Обращение к заведующему хозяйством (завхозу) — это распространенная практика в любой организации. Однако важно понимать разницу между заявлением (обычно адресованное руководителю организации) и служебной запиской (адресованной непосредственно завхозу для решения хозяйственных вопросов). В этой статье мы разберем, когда что применяется, как правильно оформить документы и предоставим актуальные образцы.

Заявление или служебная записка: в чем разница?

Многие сотрудники ошибочно называют любое обращение к завхозу «заявлением». Юридически и делопроизводственно существует четкое разделение:

• Заявление (Statement) — документ, адресованный руководителю организации (директору, главврачу, директору школы и т.д.). Пишется по вопросам, требующим приказа/распоряжения руководителя: предоставление отпуска, увольнение, зачисление на работу, материальная помощь, изменение графика работы.
• Служебная записка (Memo) — внутриорганизационный документ, адресованный непосредственно завхозу (или другому функциональному руководителю). Пишется по операционным хозяйственным вопросам: закупка канцтоваров, хозтоваров, спецодежды, ремонт помещений, выдача инвентаря, передача материальных ценностей.

Правило: Если вопрос решает завхоз в пределах своей компетенции (купить бумагу, починить кран, выдать метлу) — пишите служебную записку. Если нужен приказ директора (например, на закупку дорогого оборудования или списание имущества) — пишите заявление директору с резолюцией завхоза.

Общие правила оформления документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общепринятым стандартам делопроизводства, любой документ должен содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа (кому и от кого).
2. Наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) — по центру строки.
3. Текст документа (суть просьбы, обоснование, конкретные наименования/количества).
4. Дата составления (число, месяц словами, год).
5. Подпись автора (расшифровка: Фамилия И.О.).

Важно: Персональные данные (адреса проживания, номера телефонов, номера паспортов) в служебных записках обычно не указываются, достаточно ФИО и должности. В заявлениях на отпуск/увольнение могут требоваться паспортные данные — их указывают в тексте или в приложении. В данной статье чувствительные данные замаскированы символами *.

Образец служебной записки завхозу (наиболее частый вариант)

Используется для: закупки канцелярии, хозтоваров, выдачи спецодежды, мелкого ремонта, передачи/приема имущества.

Ключевые моменты при заполнении:

• Конкретика: Всегда прикладывайте перечень (спецификацию) с точными наименованиями, единицами измерения и количеством. Фраза «купить канцтовары» недопустима.
• Обоснование: Укажите причину (исчерпание запасов, новый сотрудник, подготовка к отчетности, плановый ремонт).
• Сроки: Обязательно укажите желаемую дату выполнения.
• Согласование: Если сумма значительная, поставьте визу ответственных лиц (бухгалтера, начальника отдела).

Образец заявления руководителю организации (через завхоза)

Необходимо, если закупка превышает лимит завхоза, требуется списание основных средств, капитальный ремонт или изменение условий труда.

Типовые ситуации и образцы фраз для служебных записок

Заявка на спецодежду и СИЗ

Тема: О выдаче спецодежды и средств индивидуальной защиты (СИЗ).

Текст: «В соответствии с Типовыми нормами бесплатной выдачи СИЗ и спецодежды, утвержденными Приказом Минтруда РФ от ..20 г. № , и локальным нормативным актом организации, прошу выдать мне (или сотруднику отдела ) комплект спецодежды на ..2026–..2027 гг.: костюм х/б, 1 компл., сапоги ПВХ, 1 пар., каска строительная — 1 шт.».

Передача/приемка материальных ценностей (Акт передачи)

Часто оформляется не запиской, а Актом приема-передачи (форма МХ-1 или свой бланк). Но инициатором может быть записка.

Пример фразы: «Прошу принять к учету и обеспечить ответственное хранение التالي имущества, переданного в безвозмездное пользование от ООО «» по Договору № от ..2026 г.: Ноутбук , С/Н — 1 шт.; Монитор , С/Н — 1 шт.».

Мелкий ремонт и обслуживание помещений

Тема: О проведении текущего ремонта в помещении № .

Текст: «В помещении № (кабинет директора/серверная/столовая) обнаружены неисправности: течет кран, не работает розетка, трещина на стене. Прошу направить мастера/электрика для устранения дефектов до ..2026 г.».

Особенности оформления в разных организациях

Должностная инструкция завхоза: что он обязан делать

Понимание функций завхоза поможет сформулировать просьбу правильно. Основание — Профессиональный стандарт «Специалист по администрированию» (код 07.005) и типовой профстандарт заведующего хозяйством.

Основные обязанности завхоза:

• Обеспечение организации материально-техническими ресурсами (МТР).
• Организация закупок (поиск поставщиков, проведение закупок по 44-ФЗ/223-ФЗ или коммерческим закупкам).
• Контроль за сохранностью имущества (инвентаризация, ответственное хранение).
• Организация текущего ремонта зданий, сооружений, инженерных сетей.
• Обеспечение спецодеждой, СИЗ, обогрева, водоснабжением, освещением.
• Работа с договорами аренды, коммунальных услуг, обслуживания техники.
• Ведение учета МТР (в 1С, Excel, на бумаге).

Примечание: Актуальные образцы должностных инструкций завхоза (для школы, ДОУ, коммерческой фирмы) можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на профильных HR-порталах. Редакции обновляются ежегодно (например, редакция от или ).

Частые ошибки и как их избежать

1. Обращение не к тому адресату. Пишут заявление завхозу на увольнение или отпуск. Правильно: Заявление пишется Директору. Завхоз только ставит визу «Согласовано» по кадровым вопросам, если это предусмотлено локальными актами.
2. Отсутствие спецификации. Фраза «Купите чай и кофе» не является задачей. Правильно: Приложите список: «Чай черный листовой * — 2 кг, Кофе растворимый * — 1 кг».
3. Игнорирование бюджета/плана-закупок. В бюджетных организациях завхоз не может купить ничего «вне плана». Правильно: Заранее (в ноябре-декабре) вносите потребности в план на следующий год.
4. Отсутствие сроков. «Как можно скорее» — не срок. Правильно: «Прошу обеспечить поставку к г.».
5. Неподписание документа. Без подписи и даты документ не имеет юридической силы.

Электронный документооборот (ЭДО)

Во многих организациях бумажные записки заменены задачами в информационных системах (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, Bitrix24, МойОфис).

• Создается задача/документ типа «Внутренняя заявка» или «Служебная записка».
• Автор заполняет поля: Исполнитель (Завхоз), Тема, Описание, Прикрепляет файлы (спецификацию, фото поломки).
• Система автоматически ставит дату и авторство (ЭЦП/логин-пароль).
• Завхоз видит задачу, меняет статус («В работе», «На согласовании», «Выполнено»), пишет комментарии.

Принципы заполнения полей остаются теми же: конкретика, обоснование, сроки, вложения.

Чек-лист перед отправкой документа завхозу

Проверьте перед подписанием/отправкой:

• [ ] Правильный адресат (ФИО завхоза, должность).
• [ ] Правильный автор (Ваши ФИО, должность, подразделение).
• [ ] Четкое название документа (Служебная записка / Заявление).
• [ ] Конкретная просьба (Что? Сколько? Какого качества?).
• [ ] Обоснование (Зачем? По какому документу/норме?).
• [ ] Срок выполнения (Конкретная дата).
• [ ] Приложения (Спецификация, фото, протокол, коммерческое предложение поставщика).
• [ ] Визы согласующих лиц (Начальник отдела, Бухгалтер, Юрист — если нужно).
• [ ] Дата и личная подпись (или ЭЦП в ЭДО).

Грамотное обращение к завхозу — залог быстрого решения вашего хозяйственного вопроса. Главное правило: для операционных задач (купить, починить, выдать), служебная записка завхозу; для вопросов, требующих приказа директора (увольнение, отпуск, крупные закупки, списание) — заявление директору с визой завхоза. Используйте приведенные образцы как основу, адаптируя их под внутренние правила вашей организации и актуальные профстандарты.

Статья подготовлена на основе актуальных требований делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016), Трудового кодекса РФ, 44-ФЗ/223-ФЗ и профессиональных стандартов на 2026 год. Персональные данные в примерах заменены на *.