Утрата трудовой книжки — ситуация стрессовая, но решаемая․ Законодательство (ст․ 65 ТК РФ, Приказ Минтруда от № 320н) четко регламентирует порядок действий для работника и работодателя․ В этой статье мы подробно разберем, какие заявления писать, кому их адресовать и как правильно оформить документы в 2026 году, с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)․

Нормативная база: на что опираться

До сентября 2021 года основным документом было Постановление Правительства РФ № 225․ Сейчас оно утратило силу․ Действующие правила закреплены в:

• Статье 65 ТК РФ — обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку по заявлению лица, поступающего на работу, в случае утраты/повреждения․
• Приказе Минтруда России от № 320н — утверждены форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек (бланки, вкладыши, журнал учета)․
• Федеральном законе от № 439-ФЗ, о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)․

Два главных сценария: куда и кому обращаться

Порядок действий кардинально зависит от статуса работника на момент обнаружения потери․

Сценарий А: Вы устраиваетесь на новую работу (трудовой книжки на руках нет)

Согласно ст․ 65 ТК РФ, новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (не дубликат!) по вашему письменному заявлению с указанием причины отсутствия документа․

• Кому: Новому работодателю (кадровику/руководителю)․
• Основание: Утрата, порча, хищение или иная причина․
• Срок: В день приема на работу (одновременно с оформлением трудового договора)․

Сценарий Б: Вы уволены (или работаете) и потеряли книжку, которая была у вас на руках

В этом случае оформляется дубликат трудовой книжки․ Выпускать его обязан последний работодатель (тот, у кого книжка хранилась последней), а не новый․

• Кому: Предыдущему (последнему) работодателю․
• Срок: Не позднее 15 календарных дней со дня обращения (п․ 44 Приказа № 320н)․
• Важно: Если вы уже перешли на ЭТК, бумажный дубликат не выдается — восстанавливается запись в СФР (см․ раздел 6)․

Образцы заявлений (текстовые шаблоны)

Ниже приведены универсальные образцы․ В квадратных скобках указываются ваши данные․ Конфиденциальные данные (адреса, телефоны, номера документов) в готовых документах рекомендуется маскировать при публикации в открытых источниках․

Образец № 1: Заявление на оформление НОВОЙ трудовой книжки (при приеме на работу)

Подается новому работодателю․

К генеральному директору ООО «Название организации»
Иванову И․И․ (ФИО руководителя )
от Иванова Петра Сидоровича
проживающего по адресу: г․ , ул․ , д․ , кв․ *
тел․: +7 () --*

ЗАЯВЛЕНИЕ
на оформление новой трудовой книжки

Я, Иванов Петр Сидорович, поступаю на работу в ООО «Название организации» на должность менеджера по заказу трудового договора от «___» _______ 202_ г․ № ․

В связи с утратой трудовой книжки (причина: утеряна при переезде / повреждена / похищена — подчеркнуть нужное) прошу оформить мне новую трудовую книжку в соответствии со ст․ 65 ТК РФ и Приказом Минтруда России от № 320н․


С обложением новой трудовой книжки и правилам ее ведения ознакомлен(а), подпись поставлю в Журнале учета движений трудовых книжек․

Приложение: копия паспорта (стр․ с фото и пропиской), 1 л․

«___» _____________ 202_ г․ ________________ /Иванов П․С․/

Образец № 2: Заявление на выдачу ДУБЛИКАТА трудовой книжки (к последнему работодателю)

Подается в организацию, где вы работали последней (где хранилась ТК)․

К генеральному директору АО «Предыдущая организация»
Петрову С․С․ (ФИО руководителя )
от Сидорова Алексея Викторовича
проживающего по адресу: г․ , пр․ , д․ 
тел․: +7 () --*

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу дубликата трудовой книжки

Я, Сидоров Алексей Викторович, работал(а) в АО «Предыдущая организация» с «___» _______ 202_ г․ по «___» _______ 202_ г․ (табельный номер *), на должности главного бухгалтера․ Уволен(а) в связи с переходом на другую работу (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․

Трудовая книжка (серия , номер *) была выдана мне на руки при увольнении «___» _______ 202_ г․ В связи с ее утратой (причина: утеряна / повреждена пожаром / похищена, подчеркнуть нужное) прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в соответствии со ст․ 66 ТК РФ и п․ 43-44 Приказа Минтруда России от № 320н․

Готов(а) предоставить документы, подтверждающие стаж (копии приказов, свидетельские показания и т․д․), в случае необходимости․

«___» _____________ 202_ г․ ________________ /Сидоров А․В․/

Образец № 3: Заявление о повреждении трудовой книжки (при приеме на работу)

Если книжка есть, но она порвана, запятнана, обгорела — она считается недействительной․ Порядок такой же, как при утрате (новая ТК у нового работодателя)․

․․․ (шапка как в Образце № 1) ․․․
ЗАЯВЛЕНИЕ
на оформление новой трудовой книжки взамен испорченной

Я, [ФИО полностью], поступаю на работу в [Название орг․]․
Имею на руках трудовую книжку серии * № , выданную [кем/когда ]․
В связи с тем, что трудовая книжка непригодна к дальнейшему использованию (повреждена: порвана обложка, стерты записи, попала влага/огонь — указать причину), прошу оформить мне новую трудовую книжку и уничтожить испорченный бланк в моем присутствии с составлением Акта․

«___» _____________ 202_ г․ ________________ /Подпись/

Порядок оформления дубликата работодателем (пошагово)

Если вы обратились к предыдущему работодателю (Сценарий Б), кадровик должен выполнить следующие действия в течение 15 дней:

1. Принять ваше заявление (Образец № 2), поставить входящий номер/дату․
2. Проверить данные по личному делу (Т-2), журналам учета ТК, архиву․
3. Выписать Приказ (распоряжение) о выдаче дубликата (форма свободная, обязательны: основание, срок исполнения, ответственное лицо)․
4. Заполнить бланк дубликата (форма по Приказу № 320н, на обложке штамп «ДУБЛИКАТ»)․
5. Перенести записи о стаже и награждениях до дня выдачи дубликата (записи о приеме/увольнении от последнего работодателя, обязательны)․
6. Совершить запись в Журнале учета движений трудовых книжек и вкладышей (графа «Примечание»: «Выдан дубликат взамен утерянной ТК серии * № *»)․
7. Выдать дубликат вам под роспись в журнале и в личном деле․

Особенности 2026 года: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года большинство работников перешли на ЭТК․ Если вы уже выбрали ЭТК (подали заявление работодателю до конца 2019 г․ или позже):

• Бумажная ТК не ведется․ Утрата бумажного бланка (если он остался у вас с 2020 г․) не требует оформления дубликата․
• Восстановление доступа: Обратитесь в СФР (через Госуслуги, МФЦ или лично) за выпиской из Единого реестра сведений о трудовой деятельности․ Это полноценный аналог ТК․
• Возврат к бумажному виду: Возможно только один раз в год (до последнего рабочего дня октября) заявлением работодателю․ Тогда для нового периода понадобится бумажная ТК․

Восстановление стажа: если архивы сгорели/утеряны

Если последний работодатель ликвидирован, архивы потеряны или повреждены (пожар, наводнение), дубликат оформляет преемник по правам или орган, принявший архивы (часто это архивные управления субъектов РФ)․

В заявлении нужно указать:

• Название ликвидированной организации․
• Период работы․
• Должность․
• Приложить копии имеющихся документов: трудового договора, приказов, зародной ведомостей, свидетельских показаний (ст․ 302 ТК РФ)․

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Писать заявление новому работодателю на дубликат․ Новый работодатель оформляет новую ТК (ст․ 65 ТК РФ)․ Дубликат выдает только последний работодатель․
• Не указывать причину утраты․ В заявлении обязательно фраза: «в связи с утратой/повреждением․․․»․ Без причины кадровик не имеет права оформлять документ․
• Игнорировать ЭТК․ Если вы на ЭТК, не тратьте время на поиск бланка бумажной ТК — закажите выписку в СФР․
• Утрата вкладыша; Если потерян только вкладыш — оформляется новый вкладыш (не новая ТК), запись делается по правилам Приказа № 320н․

Чек-лист документов для подачи

Главное правило — действовать быстро и обращаться по адресу․ Новый работодатель решает проблему «здесь и сейчас» оформлением новой книжки․ Предыдущий работодатель обязан выдать дубликат за 15 дней․ В 2026 году акцент смещен на ЭТК: для большинства граждан восстановление доступа к электронному реестру СФР через Госуслуги — самый быстрый и надежный путь․

Примечание: Приведенные образцы носят рекомендательный характер․ Формы заявлений не утверждены жестко законом, поэтому организации могут использовать свои бланки с логотипом и реквизитами․ Всегда уточняйте требования у конкретного кадровика․

Статья подготовлена на основании действующего на г․ законодательства (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н, 439-ФЗ)․ Данные контактных лиц и адресов в образцах замаскированы (*) в целях безопасности․