Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Списание документов из архива — это строго регламентированная процедура, которая не может быть выполнена без составления соответствующего акта․ Данный документ является основным юридическим основанием для уничтожения дел, срок хранения которых истек, или тех, что потеряли свою ценность․ В статье подробно разберем структуру акта, этапы подготовки к списанию и предоставим универсальный образец для использования․

Нормативная база и основания для списания

Перед тем как приступить к заполнению акта, необходимо убедиться в наличии законных оснований․ Ключевые нормативные акты, регулирующие этот процесс:

ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 22, 23) — основной закон, определяющий порядок уничтожения документов․
Приказ Росархива от № 136 — утверждает типовые перечни сроков хранения и правила экспертизы документов․
ГОСТ Р 7․0․100-2018 — требования к составу и параметрам экспертной оценки ценности и сроков хранения․
Внутренние локальные акты организации: «Инструкция по архиву», «Номенклатура дел», «Перечень типовых управленческих архивных документов»․

Основные основания для списания:

Истечение срока хранения, установленного номенклатурой дел․
Физическое порча документов (пожар, наводнение, грибок), делающая невозможным их использование (требуется отдельный акт осмотра)․
Обнаружение дубликатов при ревизии (при условии, что оригинал сохранен)․

Подготовительный этап: Экспертиза документов

Списание без предварительной экспертизы недопустимо․ Процедура выглядит следующим образом:

Формирование экспертной комиссии

Приказом руководителя организации создается комиссия․ Состав обязательно включает:

Председателя (обычно заместитель директора или главный бухгалтер — ФИО: * * )․
Ответственного за архив/архивариуса (ФИО: * *)․
Представителя юридического отдела/службы безопасности․
Представителя структурного подразделения, сформировавшего дела․

Проведение экспертизы

Комиссия осматривает каждое дело из списка на списание․ Проверяются:

Соответствие дела номенклатуре и срокам хранения․
Наличие отметок о продлении сроков (если были)․
Физическое состояние (целостность, читаемость)․
Отсутствие ограничений доступа (Гриф «Секретно», «Для служебного пользования» и т․д․, требующих особого порядка уничтожения)․

Составление протокола экспертной комиссии

Результаты экспертизы оформляются Протоколом заседания экспертной комиссии․ Именно на основании этого протокола руководитель издает приказ (распоряжение) о списании и уничтожении, а затем заполняется сам Акт․

Структура акта на списание и уничтожение документов

Единой обязательной формы (как раньше форма № 14-арх) сейчас не существует, организации разрабатывают свою форму самостоятельно (согласно ст․ 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст․ 22 ФЗ-125)․ Однако обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7․0․97-2016) должны присутствовать во всех случаях․

Обязательные реквизиты акта:

Наименование документа: «Акт о списании и уничтожении архивных документов»․
Дата составления (день, месяц, год словами и цифрами)․
Место составления (наименование организации, город — г․ )․
Основание: ссылка на Приказ руководителя № от ․․ г․ и Протокол экспертной комиссии № * от ․․ г․
Состав комиссии по уничтожению (ФИО, должности, подписи — ФИО: * * *)․
Табличная часть с перечнем дел (см․ ниже)․
Способ уничтожения (шредер, макулатура, сжигание, программное удаление для электронных носителей)․
Дата и время фактического уничтожения․
Подписи членов комиссии с расшифровкой и датой․
Подпись ответственного за уничтожение (часто архивариус)․

Ниже приведен пример оформления акта․ Вы можете скопировать структуру таблицы в свой документ (Word/Excel) и заполнить данными своей организации․

АКТ

о списании и уничтожении архивных документов

Организация:	ООО «»
Структурное подразделение:	Архив / Бухгалтерия /
Дата составления:	«» 20 г․
Место составления:	г․ , ул․ , д․ , офис

Основание: Приказ Генерального директора ООО «» № от «» 20 г․ «Об уничтожении архивных документов с истекшим сроком хранения» и Протокол заседания экспертной комиссии № * от «» 20 г․

Мы, нижеподписавшиеся, члены комиссии по уничтожению архивных документов, назначенные приказом № * от «» 20 г․, в составе:

Председатель: * * (должность: ), подпись _____________ / * * /
Член комиссии (архивариус): * , подпись _____________ / * /
Член комиссии (юрист): * , подпись _____________ / * /
Член комиссии (представитель отдела): * , подпись _____________ / * * /

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О ТОМ, ЧТО:

№ п/п	Индекс дела (по номенклатуре)	Наименование дела	Года	Срок хранения (лет)	Кол-во л․ (томов)	Примечание (основание)
1	01-03	Наборы учетных политик за год	2018	5	1 том (15 л․)	Истек срок хранения
2	12-01	Первичные учетные документы (накладные, акты)	2017	5	3 тома (450 л․)	Истек срок хранения
3	25-04	Личные дела сотрудников (увольнение)	2010	50 / 75*	5 дел	Истек срок хранения (п․ 965 Перечня Росархива)

Всего дел к уничтожению: шт․ ( томов, * листов)․

Способ уничтожения: механическое разрушение (шредер) до состояния, исключающего восстановление / сдача в макулатуру (подчеркнуть необходимое)․

Место уничтожения: помещение архива, каб․ , ООО «»․

Дата и время начала уничтожения: «» 20 г․, :․

Дата и время окончания уничтожения: «» 20 г․, :․

Члены комиссии подтверждают, что перечисленные выше документы уничтожены в их присутствии:

Председатель комиссии	Подпись	* * *
Архивариус (ответственный)	Подпись	* * *
Член комиссии	Подпись	* * *
Член комиссии	Подпись	* *

Срок хранения личных дел: 75 лет для работников, принятых до 2003 г․, 50 лет — после 2003 г․ (в соответствии с Приказом Минкультуры РФ от № 558 и Приказом Росархива от № 136)․

Особенности заполнения табличной части

Таблица — это «сердце» акта․ Ошибки здесь недопустимы, так как документ проверяется при ревизиях и аудите․

Колонка «Индекс дела»

Обязательно указывайте код дела именно из утвержденной номенклатуры вашей организации․ Не пишите произвольные названия․ Если номенклатуры нет, это грубое нарушение архивного дела․

Колонка «Срок хранения»

Укажите срок в годах, установленный номенклатурой․ Если срок был продлен по решению экспертной комиссии ранее, укажите новый срок и ссылку на протокол продления․

Колонка «Кол-во л․ (томов)»

Рекомендуется указывать в формате: «3 тома (450 л․)»․ Это позволяет контролировать объем при передаче на макулатуру или в шредер․

Колонка «Примечание»

Здесь фиксируются нюансы: «Истек срок хранения», «Дубликат дела № 5», «Порча в результате ЧС (акт осмотра № 1 от 01․01․20)», «Срок хранения 75 лет (п․ 965 Перечня)»․

Порядок действий после подписания акта

Физическое уничтожение: Комиссия в полном составе (или с допуском представителя организации по утилизации) производит уничтожение․ Для бумажных документов, шредер класса безопасности не ниже P-3 (DIN 66399) или сдача в аккредитованную организацию по утилизации макулатуры (с получением Акта приема-передачи макулатуры)․
Электронные документы: Если дела хранятся в ЭАРХ (электронном архиве), уничтожение означает безвозвратное удаление с носителей с использованием сертифицированных средств (например, «Секрет-Н», «КриптоАРМ» и др․)․ В акте обязательно указывается: «Уничтожение электронных копий произведено программным методом с формированием протокола удаления № »․
Внесение изменений в описи/номенклатуру: Архивариус делает отметки в описях дел (графа «Примечание» или «Отметка об уничтожении»): «Уничтожено․ Акт № от ․․»․ В номенклатуре дела переносятся в раздел «Уничтоженные» или исключаются из рабочей базы․
Хранение акта: Акт на списание хранится постоянно (срок хранения «Постоянно» согласно п․ 260 Перечня типовых управленческих архивных документов, утр․ Приказом Росархива № 136)․ Он шивается в отдельный том или помещается в папку «Акты о списании» текущего года․

Типичные ошибки и риски

Отсутствие протокола экспертной комиссии․ Акт без протокола экспертизы не имеет юридической силы․ Инспекторы Росархива или аудиторы выпишут предписание/замечание․
Списание дел с неистекшим сроком․ Даже если дело «никому не нужно», списать его до истечения срока можно только по решению экспертной комиссии с продлением срока до 0 лет (что крайне редко и требует обоснования)․
Уничтожение документов, по которым идет проверка/суд․ Если по организации идет налоговая проверка, следствие или арбитражный процесс, списание запрещено до завершения процедур (ст․ 22 ФЗ-125)․
Неправильный способ уничтожения секретных документов․ Документы с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», а также персональные данные (ФЗ-152) требуют уничтожения по специальным правилам (ГОСТ Р 50739-95, ФСТЭК) с образованием отдельной комиссии и составлением отдельного акта․
Потеря акта․ Акт — единственное доказательство законности уничтожения․ Его утеря грозит штрафами по ст․ 13․20 КоАП РФ (нарушение правил ведения архивного дела) и проблемами при проверках налоговой/прокуратуры․

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

Если ваша организация перешла на безбумажный документооборот, акт на списание также оформляется в электронном виде (в СЭД/ЭДО — 1С:Документооборот, Directum, Диадок, СБИС и др․)․

Акт создается на основе карточки дела в системе․
Подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) всех членов комиссии․
Протокол удаления из ЭАРХ (лог системы) прикрепляется к акту как приложение․
Оригинал акта (электронный файл) хранится в архиве электронных документов организации бессрочно․

Грамотное оформление акта на списание — это не просто бюрократия, а гарантия правовой безопасности организации․ Наличие подписанного акта, протокола экспертизы и приказа руководителя полностью снимает ответственность с архивариуса и руководства за отсутствие документов в будущем․ Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под номенклатуру вашей организации (ООО «», ИНН , ОГРН *) и строго соблюдайте процедуру экспертизы․

Данная статья носит информационный характер․ При оформлении документов рекомендуется консультироваться с архивариусом вашей организации или специалистом по архивному делу․ Нормативная база может меняться, актуальность приведенных номеров приказов и статей ГОСТов требует проверки на дату составления акта․