Московская областная нотариальная палата (МОНП) является ключевым органом самоуправления нотариата в регионе. Одной из её важнейших функций является обеспечение сохранности нотариальных архивов, передаваемых в вечное хранение после прекращения деятельности нотариусов. В данной статье подробно рассматривается структура архивных фондов, порядок получения копий документов и контакты для взаимодействия.

Правовая основа и задачи архива

Деятельность архива МОНП регулируется:

• Основными законодательством о нотариате (ФЗ «Об основах законодательства РФ о нотариате»);
• Законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказами Минюста России по вопросам формирования и хранения нотариальных архивов;
• Внутренними регламентами Палаты.

Основные задачи архива:

1. Прием к хранению дел нотариусов, прекративших деятельность (уволенных, ушедших на пенсию, лишенных лицензии, а также наследие умерших нотариусов).
2. Обеспечение условий хранения, соответствующих ГОСТ и санитарным нормам (температура, влажность, пожаробезопасность).
3. Научно-справочная работа: составление описей, инвентаризаций, электронных баз данных для быстрого поиска.
4. Выдача копий и выписок из хранящихся дел заинтересованным лицам.

Структура архивных фондов

Архив МОНП формируется за счет документов, переданных нотариусами, осуществлявшими деятельность на территории Московской области в разные исторические периоды.

Исторические периоды формирования фондов

• Советский период (до 1993 г.): Документы государственных нотариальных контор, бюро правовых консультаций. Это фонды высокой исторической ценности, часто запрашиваемые для подтверждения права собственности на жилье, оформленное в СССР.
• Переходный период (1993–2000 гг.): Документы первых частных нотариусов, получивших лицензии после принятия Основ законодательства о нотариате.
• Современный период (с 2000 г. по н.в.): Дела нотариусов, переданные в архив в связи с прекращением полномочий за последние годы.

Типы хранящихся документов

В архиве хранятся дела следующих категорий (срок хранения — вечный или 75 лет в зависимости от типа акта):

• Реестры нотариальных действий (общие, наследование, доверенности, завещания, сделки с недвижимостью).
• Дела по наследственным делам (заявления наследников, свидетельства о праве на наследство, инвентаризации имущества).
• Доверенности (в т.ч. на право управления транспортными средствами, представления интересов, банковские операции).
• Завещания (открытые и закрытые).
• Соглашения о разделе имущества, брачные контракты, сделки купли-прожи, дарения, обмена.
• Протесты Wechselов (исторически).
• Служебная документация нотариусов (журналы учета, корреспонденция с органами юстиции).

Порядок обращения в архив: пошаговая инструкция

Получить копию документа из архива МОНП может заинтересованное лицо (участник сделки, наследник, уполномоченный представитель).

Этап 1: Определение нотариуса и номера дела

Для успешного поиска необходимо знать:

• ФИО нотариуса, у которого совершалось действие (или ФИО нотариуса-предшественника, если дело перешло к другому нотариусу).
• Примерную дату совершения действия (год, месяц).
• Тип документа (завещание, доверенность, свидетельство о праве на наследство и т.д.).
• ФИО лиц, участвовавших в сделке.

Важно: Если вы не знаете ФИО нотариуса, можно обратиться в Единый информационный ресурс нотариата (ЭИРН) на сайте ФНП (reestr.notariat.ru) — раздел «Поиск нотариального действия» (доступен только нотариусам) или обратиться к действующему нотариусу за помощью в поиске.

Этап 2: Подготовка пакета документов

Для обращения в архив (лично или по почте) необходимо подготовить:

1. Заявление установленного образца (можно взять на сайте МОНП или у администратора архива).
2. Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия разворота с фото и пропиской).
3. Документы, подтверждающие заинтересованность:
   • Свидетельство о праве на наследство / Свидетельство о регистрации права (для сделок с недвижимостью).
   • Доверенность нотариальная (если обращается представитель), оригинал для предъявления и копию для оставления в архиве.
   • Свидетельство о рождении / браке / разводе (для подтверждения родственных связей при наследовании).
4. Квитанция об оплате госпошлины за выдачу копии нотариального документа из архива (размер устанавливается Налоговым кодексом РФ, выплачивается в бюджет соответствующего уровня).

Этап 3: Способы подачи обращения

• Лично: В часы приема посетителей (см. раздел «Контакты и режим работы»).
• Почтовым отправлением: Ценным бандеролем с описью вложения и уведомлением о вручении на юридический адрес Палаты.
• Через действующего нотариуса: Нотариус может направить официальный запрос в архив МОНП от вашего имени (часто самый быстрый способ).

Этап 4: Сроки и получение результата

Срок поиска и выдачи копии обычно составляет от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от загруженности архива и сложности поиска (наличия точных реквизитов).

Результат выдается:

• На руки под роспись.
• Почтой (ценным бандеролем), если в заявлении указан обратный адрес и оплачена пересылка.

Копия документа, выданная архивом Палаты, заверяется печатью МОНП и подписью ответственного архивиста/руководителя, имеет полную юридическую силу.

Контакты, адрес и режим работы

Юридический адрес и место нахождения архива:

г. , ул. , д. , пом. (здание Московской областной нотариальной палаты).

Примечание: Точный адрес и схема проезда рекомендуется уточнить на официальном сайте МОНП или по телефону справочной перед визитом, так как архив может находиться в отдельном корпусе или на складе вне основного офиса Палаты.

Телефоны архива / справочной МОНП:

• Справочная / Приемная: +7 () -*-*
• Прямой телефон архива (архивист): +7 () -*-*
• Факс: +7 () —

Электронная почта:

• Общая палата: @monp.ru (домен может отличаться, уточните на сайте)
• Архив / Работа с обращениями: archive@ / arhiv@*

Официальный сайт: monp.ru (разделы «Архив», «Для граждан», «Контакты»).

Режим приема посетителей (примерный, уточняйте актуальный!):

Важно: В связи с переходом на электронный документооборот и цифровизацию фондов, многие архивы переходят на предварительную запись через сайт (личный кабинет) или по телефону. Без записи доступ в архив может быть закрыт охраной бизнес-центра.

Особенности поиска «старых» документов (до 2000 года)

Поиск документов советского времени и 90-х годов имеет свою специфику:

• Смена юрисдикции: Многие населенные пункты Московской области меняли подведомственность (переходили из подчиненияМосковской городской нотариальной палаты в областную и наоборот, объединялись в нотариальные округа);
• Архивные фонды ГАМО: Часть самых старых фондов (до 1990 г.) может быть передана в Государственный архив Московской области (ГАМО) (г. * , ул. *). Если в МОНП дело не найдено, направляйте запрос в ГАМО.
• Руководители нотариальных контор: В советское время нотариальные действия совершали руководители контор (не нотариусы). В реестрах могут фигурировать их фамилии (например, Иванов И.И., Петров П.П.).

Цифровизация и электронные сервисы

МОНП ведет активную работу по оцифровке архивных фондов.

• Электронный архив: Внедряется система электронного хранения образов документов. В перспективе это позволит выдавать копии в электронном виде с ЭЦП архива.
• Реестр нотариальных действий (РНД): Данные о совершаемых с 2014-2015 гг. действиях вносятся в единый федеральный реестр. Если действие совершено недавно, нотариус может найти его в РНД мгновенно без обращения в физический архив.
• Сервис «Поиск завещания»: На сайте ФНП (notariat.ru) работает открытый реестр завещаний (по ФИО завещателя и дате рождения). Если завещание есть в реестре, копию можно заказать у любого нотариуса.

Типичные проблемы и способы их решения

Порядок обращения за нотариальным запросом (для нотариусов)

Если вы являетесь действующим нотариусом и вам необходим документ из архива МОНП для совершения нотариального действия:

1. Оформить Нотариальный запрос на бланке с печатью и подписью.
2. Направить его через курьера, почту (ценная бандероль) или через систему ЭДО (если настроен обмен).
3. В запросе указать: основание (ст. 15 Основ Закона о нотариате), реквизиты дела, ФИО сторон, цель запроса.
4. Архив обязан исполнить запрос в срок не позднее 10 рабочих дней (ст. 15 Основ Закона о нотариате).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли получить копию доверенности, если я не доверитель и не представитель, а просто родственник?

Ответ: Нет. Согласно ст. 15 Основ Закона о нотариате, копии доверенностей выдаются только доверителю, представителю или третьим лицам, права которых затрагиваются доверенностью (по предъявлении оригинала доверенности или судебного решения). Родственные отношения сами по себе не дают права на получение копии чужой доверенности.

Вопрос: Сколько стоит копия из архива?

Ответ: Государственная пошлина за выдачу копии нотариального документа из архива составляет * руб. (сумма актуализируется ежегодно, уточните по ст. 333.24 НК РФ). Дополнительных платежей в бюджет Палаты за поиск не взимается (поиск — функция Палаты).

Вопрос: Нотариус, у которого было завещание, умер. Куда обращаться?

Ответ: Дело умершего нотариуса обязательно передается в архив МОНП (или к другому нотариусу-предшественнику по распоряжению Палаты). Обращайтесь в архив МОНП по адресу выше. Проверить, у кого сейчас дело, можно на сайте МОНП в разделе «Наследие нотариусов» или по телефону справочной.

Вопрос: Можно ли заказать копию онлайн через Госуслуги?

Ответ: На текущий момент (2024-2025 гг.) услуга «Получение копии документа из нотариального архива» на портале Госуслуг в полном автоматическом режиме не реализована для архивов субъектов. Можно подать обращение через форму «Написать в организацию» на Госуслугах (если МОНП подключена), но получение бумажной копии потребует личного визита или почты.

Архив Московской областной нотариальной палаты — это гарант сохранности прав граждан на недвижимость, наследство и имущество, оформленное нотариально за десятилетия. Ключ к успешному получению копии — максимально точные исходные данные (ФИО нотариуса, год, тип документа) и полный пакет документов, подтверждающих вашу заинтересованность.

Рекомендуется начинать поиск с консультации у действующего нотариуса: он поможет определить, в каком именно архиве находится дело (МОНП, МГНП или ГАМО), правильно оформит запрос и сэкономит ваше время. При личном визите в архив МОНП обязательно звоните заранее для подтверждения режима работы и необходимости предварительной записи.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, телефоны, адреса, фамилии должностных лиц и режимы работы могут меняться. Обязательно проверяйте актуальную информацию на официальном сайте monp.ru или по телефонам справочной перед визитом или отправкой почтового отправления.