Перевод сотрудника на другую должность — это частая кадровая процедура, требующая строгого соблюдения трудового законодательства РФ. Ключевым документом, фиксирующим изменения в трудовой функции, является дополнительное соглашение к трудовому договору. В данной статье мы подробно разберем порядок его составления, обязательные реквизиты, предоставим актуальный образец заполнения на 2026 год и ответим на частые вопросы HR-специалистов.

Правовые основания перевода на другую работу

Согласно статье 72.1 ТК РФ, перевод на другую работу означает изменение трудовой функции работника (должности, профессии, специальности, квалификации) либо изменение структурного подразделения при сохранении трудовой функции, а также перемещение на другую работу в другой местности вместе с работодателем.

Важно: Перевод возможен только с письменного согласия работника (ч. 1 ст; 72.1 ТК РФ). Исключения составляют случаи временного перевода в связи с простоями, стихийными бедствиями или для замены временно отсутствующего работника (до 1 года), где согласие не требуется, но оформляется приказом.

Основные виды переводов:

• Постоянный — без срока действия (наиболее частый вариант).
• Временный — на определенный срок (до 1 года, ст. 72.2 ТК РФ).
• Внутри подразделения (смена должности) или между подразделениями.
• В другую местность вместе с работодателем (требует отдельного согласия).

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Процедура оформления перевода включает несколько обязательных этапов. Пропуск любого из них может привести к признанию перевода незаконным судом.

1. Инициатива. Перевод может быть инициирован работодателем (предложение) или работником (заявление).
2. Получение письменного согласия. Работник пишет заявление о согласии на перевод или подписывает проект доп. соглашения с пометкой «Согласен».
3. Подготовка дополнительного соглашения. Составляется в 2 экземплярах (работодатель, работник).
4. Издание приказа (распоряжения). По форме Т-5 (единая форма) или собственной форме организации (ст. 309 ТК РФ). Основанием для приказа является доп. соглашение и заявление работника.
5. Ознакомление с приказом под роспись. Работник должен ознакомиться с приказом за 3 дня до вступления в силу перевода (если иное не указано в соглашении).
6. Запись в трудовой книжке / СТД-Р. Делается на основании приказа в течение 5 рабочих дней (ст. 66 ТК РФ).
7. Внесение изменений в персональную карточку (Т-2).

Обязательные реквизиты дополнительного соглашения

Единой утвержденной формы дополнительного соглашения не существует (организации разрабатывают свои бланки), однако документ должен содержать реквизиты, предусмотренные ст. 57 ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• Наименование документа («Дополнительное соглашение к трудовому договору №…»).
• Место и дата составления.
• Полные наименования сторон (Работодатель: ИНН, ОГРН, адрес ; Работник: ФИО, паспортные данные , СНИЛС *).
• Ссылка на основной трудовой договор (номер, дата заключения).
• Суть изменения: четкое указание новой должности, подразделения, вида работ.
• Дата вступления в силу перевода.
• Изменения в системе оплаты труда (новый оклад, тарифная ставка, вид оплаты, доплаты, надбавки). Если зарплата не меняется, указывается фраза: «Система оплаты труда остается без изменений».
• Изменения в режиме работы (график, сменность, вахта) — если меняется.
• Место выполнения работы (адрес *), если меняется структурное подразделение или филиал.
• Подписи сторон с расшифровкой (должность подписанта, ФИО). Печать ставится по желанию работодателя (ст. 57 ТК РФ не требует печати).

Образец заполнения дополнительного соглашения (2026 год)

Ниже приведен типовой образец для постоянного перевода на другую должность в том же подразделении с изменением оклада. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на реальные данные.

Особенности заполнения для разных ситуаций:

• Перевод во другое подразделение: В п. 1 обязательно меняется пункт о структурном подразделении.
• Перевод в другую местность: Добавляется пункт об изменении места выполнения работы (адрес *), часто прописываются гарантии (оплата переезда, жилье, ст. 297 ТК РФ).
• Временный перевод: В п. 2 указывается конкретный срок (например, «до » или «на период отсутствия основного работника, но не более 1 года»). Обязательно ссылка на ст. 72.2 ТК РФ.
• Без изменения зарплаты: Пункт об окладе не включается или пишется: «Условия оплаты труда (пункт X ТД) остаются без изменений».

Оформление записи в трудовой книжке и СТД-Р (2026 год)

После издания приказа (формы Т-5 или своя) вносится запись в трудовую книжку (бумажную) или формируется сведение в СТД-Р (электронную).

Образец записи в трудовой книжке (Графы 1–4):

Важно для СТД-Р (2026 г.): С 2021 года ведение бумажных трудовых книжек ведется параллельно с электронными. При переводе работодатель обязан направить сведение в Пенсионный фонд (СФР) в течение срока, установленного для сдачи отчетности (обычно до следующего отчетного периода), используя форму СЗВ-ТД (утв. Приказом Минтруда от № 687н). Код вида работы: 2.1.1 (постоянный перевод) или 2.1.2 (временный).

Типичные ошибки и риски для работодателя

• Отсутствие письменного согласия работника. Устное согласие или молчание не считаются. Риск: признание перевода незаконным, выплата заработной платы за время простоя по вине работодателя (ст. 157 ТК РФ), компенсация морального вреда.
• Подмена перевода перемещением. Если меняется только структурное подразделение при сохранении должности — это перемещение (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ), для которого доп. соглашение не требуется, достаточно приказа. Если меняется должность — это перевод, соглашение обязательно.
• Несвоевременная запись в ТК/СТД-Р. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц до 50 000 руб., для ИП до 5 000 руб.).
• Ухудшение условий оплаты труда без оснований. При переводе зарплата не может быть ниже тарифной ставки/оклада, установленного за данную работу (ст. 132 ТК РФ), если только перевод не связан с несоответствием работника занимаемой должности (тогда действует зарплата новой должности);
• Использование устаревших форм приказов. Форма Т-5 не обязательна с 2013 г., но если используется — заполнять корректно. Лучше — утвержденная локальным нормативным актом собственная форма.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужно ли заключать новый трудовой договор вместо доп. соглашения?

Можно ли перевести работника на нижеоплачиваемую должность?

Только с его письменного согласия. Исключение: перевод на низкооплачиваемую работу по медицинским показаниям (ст. 73 ТК РФ) или в случае несоответствия работника занимаемой должности (после аттестации), тогда согласие не требуется, но выплачивается пособие по безработице за счет работодателя в течение 2 месяцев (в ряде случаев).

Какая дата ставится в доп. соглашении — дата подписания или дата вступления в силу?

В шапке — дата подписания (составления). В тексте (п. 2 образца) — конкретная дата вступления в силу перевода. Они могут не совпадать (например, подписали 25.09, в силу с 01.10).

Что делать, если работник отказался подписывать доп. соглашение?

Перевод не оформляется. Работник продолжает работать по старым условиям. Приказ не издается. Если работодателю критически нужно освободить должность — возможен только путь увольнения по основаниям ст. 81 ТК РФ (сокращение, несоответствие и т.д.) с соблюдением всей процедуры.

Обязательно ли ставить печать на доп. соглашении?

Нет. Согласно ст. 57 ТК РФ и ст. 160 ГК РФ, договор (и доп. соглашение к нему) считается заключенным в письменной форме при подписании сторонами. Печать ставится по усмотрению организации (если Уставом не предусмотрено обязательное скрепление печатями).

Чек-лист HR-специалиста перед подписанием

1. [ ] Получено письменное заявление/согласие работника?
2. [ ] Составлено доп. соглашение в 2 экз.?
3. [ ] Указаны все меняющиеся условия (должность, подразделение, оклад, график, место работы)?
4. [ ] Сохранены гарантии (отпуска, льготы, вредность/опасность — если переводим на вредное производство, нужна медосмотр)?
5. [ ] Подписаны оба экземпляра уполномоченным лицом (работодатель) и работником?
6. [ ] Издан приказ по форме Т-5 / своей форме?
7. [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись за 3 дня до вступления в силу?
8. [ ] Внесена запись в ТК / отправлено СЗВ-ТД в СФР?
9. [ ] Обновлена персональная карточка Т-2?
10. [ ] Экземпляр доп. соглашения выдан работнику на руки?

Грамотное оформление дополнительного соглашения при переводе на другую работу, залог правовой безопасности организации. В 2026 году акцент делается на электронном документообороте (СТД-Р, СЗВ-ТД) и соблюдении процедуры получения добровольного письменного согласия. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя его под локальные нормативные акты вашей организации (Положение об оплате труда, Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка). При сложных случаях (перевод в другую местность, при несоответствии, беременных работниц) рекомендуется консультация с трудовым юристом.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Нормативная база актуальна на . Перед применением проверьте актуальность законодательства.