий иной:
- в графе 3 разделов I и II акта указываются данные по вашему учету;
- составляется обращение в свободной форме с пояснениями и подтверждающими документами;
- сообщить о несогласии можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, выбрав опцию «Не согласен с данными в акте сверки».
Практические рекомендации
- Соблюдайте сроки. Обычно договором установлен срок для возврата подписанного акта или мотивированного отказа (5–10 рабочих дней).
- Направляйте письмо способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО.
- Храните копии письма и всех приложений — они понадобятся при возможном судебном споре.
- Не игнорируйте акт сверки: молчание может быть истолковано контрагентом как косвенное согласие, а подписанный без оговорок акт — как признание долга (что влияет на исковую давность).
Письмо о несогласии с актом сверки — важный инструмент защиты интересов организации. Главное, конкретно указать расхождения, подкрепить их документами и направить письмо в установленный срок. Предложенный образец можно адаптировать под любую ситуацию, заменив реквизиты и описание разногласий на актуальные для вашей организации.