Акт прихода товаров — это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи товаров, материалов или продукции от поставщика к покупателю (получателю). На основании этого документа бухгалтер принимает активы к учету, отражает их в налоговом и управленческом учете. Ниже представлен подробный разбор форм, правил заполнения и актуальных изменений на .
Нормативная база и актуальные формы
С 2013 года (Постановление Госкомстата от № 132) организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, закрепляя их в учетной политике. Однако на практике до сих пор широко используются унифицированные формы, так как они понятны контролирующим органам и контрагентам.
Основные формы для оформления прихода:
- ТОРГ-1 (Товарная накладная), применяется при розничной продаже или отпуске товаров под отчет. Не подтверждает передачу прав собственности, служит основанием для списания у поставщика.
- ТОРГ-12 (Накладная на перемещение товаров) — основной документ для оптовых поставок между юрлицами/ИП. Состоит из двух частей: накладной (у поставщика) и акта приемки (у получателя).
- УПД (Универсальный передаточный документ) — совмещает функции накладной, акта приема-передачи и счета-фактуры. Утвержден приказом ММВ-7-6/155@ от (с изменениями на 2024–2025 гг.). На данный момент это самый удобный и популярный формат для Б2Б.
- Акт приема-передачи товаров (свободная форма) — используется для безвозмездной передачи, возврата товаров, приема от подрядчиков или в случаях, когда не требуется счет-фактура.
Важно: В соответствии с ч. 21 ст. 261 ФЗ от № 289-ФЗ «О таможенном регулировании…» при ввозе товаров с территории ЕАЭС акты приема-передачи (в т.ч. на таможенном складе) имеют специфические реквизиты для подтверждения страны происхождения и таможенной стоимости.
Обязательные реквизиты акта (согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)
Любая форма акта прихода (даже разработанная самостоятельно) должна содержать следующие сведения (ст. 9 ФЗ-402):
- Наименование документа («Акт приема-передачи товаров», «Накладная ТОРГ-12» и т.д.).
- Дата составления (день, месяц, год).
- Наименование организации (ИП) — составителя документа.
- Содержание хозяйственной операции (приход товаров по договору № * от ..).
- Единицы измерения товаров в натуральном выражении (шт, кг, м, упаковка).
- Количество, цена за единицу, сумма (без НДС и с НДС отдельно).
- Должности лиц, ответственных за операцию и за правильность оформления (кладовщик, менеджер, бухгалтер).
- Подписи ответственных лиц с расшифровкой (Фамилия И.О.).
- Печать (при наличии — для ИП печать не обязательна, для ООО — по уставу/решению учредителей).
Пошаговая инструкция заполнения (на примере УПД / ТОРГ-12)
Шаг 1. Шапка документа
- Номер и дата: Присваивается сквозной номер в пределах года (например, № 0045 от ).
- Поставщик (Грузоотправитель): Полное наименование ООО «Ромашка», ИНН 77, КПП 77, Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , офис .
- Покупатель (Грузополучатель): Полное наименование ИП Иванов И.И., ИНН 50, Адрес: г. Подольск, ул. Тестовая, д. *.
- Договор: № 123/2025 от (обязательно ссылка на основание).
Шаг 2. Табличная часть (Товары)
Заполняется по каждой номенклатурной позиции:
| № п/п | Наименование товара (Характеристики, Сорт, Артикул) | Ед. изм. | Кол-во | Цена (руб.) | Сумма без НДС | Ставка НДС | Сумма НДС | Всего к оплате |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ноутбук игровой Model X15 (черный, 16/512) | шт | 10 | 85 000,00 | 850 000,00 | 20% | 170 000,00 | 1 020 000,00 |
| 2 | Сумка для ноутбука 15.6″ | шт | 10 | 1 500,00 | 15 000,00 | 20% | 3 000,00 | 18 000,00 |
Шаг 3. Реквизиты ответственных лиц и подписи
В УПД предусмотрено два блока подписей: «Грузоотправитель» и «Грузополучатель».
- От поставщика: Подписывает уполномоченное лицо (Директор или лицо по доверенности № * от ..). Подпись: Петров П.П. /Петров/.
- От покупателя (Приемка): Подписывает кладовщик/менеджер по закупкам (по доверенности № * от ..). Подпись: Сидоров С.С. /Сидоров/.
Особенности оформления в 2024–2026 гг. (ЭДО и КСЧ)
Электронный документооборот (ЭДО)
С 2022 года для участников ЭДО (операторов ЭДО: СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.) акты прихода оформляются исключительно в электронном виде в формате XML (Формат 155 — УПД, Формат 156 — ИУПД). Бумажные оригиналы не требуются, если обе стороны работают через одного оператора или через роуминг.
Подпись: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица. Расшифровка подписи генерируется автоматически системой ЭДО.
КСЧ (Коды стран происхождения) и ТН ВЭД
При импорте товаров (в т.ч. из стран ЕАЭС) в акте прихода (УПД/ТОРГ-12) обязательно заполняются колонки:
- Код страны происхождения (по Общероссийскому классификатору стран мира — ОКСМ).
- Код ТН ВЭД ЕАЭС (10 знаков).
- ГТД (Декларация на товары) — номер и дата регистрации таможенной декларации (если товары выпускались в свободное обращение).
Это критически важно для подтверждения права на вычет НДС и применения преференциальных пошлин.
Типичные ошибки и риски при проверках
- Отсутствие ссылки на договор/заказ. Налоговая может не принять расходы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и вычет НДС.
- Расхождения в количестве/наименовании. Если в акте «Ноутбук», а в спецификации договора «Компьютер переносной» — риск откаса в вычете НДС.
- Подпись не уполномоченного лица. Кладовщик подписывает акт приема, но у него нет доверенности или приказа о назначении МОЛ — документ не имеет юридической силы.
- Неверная ставка НДС. Указана 20% вместо 10% (для социально значимых товаров) или 0% (экспорт) без подтверждающих документов.
- Пропуск ГТД/КСЧ для импорта. Автоматический отказ в вычете «входного» НДС.
Образец заполнения свободной формы Акта приема-передачи (для внутренних нужд/возврата)
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРОВ № 15-ВВ г. * «09» мая 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: Представитель поставщика: ООО «СнабЖаб», действующее на основании Устава и Уполномоченное лицо: Директор * Козлов К.К. (доверенность № 45 от ) с одной стороны (далее «Поставщик»), и Представитель получателя: ИП Смирнов А.В., действующий от своего имени и Уполномоченное лицо: Менеджер * Волков В.В. (доверенность № 12 от ) с другой стороны (далее «Получатель»), составили настоящий Акт о том, что Поставщик передал, а Получатель принял товары по Договору поставки № 777/2025 от в следующем составе: -------------------------------------------------------------------------------- | № | Наименование | Ед.изм. | Кол-во по док. | Факт. кол-во | Цена | Сумма | | 1 | Стол офисный «Премиум» (артикул ST-01) | шт | 5 | 5 | 12 000 | 60 000 | | 2 | Стул офисный «Эрго» (артикул CH-05) | шт | 20 | 19* | 4 500 | 85 500 | --------------------------------------------------------------------------------
- Примечание: 1 стул (артикул CH-05, серийный № SN-8899) не принят в связи с
Хранение и сроки
Согласно ст. 29 ФЗ-402 и письму Минфина, первичные документы (акты прихода, накладные) должны храниться в течение не менее 5 лет с момента окончания отчетного года, в котором они составлены. Для документов, связанных с недвижимостью или длительными контрактами, срок может увеличиваться до 75 лет (в архивах).
При использовании ЭДО хранение обеспечивается оператором ЭДО (обычно 10 лет и более), что снимает головную боль с бумажным архивом.
Резюме: какой образец выбрать в 2026 году?
- Для стандартных поставок Б2Б: Используйте УПД (Формат 155) через ЭДО. Это «золотой стандарт», один документ вместо трех (Накладная + Акт + Счет-фактура).
- Для работы с бюджетными организациями/госзаказ: Часто требуют строгую форму ТОРГ-12 (бумажный оригинал с синей печатью и живой подписью) + отдельный Счет-фактура.
- Для внутренних перемещений/возврата/безвозмездной передачи: Используйте свободную форму Акта приема-передачи, утвержденную Приказом организации (Пример Приказа: «Об утверждении форм первичной учетной документации» № * от ..).
Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (НК РФ, ФЗ-402, ФЗ-289, приказы ФНС и Минфина) по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и юридических вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу вашей организации.