От опозданий, вынужденных уходов с рабочего места и даже целого пропущенного рабочего дня не застрахован практически никто. В таких ситуациях работодатель, как правило, требует от сотрудника письменное объяснение, объяснительную записку. От того, насколько грамотно она составлена, может зависеть, ограничится ли всё устным замечанием или последует дисциплинарное взыскание. Разберёмся, как правильно написать объяснительную.
Что такое объяснительная записка и зачем она нужна
Объяснительная — это служебный документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства совершённого им дисциплинарного проступка (прогула, опоздания, невыполнения задания и т.д.). Согласно трудовому законодательству, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
Важно понимать: непредоставление объяснительной не является препятствием для применения взыскания. Поэтому молчать — не лучшая стратегия;
Общие правила оформления
- Пишите от руки или на компьютере — закон не устанавливает строгой формы, но рукописный вариант исключает сомнения в авторстве.
- Используйте деловой стиль, без эмоций, жаргона и лишних подробностей.
- Объём — обычно не более одной страницы.
- Обязательно укажите дату составления и поставьте подпись.
Структура объяснительной записки
Шапка документа
В правом верхнем углу укажите, кому адресована записка (должность и ФИО руководителя) и от кого (ваша должность, подразделение, ФИО). Например:
Генеральному директору ООО «*»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
Название документа
По центру пишется: «Объяснительная записка».
Основная часть
Здесь нужно указать:
- Факт нарушения — дату и время отсутствия на рабочем месте (например: « я отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 18:00»).
- Причину, честно и конкретно опишите, что произошло: болезнь, ухудшение самочувствия, поломка транспорта, семейные обстоятельства, коммунальная авария и т.д.
- Подтверждающие документы — если есть, приложите их: больничный лист, справку из медучреждения, квитанцию от эвакуатора, справку от управляющей компании.
Завершение
В конце можно выразить готовность впредь не допускать подобных ситуаций. Поставьте дату и подпись с расшифровкой.
Уважительные и неуважительные причины
К уважительным причинам обычно относятся:
- болезнь работника или его ребёнка (подтверждается больничным или справкой);
- чрезвычайные ситуации: авария, пожар, затопление квартиры;
- вызов в правоохранительные органы, суд;
- ДТП или серьёзная поломка транспорта по пути на работу;
- смерть близкого родственника.
Неуважительные причины: проспал, забыл про рабочий день, плохое самочувствие после вечеринки, личные дела без уважительных оснований. Если причина именно такова — лучше честно признать вину и выразить раскаяние, это может смягчить наказание.
Пример объяснительной
«Я, Петров Пётр Петрович, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего дня по причине внезапного ухудшения состояния здоровья. Вызванная бригада скорой помощи зафиксировала высокое артериальное давление, мне был назначен постельный режим. Справка из медицинского учреждения прилагается. Обязуюсь впредь при невозможности выйти на работу незамедлительно уведомлять непосредственного руководителя».
Полезные советы
- Не лгите — обман легко проверить, и он усугубит ситуацию.
- Не пишите под давлением — у вас есть два рабочих дня на подготовку объяснения.
- Сохраните копию записки с отметкой о принятии (входящий номер, подпись секретаря).
- Приложите доказательства — документально подтверждённая причина почти всегда снимает вопрос о взыскании.
- Если считаете требование неправомерным, вы вправе изложить свою позицию в той же объяснительной.
Грамотно составленная объяснительная — это не признание вины «по всем статьям», а возможность изложить свою версию событий и защитить свои трудовые права. Пишите кратко, честно, по существу, прилагайте подтверждающие документы, и в большинстве случаев инцидент будет исчерпан без серьёзных последствий.