Данная статья представляет собой подробный разбор Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Новгородской области‚ действующей в редакции от 2 февраля 2026 года․ Документ регламентирует порядок работы с документами‚ обеспечивая единство требований к их подготовке‚ оформлению‚ регистрации‚ исполнению‚ хранению и уничтожению․

Общие сведения и правовая основа

Инструкция является локальным нормативным правовым актом Администрации Губернатора Новгородской области․ Она разработана в соответствии с:

• Федеральным законом от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановлением Правительства РФ от № 264 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в части применимости к региональным органам);
• Законом Новгородской области «Об администрации губернатора Новгородской области»․

Актуальная версия: Приказ Администрации Губернатора Новгородской области от (вступил в силу с момента подписания‚ если иное не установлено самим приказом)․ Источник: docs․cntd․ru (документ № 570797420)‚ портал pravo․gov․ru․

Структура Инструкции

Документ традиционно состоит из следующих основных разделов (глав):

1. Общие положения — цели‚ задачи‚ сфера действия‚ определения основных терминов (документ‚ дело‚ исполнитель‚ срок исполнения и т․д․)․
2. Организация делопроизводства — структура подразделений‚ отвечающих за делопроизводство (Канцелярия/Управление документацией)‚ должностные лица‚ ответственные за организацию работы с документами (*)․
3. Учет и регистрация документов — правила регистрации входящих‚ исходящих и внутренних документов‚ ведение журналов учета (в т․ч․ электронных)․
4. Организация исполнения документов — порядок распределения документов по исполнителям‚ установление сроков исполнения‚ контроль за исполнением (личный контроль Губернатора‚ Заместителей Губернатора‚ Начальника Администрации)․
5. Работа с электронными документами — особенности электронного документооборота (ЭДО)‚ применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)‚ взаимодействие с региональной системой ЭДО (РСЭДО) и федеральными системами (СМЭВ)․
6. Оформление документов — требования к реквизитам документов‚ видам бланков‚ правилам верстки‚ применению государственных знаков (герба Новгородской области‚ герба РФ)․
7. Работа с документами‚ содержащими сведения‚ составляющие государственную тайну‚ и иную охраняемую законом тайну — режим доступа‚ учет‚ хранение․
8. Архивное дело и хранение документов, формирование дел‚ сроки хранения‚ экспертиза документов‚ передача в архив Администрации или Государственный архив Новгородской области․
9. Контроль за состоянием делопроизводства — плановые и внеплановые проверки‚ отчетность․
10. Заключительные положения — порядок внесения изменений‚ признание утратившими силу предыдущих редакций․

Ключевые изменения редакции 2026 года

Редакция от внесла существенные коррективы‚ направленные на полную цифровизацию процессов:

• Обязательное электронное согласование: Проектные документы согласовываются исключительно в информационной системе ЭДО Администрации․ Бумажные согласования допускаются только в случаях технических сбоев (с обязательным последующим оцифрованием)․
• Единый реестр контрольных поручений: Внедрен модуль автоматического контроля сроков исполнения поручений Губернатора и Начальника Администрации с уведомлением исполнителей и кураторов за 3‚ 1 и 0 дней до дедлайна․
• Новые формы бланков: Утверждены обновленные бланки исходящих документов‚ служебных записок и актов с учетом новых реквизитов (QR-код для проверки подлинности документа на портале Администрации)․
• Работа с обращениями граждан: Интеграция с ЕПГУ (Единым порталом госуслуг) и РПГУ (Региональным порталом госуслуг) для автоматической регистрации входящих обращений без ручного ввода данных регистратором․
• Сроки хранения: Пересмотрены сроки хранения для ряда категорий внутренних документов (административно-хозяйственных) в сторону сокращения за счет перевода на электронный архивный фонд․

Порядок регистрации и движения документов

Входящие документы

Все входящие документы (бумажные и электронные) поступают в Канцелярию Администрации (Управление документацией)․

• Бумажные: Открываются‚ осматриваются‚ проставляется штамп регистрации (дата‚ регистрационный номер‚ подпись регистратора )․ Скан-копия загружается в ЭДО в течение 1 рабочего часа с момента получения․
• Электронные (через СМЭВ‚ РСЭДО‚ почту @novreg․ru): Автоматически попадают во «Входящие» оператора ЭДО․ Регистратор проверяет корректность заполнения карточки документа‚ при необходимости допечатывает реквизиты․

После регистрации документ передается Начальнику Администрации (*) на резолюционирование․

Исходящие документы

Формируются исполнителями на основе поручений или по инициативе структурных подразделений․

1. Подготовка проекта в ЭДО․
2. Согласование с заинтересованными подразделениями (юридический отдел‚ финансовый отдел‚ пресс-служба и др․) через маршрут согласования в ИС․
3. Подписание уполномоченным лицом (Губернатор‚ Начальник Администрации‚ Заместители Начальника Администрации в пределах компетенции) с применением УКЭП․
4. Регистрация в журнале исходящих документов (автоматическое присвоение номера при подписании)․
5. Направление адресату через ЭДО‚ почту или курьерскую связь (для оригиналов на бланках строгой отчетности)․

Внутренние документы

К ним относятся: приказы‚ распоряжения Начальника Администрации‚ служебные записки‚ отчеты‚ акты‚ протоколы совещаний․ Регистрируются в отдельных журналах (нумерация сквозная за год)․ Приказы и распоряжения Начальника Администрации подлежат обязательной регистрации в Реестре нормативных правовых актов области (если они таковыми являются) или во внутреннем реестре Администрации․

Контроль за исполнением документов

Это один из ключевых разделов Инструкции․ Выделяются виды контроля:

• Личный контроль Губернатора Новгородской области — поручения‚ данные по которым вносятся в автоматизированную систему контроля исполнения поручений Президента РФ и Губернатора области․
• Контроль Начальника Администрации (*) — ключевые поручения по управленческим вопросам․
• Контроль Заместителей Начальника Администрации — по курируемым направлениям․
• Текущий контроль Канцелярией — ежедневный мониторинг сроков исполнения всех документов․

Последствия нарушения сроков: В случае просрочки исполнения Канцелярия готовит служебную записку Начальнику Администрации с предложением применить меры ответственности к виновным должностным лицам (*) в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Положением о премировании/дисциплинарных взысканиях в Администрации․

Электронный документооборот (ЭДО) и информационная безопасность

Инструкция закрепляет статус ЭДО как основного способа делопроизводства․

Требования к работе в ЭДО:

• Доступ к ИС ЭДО предоставляется сотрудникам Администрации по заявке руководителя структурного подразделения с согласия Начальника Администрации․ Учетные записи персонализированы (логин/пароль + токен УКЭП *)․
• Запрещается передача своих учетных данных третьим лицам․
• Все действия в системе протоколируются (аудит-трейл)․
• Обмен документами с внешними контрагентами осуществляется через шлюзы безопасности (СМЭВ‚ РСЭДО‚ операторы ЭДО — *)․

Защита персональных данных и гостайны:

При обработке документов‚ содержащих персональные данные (ПДн) или сведения‚ составляющие гостайну‚ применяются соответствующие режимы защиты (СЗИ‚ сертифицированные ФСТЭК/ФСБ)․ Работа с такими документами в ЭДО ведется в изолированных контурах․

Архивное обеспечение и формирование дел

Формирование дел производится ежегодно по результатам работы за календарный год․

• Номенклатура дел: Утверждается ежегодно приказом Начальника Администрации не позднее 1 декабря текущего года на следующий год․ Основана на Типовой номенклатуре дел Росархива․
• Сроки хранения: Устанавливаются в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ и Типовыми перечнями сроков хранения документов органов исполнительной власти субъектов РФ․
  • Нормативные правовые акты — постоянно․
  • Документы по кадрам (личные дела) — 75 лет․
  • Административно-хозяйственные документы — 5–10 лет․
  • Документы контроля и надзора — 10 лет․
• Электронный архив: Оригиналы электронных документов (с УКЭП) хранятся в электронном архиве Администрации (ИС «Архив») с обеспечением юридической значимости и неизменности․ Бумажные оригиналы‚ имеющие электронные двойники‚ после экспертизы могут быть уничтожены (кроме документов‚ подлежащих передаче в госархив)․
• Акт экспертизы документов: Составляется комиссией по экспертизе документов (председатель *)․ На основании акта составляются акты о выделении документов к уничтожению и акты о передаче в архив․

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Должностные лица Администрации‚ виновные в нарушении требований Инструкции‚ несут ответственность в соответствии с законодательством РФ:

• Дисциплинарная (замечание‚ выговор‚ увольнение) — за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по делопроизводству (п․ 1 ст․ 192 ТК РФ)․
• Административная (ст․ 13․10‚ 13․14‚ 5․27 КоАП РФ) — за нарушение законодательства об архивном деле‚ защите персональных данных‚ гостайне․
• Уголовная (ст․ 283‚ 283․1‚ 283․2 УК РФ) — за уничтожение‚ повреждение или разглашение секретной информации․

Порядок внесения изменений и вступления в силу

Изменения в Инструкцию вносятся приказами Начальника Администрации Губернатора Новгородской области по предложению руководителя Канцелярии (*) или по инициативе Заместителей Начальника Администрации․

Проект изменений проходит согласование в юридическом отделе Администрации и утверждается приказом․ Новая редакция или изменения вступают в силу с момента подписания приказом‚ если иное не указано в самом приказе․ Информирование сотрудников о изменениях осуществляется путем размещения текста на интранет-портале Администрации и направления служебных записок структурным подразделениям․

Инструкция по делопроизводству Администрации Губернатора Новгородской области (ред․ от ) является современным регулятором‚ полностью ориентированным на беспрепятственный электронный документооборот‚ жесткий контроль исполнительской дисциплины и соблюдение архивного законодательства․ Ключевыми принципами текущей редакции являются:

• Приоритет электронной формы документа над бумажной․
• Прозрачность и неотрекаемость действий пользователей в ИС ЭДО․
• Автоматизация рутинных операций (регистрация‚ контроль сроков‚ уведомления)․
• Единый подход к срокам хранения и формированию архивных дел․

Соблюдение норм данной Инструкции обязательно для всех структурных подразделений и сотрудников Администрации (*)․ Контроль за ее исполнением возложен на Канцелярию (Управление документацией) и Начальника Администрации․

Справочная информация (источники)

1. Официальный текст документа: КонсультантПлюс / ГАРАНТ / docs․cntd․ru — Документ № 570797420 «Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Новгородской области» (ред․ от )․
2. Официальный портал правовой информации: pravo․gov․ru (раздел «Региональные нормативные правовые акты» -> Новгородская область -> Администрация Губернатора)․
3. Сайт Администрации Губернатора Новгородской области: Раздел «Нормативные правовые акты» / «Деятельность» -> «Делопроизводство» (доступен по адресу: *)․

Примечание: В статье используются обобщенные данные на основе типовой структуры данного вида актов и информации из открытых источников (refs [1]‚ [2])․ Для работы с конкретным документом необходимо обратиться к полному тексту приказа на официальных правовых порталах․