Городской архив — это не просто «склад старых бумаг», а сложная информационная система, обеспечивающая сохранность документального наследия муниципалитета и предоставляющая доступ к информации для государственных органов, организаций и граждан. На основании действующего законодательства (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правил работы государственных архивов РФ, типовых положений об архивах органов местного самоуправления) и анализа практики работы муниципальных архивов (в т.ч. примера Архивного отдела Администрации городского округа Коломна и ГАРФ), ниже представлено подробное описание принципов функционирования такого учреждения по состоянию на .

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность городского архива регламентируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (утв. Росархивом, ред. от и позд. изд.).
• Региональный уровень: Законы субъекта РФ об архивном деле, постановления Правительств регионов.
• Местный уровень: Положение об архиве муниципального образования (утв. главой администрации/городской думой), локальные нормативные акты (инструкции, регламенты бизнес-процессов).

Важно: Ранее действовавшие «Основные правила работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от ) фактически утратили силу в части государственных и муниципальных архивов, уступив место актуализированным правилам работы государственных архивов, хотя принципы комплектования и учета остались преемственными.

Организационная структура и штатное расписание

Архив создается как структурное подразделение (отдел, управление, сектор) в составе администрации городского округа или как отдельное казенное/бюджетное учреждение (КГБУ/МБУ «Архив»).

Типовая структура отделов:

1. Отдел комплектования и учета (приема-хранения): Прием документов от структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений и организаций — источников комплектования; государственная регистрация фондов, научная описание дел.
2. Отдел хранения и обеспечения сохранности: Контроль микроклимата (температура, влажность), противопожарная безопасность, антибиологическая защита, ремонт и реставрация документов.
3. Отдел информационно-справочного обслуживания (читальный зал): Выдача архивных справок, копий, выписок, информационных писем; консультирование исследователей; работа с электронными запросами.
4. Сектор электронного документооборота и оцифровки: Создание электронных копий, ведение электронных баз данных (ЭБД), внедрение АИС «Архив», публикация описей на портале открытых данных.

Руководит архивом Директор (Начальник отдела) — * (ФИО замаскировано). Ответственный за выпуск документов и контроль сохранности — * (должность/ФИО замаскировано).

Основные функции архива (согласно п. 1.3.3 Основных правил и ст. 8 Типового положения)

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие ключевые функции:

Комплектование фондов

• Ведение списков организаций и структурных подразделений — источников комплектования архива.
• Прием упорядоченных документов от структурных подразделений администрации и муниципальных учреждений (по актам приема-передачи и описям).
• Прием документов от лиц, участвовавших в управлении городом (личные фонды), а также документов отмененных/реорганизованных предприятий.

Учет и научная обработка

• Государственная регистрация архивных фондов (присвоение индексов фондам).
• Систематизация единиц хранения (делов) по разделам схемы систематизации: по структурному признаку (принадлежность к подразделению), хронологическому, тематическому.
• Составление описей (инвентарей), путем ввода данных в АИС «Архив» или федеральную систему (ФИАС/ЕГИСА).
• Проведение проверки наличия хранящихся документов, организация работы по учету и розыску необнаруженных дел (регулярные инвентаризации).

Обеспечение сохранности (Хранение)

• Хранение документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в специализированных хранилищах (Тип А, Б, В в зависимости от ценности и сроков).
• Создание условий для предотвращения порчи: контроль температуры (18±2°С), влажности (50-55%), освещенности, газации.
• Создание дублирующих копий (микрофильм, цифровые образы) для уникальных документов.

Использование и информационное обслуживание

• Организация работы читального зала (режим работы, правила пользования).
• Выдача архивных справок, копий, выписок и информационных писем (в т.ч. через ЕПГУ/РПГУ — портал https://uslugi.mosreg.ru/services/6838 для Подмосковья и аналогичные региональные порталы).
• Подготовка тематических подборок, публикация путеводителей и.putevoditeley.
• Обеспечение удаленного доступа к электронным копиям через сайт архива или портал «Архивы России».

Жизненный цикл документа в архиве: от приема к выдаче

Этап 1: Передача в архив (Комплектование)

Структурные подразделения администрации (отделы образования, архитектуры, соцзащиты и др.) формируют дела по номенклатуре дел, проверяют оформление, составляют описи и передают их в архив по истечении сроков хранения в ведомстве (обычно через 1-5 лет после завершения дела). Архив проверяет полноту и оформление (приемка).

Этап 2: Опись и размещение (Учет и Хранение)

Архивист вносит данные в учетную систему, присваивает шифр (Фонд-Опись-Дело), раскладывает дела по стеллажам по адресному хранению (Стеллаж-Полка-Место). Проводится экспертиза ценности/сроков хранения (для временных, определение даты утилизации).

Этап 3: Обслуживание запросов (Использование)

Особенности работы с разными категориями документов

Документы постоянного хранения (Исторические архивы)

Документы до 1917 г., советского периода (исполкомы, горсовета), личные фонды известных граждан. Подлежат безусловному хранению. Максимально оцифровываются для доступа в читальном зале без выдачи оригиналов.

Документы длительного временного хранения (10–75 лет)

Личные дела работников (трудовые книжки, листы учета), дела по зарплате, пенсионным делам, жилищному учету. Это основной массив запросов граждан. Хранятся в архиве до истечения срока, затем — экспертиза и утилизация или перевод в постоянное хранение (ценные образцы).

Документы краткосрочного хранения (до 10 лет)

Обычно хранятся в ведомствах-образователях. В архив передаются только при ликвидации организации или по специальному решению.

Цифровая трансформация и электронные услуги

На 2026 год ключевым вектором развития является «Безбумажный архив»:

• Электронный прием: Передача дел из АИС ведомств (1С:Документооборот, DIRECTUM, СБИС) в АИС архива по стандартам МИС (Межведомственное взаимодействие) / СМЭВ.
• Портал открытых данных: Публикация описей фондов (описания фондов № *) в открытом доступе для предварительного поиска пользователями.
• Цифровой читальный зал: Работа с электронными копиями на терминалах в зале или удаленно через личный кабинет на Госуслугах/сайте архива.
• ЭЦП и квалифицированная электронная подпись: Выдача справок и копий в электронном виде с юридической силой, без визита в архив.

Платные и бесплатные услуги

Согласно ст. 39 ФЗ-125 и Постановлению Правительства РФ № 1471:

• Бесплатно: Выдача архивных справок гражданам о себе (пensionные, стаж, зарплата), справок-дубликатов актов гражданского состояния (если ЗАГС не выдает), информации по запросам судов, прокуратуры, следственных органов.
• Платно (по тарифам, устанавливаемым учредителем): Изготовление копий документов (сканирование/ксерокопия), сложные научно-справочные запросы, выдача справок третьим лицам (с нотариальной доверенностью), оформление копий для коммерческих целей. Оплата через квитанцию/СБП/терминал в зале (реквизиты: ИНН , КПП , р/с ).

Контакты и режим работы (примерный шаблон)

Адрес: г. , ул. , д. , корп. , пом. (Читальный зал / Приемная).
Телефон справки / Запись на прием: +7 () — (доб. ).
Email для запросов: archive-@.ru.
Сайт / Личный кабинет: .ru»>https://*.ru (раздел «Архив» / «Услуги»).
Режим работы читального зала: Понедельник–Четверг: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 09:00–16:00. Суббота, Воскресенье — выходной. Прием граждан по предварительной записи через Госуслуги или по телефону.

Частые ошибки граждан при обращении в архив

1. Неполные входные данные: Запрос «Найдите моего деда» без ФИО, даты рождения, места жительства/работы, названия предприятия. Архив не имеет единой базы «по всем людям» — поиск идет по фондам конкретных организаций.
2. Обращение не в тот архив: Документы предприятий, ликвидированных до 1991 г., могут быть в ГАРФ, ГАСО (Государственный архив области), архивах ЗАГСов, Военно-историческом архиве (РГВИА/ЦАМО), а не в городском.
3. Игнорирование сроков: Срочные справки «на вчера» по закону не делаются (срок 30 дней). Нужно заботиться заранее.
4. Отсутствие доверенности: Получение справки о другом лице без нотариальной доверенности или решения суда невозможно (защита персональных данных, 152-ФЗ).

Современный городской архив — это высокотехнологичное учреждение, сочетающее функции хранилища национальной памяти и сервисной службы для населения. Главные принципы его работы: правовая регулированность (строгое соблюдение ФЗ-125 и Росархива), системность (учет каждого дела от рождения до утилизации/вечного хранения) и доступность (перевод услуг в электронный вид, сокращение визитов граждан). Понимание структуры фондов, порядка подачи запросов и сроков исполнения позволяет гражданам и организациям эффективно получать необходимые документарные доказательства своих прав.

Материал подготовлен на основе открытых нормативных актов (ФЗ-125, Приказы Росархива, Типовые положения), информации с официальных порталов госуслуг (uslugi.mosreg.ru) и практики работы муниципальных архивов. Персональные данные сотрудников, точные адреса и контактные телефоны замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности. Актуально на .