Объяснительная записка — это официальный документ, который сотрудник пишет по требованию работодателя для выяснения причин совершения проступка (опоздания, прогула, нарушения инструкции, повреждения имущества и т.д.). На предприятиях Российских железных дорог (РЖД), как и на любом другом производстве, к составлению такого документа относятся строго, так как от его содержания зависит решение о наложении дисциплинарного взыскания.

Согласно статье 193 ТК РФ, работодатель имеет право наложить на виновного сотрудника одно из взысканий: замечание, выговор или увольнение. Однако статья 192 ТК РФ обязывает работодателя перед этим запросить объяснение у работника в письменной виде. Отказ писать объяснительную не избавляет от наказания, составляется акт об отказе.

Правовые основания и сроки

• Срок для написания: По общему правилу (ст. 193 ТК РФ) объяснительная запрашивается в течение 2 рабочих дней с момента обнаружения проступка (не считая времени отсутствия сотрудника на работе — болезнь, отпуск, командировка).
• Срок рассмотрения: Решение о взыскании принимается не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка (за исключением времени проверки, болезни, отпуска). Взыскание накладывается не позднее 6 месяцев со дня проступка (2 года — по результатам аудита/ревизии).
• Право на защиту: Ст. 21 ТК РФ гарантирует право на защиту своих прав. Вы имеете право ознакомиться с материалами проверки, дать письменные объяснения, пользоватся помощью адвоката или профсоюза.

Структура объяснительной записки (Образец)

Единой утвержденной формы (бланка) для объяснительной не существует, но деловой оборот требует соблюдения структуры:

1. Шапка (адресат и автор):
   • Кому: Должность, ФИО руководителя (директора филиала, начальника станции, депо, участка) в дательном падеже.
   • От кого: Ваша должность, структурное подразделение (например: «Машиниста локомотивного депо ТЧ-», «Диспетчера станции »), ФИО полностью.
2. Заголовок: По центру строки, «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (большими буквами).
3. Основание (Ссылка на требование): «Написана в связи с требованием начальника * от «___» _______ 202_ г. о предоставлении письменных объяснений по факту [опоздания/прогула/нарушения ПТЭ и т.д.] «___» _______ 202_ г.».
4. Описательная часть (Суть происшедшего): Изложение фактов хронологически, без эмоций, с указанием причин и обстоятельств.
5. Дата и подпись: Дата написания (число, месяц словами, год), личная подпись, расшифровка подписи.

Примеры формулировок для типичных ситуаций на РЖД

Ситуация 1: Опоздание на работу / на смену

Неправильно: «Я опоздал, потому что автобус сломал, пробки были страшные, будильник не прозвенел».

Правильно (деловой стиль):

«Опоздание на смену «___» _______ 202_ г. на * минут обусловлено задержкой маршрутного транспорта (маршрут № ) в связи с аварийной ситуацией на участке ул. / перекрытием движения / неисправностью подвижного состава. Документ, подтверждающий задержку (справка от диспетчера автопарка / фото с экрана навигатора / чек такси), прилагаю / готов предоставить. Уведомил дежурного диспетчера/начальника смены по телефону * в * часов. В дальнейшем планирую выезжать заранее с учетом возможных заторов».

Ситуация 2: Прогул (отсутствие более 4 часов подряд)

Здесь критически важно доказать уважительную причину (болезнь, помощь больным родственникам, стихийное бедствие, задержка транспорта в пути следования к месту работы).

«Отсутствовал на рабочем месте с «___» по «___» _______ 202_ г. в связи с восстановлением временной нетрудоспособности (острая аппендицит / травма / инфекционное заболевание). Вызвал бригаду скорой помощи в * часов (вызов № ), госпитализирован в ГБУЗ «Городская больница № ». Лист нетрудоспособности (больничный) открыт с «___» _______ 202_ г., номер ЛН . О своем состоянии уведомил начальника смены/диспетчера по телефону в * часов. По состоянию здоровья готов предоставить выписку из истории болезни».

Ситуация 3: Нарушение инструкций по охране труда / ПТЭ / ПБ (Инструкция МП-1001, ПТЭ РЖД и др.)

На транспорте это самые серьезные статьи, часто влекущие увольнение (п. «г» ч. 6 ст. 81 ТК РФ — грубое нарушение трудовых обязанностей).

«В отношении замечания о нарушении п. * Инструкции ПТЭ РЖД / МП-1001 от «___» _______ 202_ г. сообщаю следующее. Действовал в соответствии с п. * данной инструкции / действовал в условиях производственной необходимости для предотвращения аварии / неисправности. Ситуация развивалась нестандартно: [подробное описание: показания приборов, действия коллег, команды диспетчера]. Намеренно нарушать требования безопасности не имел, мои действия были направлены на обеспечение безопасности движения поездов / сохранность груза. Прошу провести доп. расследование с опросом свидетелей (ФИО *), изучить записи ЛУК / видеорегистраторов / тахографов».

Особенности для сотрудников РЖД (Специфика)

• Иерархия: Записку обычно адресуют не генеральному директору ОАО «РЖД», а непосредственному руководителю: Начальнику локомотивного депо (НЛД), Начальнику станции, Начальнику пути, Начальнику участка ПС, Начальнику ЦДС/ДДС.
• Профсоюз: На РЖД сильная профсоюзная организация (Профсоюз работников транспорта). По ст. 193 ТК РФ и коллективному договору, если вы член профсоюза, копию объяснительной и материалы проверки обязательно направляют в профком для заключения. Обратитесь к профоргу ДО ПЕРЕДАЧИ объяснительной начальнику.
• Технические средства контроля: Тахографы, ЛУК (локомотивные устройства контроля), видеорегистраторы в кабинах, СКУД на объектах. В объяснительной можно (и нужно) просить прикрепить данные этих систем как доказательство вашей правоты.
• Медицинский допуск: Если проступок связан с состоянием здоровья (резкое ухудшение, побочные эффекты лекарств), укажите на это и просите направление на ВЛЭК/ВВК внепланово.
• Коллективный договор ОАО «РЖД»: Он может устанавливать более благоприятные для работника сроки и порядок рассмотрения, чем ТК РФ. Изучите его раздел «Трудовая дисциплина».

Главные ошибки, которых стоит избегать

1. Отказ писать («Я не буду», «Пишите акт»). Акт составит комиссия из 3-х лиц, и это будет выглядеть хуже. Пишите: «Отказываюсь давать объяснения без присутствия адвоката/профсоюза», это ваше право (ст. 51 Конституции, ст. 193 ТК РФ), но лучше написать суть.
2. Эмоции и оскорбления. «Начальник идиот», «Инструкция глупая»; Это повод для отдельного взыскания за неуважение к руководству.
3. Ссылки на «всех так делают». Это не оправдание, а признание системного нарушения.
4. Исправления и зачеркивания. Пишите чисто. Лучше переписать на новом листе фирменного бланка (есть в канцелярии) или чистом А4.
5. Сдача «в руки» без отметки. Всегда сдавайте в 2-х экземплярах. На своем экземпляре просите поставить входящий номер, дату, ФИО принявшего, подпись. Если не принимают — отправляйте заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении на юридический адрес филиала/депо.

Алгоритм действий «Пошагово»

1. Получите устное или письменное требование написать объяснительную. Уточните срок (обычно дают время до конца смены или 2 дня).
2. Обратитесь к профоргу профсоюза (если состоите) за консультацией.
3. Соберите доказательства: чеки такси, справки из поликлиники/МФЦ, скриншоты навигатора, показания свидетелей (написанные от руки ихми объяснительные), фото/видео с места событий.
4. Напишите текст по структуре выше. Будьте лаконичны, придерживайтесь фактов.
5. Распечатайте/напишите от руки 2 копии.
6. Сдайте одну копию секретарю/начальнику/в канцелярию с отметкой о получении на второй копии.
7. Сохраните вторую копию с отметкой у себя до окончания срока года (ст. 193 ТК РФ — взыскание снимается через год).

Что делать, если наложили взыскание несправедливо?

Если вы не согласны с приказом о взыскании (замечание, выговор, увольнение):

1. Обжалуйте в высшее руководство филиала/дороги (Директору филиала) в течение 1 месяца со дня вручения приказа (ст; 193 ТК РФ).
2. Обжалуйте в Трудовой инспекцию (ГИТ РФ) — по месту работы.
3. Обратитесь в Суд — срок 3 месяца со дня вручения копии приказа (ст. 392 ТК РФ). Для увольнения — восстановление на работе + компенсация за принудительный пропуск + моральный вред.

---

Шаблон для копирования (Заполните данные вместо *)

НАЧАЛЬНИКУ ___________________________________________
(наименование структурного подразделения: станция, депо, участок)
_______________________________________________________
(ФИО руководителя в дательном падеже: Иванову И.И.)

ОТ ___________________________________________________
(Ваша должность, подразделение: машинист ТЧ-123, станция )
_______________________________________________________
(Ваши ФИО полностью: Петров Петр Петрович)
Тел.: +7 () *--

 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Написана в связи с требованием ___________________________
(должность, ФИО требовавшего)
от «___» _____________ 202_ г. о предоставлении объяснений
по факту _______________________________________________
(опоздания / отсутствия / нарушения инструкции № ___)
«___» _____________ 202_ г.

ИЗЛАГАЮ:
«___» _____________ 202_ г. в ___ часов ___ минут я _________________________________________________________

(подробно, хронологически, по фактам: причина, действия, меры, принятые для уведомления/устранения).
Доказательства: ________________________________________
(справка, чек, показания свидетелей ФИО ___, запись тахографа).

В вине не признаю / Признаю частично / Признаю, но считаю взыскание несоразмерным тяжести проступка (ст. 192 ТК РФ),
так как ________________________________________________
(атенюирующие обстоятельства: стаж без взысканий, честный труд, семейное положение, непреодолимая сила).

ПРОШУ:
Принять мои объяснения к сведению, провести всестороннюю
проверку обстоятельств, не накладывать дисциплинарное взыскание
/ применить меру воспитательного воздействия (устное замечание).

С приложениями:
__________________________ (в ___ экз.)
__________________________ (в ___ экз.)

«___» _______________ 202_ г. _____________ /Петров П.П./

Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных случаях (увольнение, травмы, уголовные дела на производстве) обязательно обращайтесь к профессиональному юристу по трудовому праву или в профсоюз.