Короткий ответ: зависит от страны, года трудоустройства и того, работал ли человек ранее. В России переходный период закончился 31 декабря 2020 года, а в Украине актуальна кампания по оцифровке к 10 июня 2026 года. Ниже подробный разбор по каждому сценарию.
Законодательство Российской Федерации (актуально на 2024–2026 гг.)
Исторический контекст: дедлайн 31 декабря 2020 года
С 1 января 2020 года в России вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, введший электронные трудовые книжки (ЭТК). До 31 декабря 2020 года включительно каждый работник обязан был подать работодателю письменное заявление о выборе формата:
- Продолжить ведение бумажной трудовой книжки;
- Перейти на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК).
Важно: Если заявление не было подано в срок, по умолчанию считалось, что работник выбрал электронный формат (сведения передаются в Социальный фонд России — СФР, бывший ПФР).
Работники, принятые на работу после 31 декабря 2020 года
Для лиц, которые трудоустраиваются впервые в жизни (нет стажа до 2021 года), бумажная трудовая книжка не оформляется.
- Заявление писать НЕ нужно.
- Учет ведется исключительно в электронном виде (ЭТК).
- Сведения передаются в СФР работодателем через отчетность.
Работники, у которых есть бумажная ТК и выбор сделан до 2021 года
- Выбрали бумажную: Работодатель продолжает делать записи в бумажной книжке до ее заполнения. Заявление повторно писать не нужно. Когда книжка заполнится — учет автоматически перейдет в электронный вид.
- Выбрали электронную (или не подали заявление): Бумажная книжка выдается на руки сотруднику (со справкой о стаже). Дальнейшие записи вносятся только в ЭТК. В бумажную ТК новые записи не вносятся.
Можно ли сменить выбор сейчас (после 2020 года)?
Нет. Закон не предусматривает процедуру перехода с бумажной на электронную (или обратно) по собственному желанию после истечения переходного периода . Изменение формата возможно только при заполнении бумажной книжки.
Заявление на передачу архивных данных в СФР (важный нюанс)
Информация из интернета указывает на важный момент: в СФР (ранее ПФР) по персонифицированной отчетности работодателей за период до 2020 года хранятся только сведения о работодателях и периодах работы. Причин увольнений, должностей, реквизитов приказов там нет.
Чтобы полная история трудовой деятельности (включая причины увольнений по ст. 77, 78 ТК РФ) попала в единый реестр СФР и была видна в личном кабинете Госуслуг/СФР, работник должен написать заявление о передаче сведений о трудовой деятельности за периоды до 2020 года.
- Кому адресуется: Работодателю (текущему или последнему) или напрямую в СФР (через МФЦ/Госуслуги/личный кабинет СФР).
- Форма: Единой утвержденной формы нет. Пишется в свободной форме.
- Результат: Работодатель сдает уточненную отчетность (ЕФС-1), и история «нарастает» деталями.
Отчетность работодателя: форма ЕФС-1
С января 2023 года сведения о приеме, переводе, увольнении и выборе формата ТК передаются в СФР исключительно через ЕФС-1 (Единую форму сведений) (утв. Приказом Минтруда № 741н от ).
- В блоке «Вид заявления» кадровый специалист указывает: «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
- Для «новичков» (первое трудоустройство) код выбора не указывается — ЭТК по умолчанию.
Образец заявления (для РФ, если нужно зафиксировать выбор или передать архив)
Единой строгой формы нет. Можно использовать свободную форму на имя работодателя.
Пример структуры заявления на выбор ЭТК (актуально было до , сейчас — для архива или по требованию кадровика):
К Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от менеджера Петрова П.П. (*) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести учет моей трудовой деятельности в электронной форме (электронная трудовая книжка). Своим выбором уведомляю в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Согласен на обработку персональных данных. «___» ___________ 202_ г. Подпись: _____________ /Петров П.П./
Пример заявления на передачу исторических данных в СФР (актуально сейчас):
К Начальнику территориального органа СФР г. * области * от гражданина Сидорова С.С. () СНИЛС: -- * Проживающий по адресу: г. , ул. , д. *, кв. * ЗАЯВЛЕНИЕ о передаче сведений о трудовой деятельности за периоды до г. На основании ст. 14 ФЗ-439 прошу обеспечить передачу в Единый реестр сведений о трудовой деятельности (ЭТК) полной информации о моих периодах работы, должностях, основаниях и причинах увольнений за периоды трудовой деятельности до г., подтвержденных записями в бумажной трудовой книжке (серия * № *). Приложение: Копия ТК (развороты с записями). «___» ___________ 202_ г. Подпись: _____________ /Сидоров С.С./
Законодательство Украины (актуально на )
Информация из интернета содержит актуальные для Украины сроки. Дедлайн: 10 июня 2026 года.
Кто обязан оцифровать трудовую книжку?
- Владельцы трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года (обязательно).
- Владельцы книжек более поздних образцов, по желанию, но рекомендуется для защиты стажа.
Как оформить (без заявления работодателю)?
В Украине процедура инициируется гражданином самостоятельно через государственные сервисы:
- Портал «Дія» (Diia) — раздел «Документы» → «Трудова книжка».
- Веб-портал ЗОДА (zoda.gov.ua) — единый реестр трудовой деятельности.
- Через ЦНАП (Центры предоставления административных услуг).
Заявление работодателю писать НЕ нужно. Работодатель (если предприятие работает) позже будет сдавать отчетность в электронный реестр автоматически.
Последствия неоцифровки после
- Риск потери страхового стажа при назначении пенсии.
- Сложности с подтверждением стажа для льгот, кредитов, виз.
- Бумажная книжка после дедлайна юридическую силу как основного документа теряет (становится просто архивным доказательством).
Сводная таблица: Надо ли писать заявление?
| Ситуация | Страна | Нужно ли заявление работодателю? | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Первое трудоустройство в жизни (после ) | РФ | НЕТ | ЭТК оформляется автоматически работодателем через ЕФС-1. |
| Работаю до 2020 г., выбрал бумажную ТК до | РФ | НЕТ | Писать повторно нельзя. Бумажная ТК ведется до конца. |
| Работаю до 2020 г., выбрал ЭТК (или не подал заявление) | РФ | НЕТ | Уже в ЭТК. Бумажная ТК на руках. |
| Хочу, чтобы в СФР появились причины увольнений за старый стаж | РФ | ДА (в СФР или работодателю) | Заявление на передачу архивных данных (свободная форма). |
| Хочу сменить выбор (бумага ↔ электрон) просто так | РФ | НЕЛЬЗЯ | Закон не дает права на повторный выбор после . |
| ТК оформлена до 2004 года, нужно сохранить стаж | Украина | НЕТ (работодателю) | Самостоятельно оцифровываете через «Дію» или ЗОДА до . |
Частые ошибки и мифы
- Миф: «Нужно срочно писать заявление на ЭТК, иначе потеряю стаж».
Факт (РФ): Стаж хранится в СФР. Бумажная ТК остается юридически значимым документом навсегда. Заявление на выбор формата актуально было только в 2020 году. - Миф: «Работодатель обязан заставить меня написать заявление на ЭТК сейчас».
Факт: Работодатель не имеет права требовать смену формата. Он просто сдает ЕФС-1 согласно вашему выбору 2020 года или статусу «новичка». - Ошибка: Сдача в СФР заявления на выбор ЭТК в 2024–2026 годах;
Последствие: СФР примет заявление, но оно не сменит ваш статус, если вы выбрали бумагу в 2020 г. Оно может быть расценено только как запрос на передачу архивных данных. - Важно для HR: В ЕФС-1 для сотрудников, принятых до 2021 года, в блоке «Вид заявления» указывается то, что выбрал сотрудник в 2020 г. Менять это поле при каждом отчете нельзя.
Резюме: Алгоритм действий
- Определите юрисдикцию: РФ или Украина.
- Если РФ:
- Первая работа? → Заявление не пишем, ждем ЕФС-1 от работодателя.
- Работаете давно, есть бумажная ТК? → Проверьте, что выбрали в 2020 г. (спросите у кадровика или посмотрите в ЛК СФР/Госуслуг).
- В ЛК СФР нет причин увольнений/должностей за старый период? → Пишите заявление на передачу архивных данных (в СФР через МФЦ/Госуслуги или работодателю).
- Если Украина:
- ТК до 2004 г.? → Срочно оцифровывайте через «Дію» или zoda.gov.ua до .
- Работодателю заявление не пишите.
Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (ТК РФ, 439-ФЗ, Приказ Минтруда № 741н) и информации о законодательстве Украины (Закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Украины относительно обеспечения функционирования Единого реестра сведений о трудовой деятельности»), актуальной на . Для решения индивидуальных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в профсоюз.