Установление индивидуального графика работы — это важное правовое инструментарий, позволяющий согласовать трудовой режим с личными обстоятельствами работника (обучением, уходом за детьми, состоянием здоровья и др.) без нарушения норм Трудового кодекса РФ. Ниже представлен подробный разбор правовых основ, порядка оформления и готовые образцы заявлений на актуальное на время.

Правовые основы и понятие

Согласно ст. 57 ТК РФ, график работы является существенным условием трудового договора. Переход на индивидуальный график регламентируется ст. 100 ТК РФ («Установление для отдельных работников режима работы, отличающегося от правил внутреннего трудового распорядка»).

Ключевые нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 92, 93, 96, 100, 101, 298, 309, 310);
• ФЗ от № 421-ФЗ (о внесении изменений в ТК РФ в части удаленной работы и гибкого графика);
• Постановление Правительства РФ от № 1476 (об особенностях регулирования труда отдельных категорий работников);
• Отраслевые соглашения и локальные нормативные акты (ЛНА) организации (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об индивидуальных графиках).

В чем разница: Индивидуальный график vs Гибкое рабочее время vs Сменный график?

Категории работников, имеющих право на индивидуальный график (обязательное предоставление)

Работодатель не имеет права отказать в установлении индивидуального графика (или неполного рабочего времени) следующим категориям (ч. 2 ст. 93, ст. 96, ст. 298, ст. 309, ст. 310 ТК РФ):

1. Беременные женщины (по медицинскому заключению);
2. Работники в возрасте до 18 лет (сокращенные нормы рабочего времени);
3. Работники, совмещающие работу с обучением (учащиеся очной формы обучения);
4. Родители (усыновители, опекуны) детей до 14 лет (инвалидов до 18 лет) — при условии, что это не противоречит производственной необходимости (ст. 93 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2);
5. Лица, ухаживающие за больными членами семьи (по медицинскому заключению ВЭК/МСЭ);
6. Инвалиды I и II групп (если не противоречит ВЭК);
7. Участники ВОВ, лица, получившие радиацию на Чернобыле и др. (федеральные законы).

Важно: Для данных категорий заявление является основанием для обязательного издания приказа. Отказ влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на юрлицо до 100 000 руб.).

Порядок оформления перехода на индивидуальный график

1. Письменное заявление работника (с указанием желаемого варианта графика и обоснованием).
2. Согласование с непосредственным руководителем (виза на заявлении: «Согласовано/Не согласовано», подпись, дата).
3. Подготовка дополнительного соглашения к трудовому договору (обязательно, так как график — существенное условие ТД, ст. 72 ТК РФ).
4. Издание приказа (распоряжения) работодателя об установлении индивидуального графика.
5. Ознакомление работника с приказом под роспись и внесение изменений в табель учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13).
6. Внесение сведений в СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Рабочие) в Пенсионный фонд (СФР) в течение 5 рабочих дней.

Сроки рассмотрения:

Закон не устанавливает жесткий срок рассмотрения заявления, однако общая практика и ст. 64 ТК РФ (сроки приема на работу/изменения условий) подразумевают 3–5 рабочих дней. Для льготных категорий, максимально оперативно (в день обращения или на следующий день).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Единой утвержденной формы (бланка) не существует. Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать:

• Шапка: Кому (ФИО директора/ИП, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер, подразделение).
• Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ на установление индивидуального графика работы».
• Текст: Просьба установить индивидуальный график с конкретной даты. Описание предлагаемого режима (дни недели, часы прихода/ухода, продолжительность перерыва на отдых/питание); Ссылка на правовую основу (ст. 100 ТК РФ, ст. 93 ТК РФ и т.д.).
• Обоснование: Учеба, уход за ребенком, состояние здоровья (справка приложена), иное.
• Приложения: Копия свидетельства о рождении ребенка, справка из учебного заведения, медицинское заключение (форма 095/у или ВЭК), копия удостоверения инвалида.
• Дата и подпись работника с расшифровкой.

Образцы заявлений (Шаблоны 2026 года)

Ниже приведены типовые образцы. Данные в квадратных скобках [ ] подлежат замене. Персональные данные (адреса, телефоны, номера документов) в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности (152-ФЗ).

Образец № 1: Общий случай (по инициативе работника, ст. 100 ТК РФ)

Используется, когда работник хочет сменить режим (например, прийти раньше/уйти позже), но не относится к льготным категориям. Требуется согласие работодателя.

К Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
на установление индивидуального графика работы

Прошу установить мне с  индивидуальный график работы в соответствии со ст. 100 ТК РФ на следующих условиях:

Рабочая неделя: пятидневка (понедельник – пятница).
Время начала работы: 09:00 (вместо 08:00 по общему графику).
Время окончания работы: 18:00 (вместо 17:00).
Перерыв на отдых и питание: 60 минут (с 13:00 до 14:00).
Еженедельная норма рабочего времени: 40 часов.

Данная просьба обусловлена необходимостью доставки ребенка в дошкольное образовательное учреждение, открывающееся в 08:00 (копия справки из ДОУ приложена).

Прошу оформить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору № * от ..202* г. и издать приказ.

Приложения:
Копия справки из ДОУ № * от ..2026 г. — 1 л.
Проект дополнительного соглашения — 1 экз.

 Петров П.П. /Подпись/

Образец № 2: Работник, совмещающий работу с обучением (Очная форма, ст. 100, 173, 174 ТК РФ)

Работодатель обязан пойти навстречу (установить индивидуальный график или предоставлять отпуска на сессии). Отказ недопустим.

Директору филиала ПАО «СпецСтрой»
г. , ул. , д. *
Сидорову С.С.
от студента-стажера отдела ИТ
Смирнова А.В.
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
об установлении индивидуального графика работы в связи с обучением

На основании ст. 173, 174 ТК РФ и ст. 100 ТК РФ прошу установить мне с  по  (срок обучения) индивидуальный график работы:

Суббота, воскресенье: выходные дни.

Суммарная продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц) соответствует норме на данный период (не более 40 часов в неделю в пересчете).

Обоснование: обучение в ФГБОУ ВО «» (г. ) на очном отделении, курс 3, специальность 09.03.01 «Информатика и вычислительная техника». Занятия проходят во вторник и четверг во второй половине дня, в понедельник/среду/пятницу — до 13:30.

Прошу предоставить ежегодный оплачиваемый учебный отпуск на период государственной итоговой аттестации (ГИА) в июне 2027 г. (сроки уточню дополнительно).

Приложения:
Копия студенческого билета (разворот с фото и пропиской) — 1 л.
Копия учебного плана/расписания занятий на осенний семестр 2026/2027 уч. г. — 2 л.
Справка из деканата об обучении очной формы — 1 л. (оригинал представлен для сверки).

 Смирнов А.В. /Подпись/

ВИЗА РУКОВОДИТЕЛЯ ОТДЕЛА:
Согласовано. Необходимо обеспечить перекрытие смены во вт/чт после 14:00.
Начальник отдела ИТ Козлов К.К. /Подпись/ ..2026

Образец № 3: Родитель ребенка до 14 лет / Инвалида ребенка до 18 лет (ст. 93, 100 ТК РФ)

Право на неполное рабочее время (сокращенный день/неделю) или индивидуальный график, гарантированное. Работодатель не может отказать, если работник просит сократить время работы с пропорциональной оплатой. Если просит сохранить полную ставку, но сменить часы — по согласованию (ст. 100).

ИП Петрову П.П.
от бухгалтера
Ивановой И.И.
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
об установлении неполного рабочего времени / индивидуального графика

На основании ч. 1 ст. 93 ТК РФ (в ред. ФЗ от № 421-ФЗ) и ст. 100 ТК РФ прошу установить мне с  неполное рабочее время с установлением индивидуального графика работы:

Режим: Работа по понедельникам, средам, пятницам с 09:00 до 14:00 (перерыв 15 мин).
Вторник, четверг, суббота, воскресенье: нерабочие дни.
Недельная продолжительность: 15 часов (0,375 ставки).
Оплата: Пропорционально отработанному времени (сдельная/временная) в размере 0,375 от оклада/тарифной ставки.

Обоснование: ухаживаю за ребенком-инвалидом (дочь Иванова М.П., 2012 г.р., инвалидность ребенка установлена бессрочно, СПИ * от ..202* г.). Медицинское заключение ВЭК о необходимости ухода за ребенком представлено.

Прошу издать приказ и подготовить доп. соглашение к ТД № * от ..202* г. с изменениями в раздел «Режим работы» и «Размер заработной платы».

Приложения:
Копия свидетельства о рождении дочери — 1 л.
Копия справки МСЭ (ВЭК) о инвалидности ребенка и рекомендации по уходу, 1 л.
Копия удостоверения личности — 1 л. (оригинал представлен).

 Иванова И.И. /Подпись/

Образец № 4: По медицинским показаниям (Врачебная комиссия / ВЭК)

Требуется заключение врачебной комиссии организации (если есть) или МСЭ (ВЭК). Работодатель обязан обеспечить условия труда, соответствующие заключению.

Генеральному директору АО «Завод «Металл»
Козлову К.К.
от наладчика станков с ЧПУ
Соколова С.С.
таб. № *

ЗАЯВЛЕНИЕ
об изменении режима работы по состоянию здоровья

На основании ст. 92, 100 ТК РФ и заключения врачебной комиссии ООО «Медицинский центр «Здоровье» (г. *) от  № *, прошу с  установить мне индивидуальный график работы с исключением ночных смен и ограничением подъема тяжестей до 5 кг:

Предлагаемый график:
Понедельник – Пятница: 08:00 – 16:30 (перерыв 60 мин).
Суббота, Воскресенье: выходные.
Исключить назначение на смены: 22:00 – 06:00 (ночные) и смены длительностью 12 часов.

Прошу оформить перевод на допустимую работу / изменить условия труда с изданием приказа и доп. соглашения.

Приложения:
Копия амбулаторной карты (выписка) — 3 л. (оригинал представлен для сверки).

 Соколов С.С. /Подпись/

ОТМЕТКА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ:
Принято к исполнению ..2026. Обращено в ССОУТ за оценкой условий труда на новом месте/режиме.
Кадровый инспектор * /Подпись/

Оформление приказа работодателя (Форма Т-5 / Свободная форма)

После согласования заявления изготавливается приказ. Обязательные реквизиты (ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Наименование организации / ИП (Полное и сокращенное).
• Код по ОКПО.
• Титул: «ПРИКАЗ № * от ..2026 г.».
• Основание: «На основании заявления работника Иванова И.И. от ..2026 г., ст. 100 ТК РФ…».
• Порядковые пункты:
  1. Установить для Иванова И.И. (таб. № ) с ..2026 г. индивидуальный график работы: [описание графика].
  2. Подготовить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору № от ..202* г.
  3. Внести изменения в табель учета рабочего времени (ф. Т-12/Т-13) с ..2026 г.
  4. Контроль за исполнением — за зав. кадровой службой / бухгалтерией.
• Подпись руководителя, М.П. (при наличии печати).
• Расписка работника о ознакомлении.

Дополнительное соглашение к трудовому договору — обязательный элемент

Поскольку график работы — существенное условие ТД (п. 3 ч. 1 ст. 57 ТК РФ), его изменение возможно только путем заключения дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ).

Ключевые пункты доп. соглашения:

1. Стороны (Работодатель, Работник).
2. Ссылка на основной ТД (номер, дата).
3. Новая редакция пункта «Режим работы / График работы» (полное описание: дни, часы, перерывы, учетный период).
4. Порядок оплаты труда (если меняется ставка/режим оплаты ночных часов/сверхурочных).
5. Срок действия (бессрочно / до ..202* г. / до отмены основания — например, окончания обучения).
6. Порядок досрочного расторжения (по соглашению сторон / по инициативе одной из сторон с уведомлением за 3 кал. дня).
7. Дата, подписи сторон, печати.

Учет рабочего времени при индивидуальном графике

С 2026 года актуальны изменения в ведении табелей (Приказ Минтруда от № 10, в ред. от 2024 г.):

• В табеле (ф. Т-12 или Т-13) для каждого дня ставится код: «Я» (01) — явка в день, не являющийся рабочим по общему графику, но рабочим по индивидуальному; «В» (26) — выходной день по индивидуальному графику (если он рабочий по общему).
• Обязательно ведение Учетной карточки рабочего времени для каждого работника на индивидуальном графике (приложение к Приказу № 10).
• Сверхурочные работы считаются за пределами установленного индивидуального графика, а не общего.
• Ночные часы (22:00–06:00) оплачиваются с повышением не менее 20% (ст. 154 ТК РФ), если они входят в индивидуальный график.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для HR и руководителей)

Особенности 2026 года: Электронный документооборот и СТД-Р

• Электронный ТД (СТД-Р): С 2020 года ведется исключительно в электронном виде. Изменение графика — основание для формирования СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, Рабочие) с кодом вида сведений «3.1. Изменение условий труда».
• ЭДО (Электронный документооборот): Заявление, приказ и доп. соглашение могут быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника и работодателя (ст. 312.1 ТК РФ, ФЗ № 63-ФЗ). Это равносильно бумажному документу с «живой» подписью.
• Удаленная работа: Если индивидуальный график устанавливается для удаленного работника, в доп. соглашении обязательно прописывается порядок взаимодействия (каналы связи, доступ к системам, режим доступности) согласно ст. 312.1–312.5 ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Грамотное оформление индивидуального графика работы — это баланс между заботой о сотруднике (сохранение кадров, лояльность) и правовой безопасностью бизнеса. Ключевые правила 2026 года:

1. Всегда требуйте письменное заявление с обоснованием.
2. Обязательно заключайте дополнительное соглашение к ТД.
3. Рассчитывайте часы за учетный период заранее.
4. Вносите данные в СТД-Р (СФР) в 5-дневный срок.
5. Для льготных категорий (ст. 93 ТК РФ) — отказ недопустим.

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под специфику вашей организации (сменность, вредность, удаленка, суммарный учет). При сложных случаях (командировки, совмещение, вредные условия) рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву.

---

Статья подготовлена на основе актуального на г. трудового законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ-421, Постановления Правительства, судебной практики). Данная информация носит справочный характер и не заменяет юридическую консультацию.