График отпусков, один из обязательных локальных документов любой организации. Он определяет очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам и обязателен как для работодателя‚ так и для сотрудников (ст. 123 ТК РФ). В этой статье разберём‚ как правильно составить документ‚ какие формы использовать‚ и приведём образец заполнения.

Нормативная база и сроки утверждения

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ график отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее чем за две недели до его наступления‚ то есть не позднее 17 декабря текущего года. За отсутствие графика или нарушение сроков его утверждения предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.

Формы документа

Работодатель вправе использовать:

1. Унифицированную форму № Т-7‚ утверждённую Постановлением Госкомстата РФ от № 1;
2. Самостоятельно разработанную форму‚ содержащую все необходимые реквизиты (с 2013 года унифицированные формы не являются обязательными).

Структура графика отпусков (форма Т-7)

Документ включает следующие графы:

• структурное подразделение;
• должность (специальность‚ профессия);
• фамилия‚ имя‚ отчество работника;
• табельный номер;
• количество календарных дней отпуска;
• дата отпуска: запланированная и фактическая;
• примечание (перенос отпуска‚ основание‚ дата предполагаемого отпуска).

Образец заполнения графика отпусков

ООО «Вектор-Строй»
Адрес: 620‚ г. Екатеринбург‚ ул. Ленина‚ д.
ОГРН 112‚ ИНН 6670

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Вектор-Строй»
_______________ /Смирнов А.П./
«12» декабря 20 г.

ГРАФИК ОТПУСКОВ на 20** год

Руководитель кадровой службы: ___________ /Орлова Т.М./
Мнение профсоюзного органа учтено (протокол № * от 10.12.20*).

Порядок составления: пошаговая инструкция

1. Сбор пожеланий работников. Кадровая служба рассылает уведомления и собирает заявления о желаемых датах отпуска.
2. Учёт льготных категорий. Некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время: несовершеннолетние‚ многодетные родители‚ ветераны боевых действий‚ супруги военнослужащих‚ доноры и др.
3. Согласование с руководителями подразделений — чтобы отпуска не совпадали у ключевых сотрудников одного отдела.
4. Учёт мнения профсоюза (при наличии), в порядке ст. 372 ТК РФ.
5. Утверждение графика приказом руководителя или подписью на самом документе.
6. Ознакомление работников под подпись. Роструд рекомендует добавить в график отдельную графу для подписи сотрудника.

Важные нюансы

• Уведомление о начале отпуска. Работодатель обязан известить сотрудника под подпись не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ);
• Разделение отпуска. Отпуск можно делить на части‚ но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
• Новые сотрудники. Работник‚ принятый после утверждения графика‚ идёт в отпуск по соглашению сторон или через 6 месяцев работы; в график вносятся изменения.
• Перенос отпуска. Возможен по заявлению работника или по производственной необходимости с согласия сотрудника; изменения фиксируются в графах 8–10 формы Т-7.
• Срок хранения графика отпусков, 5 лет (Приказ Росархива № 236).

Типичные ошибки при составлении

• отсутствие подписей работников об ознакомлении;
• неучтённые льготники‚ которым отпуск предоставлен не в удобное время;
• несоблюдение срока утверждения (позднее 17 декабря);
• отсутствие отметок о фактических датах и переносах;
• предоставление отпуска менее 14 дней единовременно без разделения на части по правилам.

Грамотно составленный график отпусков защищает интересы и работодателя‚ и работников: он позволяет планировать кадровые ресурсы‚ избегать трудовых споров и штрафов со стороны ГИТ. Используйте форму Т-7 или разработайте собственный бланк‚ утвердите документ до 17 декабря и не забывайте знакомить сотрудников под подпись.