Документальное оформление ежегодных оплачиваемых отпусков, обязательная процедура для любого работодателя. Центральным документом в этом процессе является График отпусков. В данной статье подробно разберем жизненный цикл этого документа: от утверждения до сдачи в архив организации, с учетом актуальных требований законодательства на .

Нормативная база и сроки хранения

Порядок ведения делопроизводства и сроки хранения документов регулируются следующими основными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 123 (график отпусков), ст. 66 (хранение трудовых документов).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней составления и сроков хранения документов…» (для коммерческих организаций).
• Приказ Минкультуры России от № 558 (для бюджетных учреждений).

Важно: Согласно п. 625 Типового перечня (Приказ Росархива № 236), графики отпусков относятся к категории документов со сроком хранения 50 лет (до 2003 г. — 75 лет). Это означает, что они подлежат обязательной сдаче в архив организации для постоянного хранения.

Жизненный цикл Графика отпусков

Этап 1: Составление и утверждение

1. Срок: График составляется ежегодно не позднее чем за две недели до начала календарного года (п. 3 ст. 123 ТК РФ). Для 2027 года — до 17 декабря 2026 года.
2. Форма: Единой обязательной формы нет. Используется собственная форма организации (утвержденная локальным нормативным актом) или рекомендованная форму Т-7.
3. Согласование: Проект графика согласовывается с выборным органом профсоюза (если есть).
4. Утверждение: Подписывается руководителем организации (директором, генеральным директором).
5. Ознакомление: Каждый работник должен подписаться за ознакомление с графиком под роспись.

Этап 2: Исполнение и изменения в течение года

В течение календарного года в график могут вноситься изменения (перенос дат, разделение отпуска, отзыв с отпуска).

• Изменения оформляются приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска.
• В сам график (экземпляр, хранящийся в кадровой службе/отделе кадров) вносятся соответствующие пометки ручкой (синей/черной пастой) с указанием номера и даты приказа.
• Второй экземпляр графика (если ведется в двух экземплярах) также корректируется.

Этап 3: Завершение календарного года и формирование дела

По итогам года (обычно в январе-феврале следующего года) график отпусков за прошедший год закрывается.

• Проверяется полнота: есть ли приказы на всех работников, совпадают ли даты в приказе и в графике.
• График скрепляется (прошивается) в дело по учету рабочего времени и отпусков (или в дело «Графики отпусков», если объемы большие).
• На обложке дела указывается индекс дела по номенклатуре, название, даты начала и конца (например: «График отпусков за 2026 год», – ).

Подготовка к сдаче в архив организации

Сдача в архив производится ежегодно (или по накоплению) в соответствии с Графиком сдачи дел в архив, утверждаемым руководителем организации.

Требования к оформлению дела перед сдачей:

• Прошивка: Нитью (не скобами!). Концы нити выводится на заднюю сторону обложки, закрепляются клейкой бумагой (пробковым листом) с указанием количества листов, даты прошивки и подписи ответственного лица (архивариуса или секретаря).
• Нумерация листов: Сквозная нумерация всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (оборот листа не нумеруется, если пустой).
• Обложка дела: Заполняется по форме (типовая или своя). Обязательные реквизиты: индекс, название организации, название дела, даты, срок хранения (50 лет), шифр дела.
• Внутренний опись: Составляется опись листов дела (колонки: № листа, название документа, дата, № документа, кол-во листов, примечание).

Пример заполнения обложки дела (образец):

Акт приема-сдачи дел в архив

Главный документ, фиксирующий передачу — Акт приема-сдачи дел в архив организации (форма по ГОСТ Р 7.0.100-2018 или собственная).

Акт составляется в 2 экземплярах (один остается в архиве, второй, у передавшего подразделения/ответственного лица).

Структура Акта:

1. Наименование организации: ООО «Ромашка» (название замаскировано для примера).
2. Наименование документа: Акт приема-сдачи дел в архив организации.
3. Дата составления: (примерная дата сдачи за 2026 год).
4. Место составления: г. (адрес замаскирован).
5. Комиссия: Председатель — Петров П.П. (ФИО замаскировано), Члены, Сидоров С.С., Козлов К.К..
6. Перечень сдаваемых дел (табличная часть):

7. Всего сдано дел: 1, всего листов: 12.
8. Подписи: Передал (ФИО, должность, подпись, расшифровка) / Принял (ФИО архивариуса, подпись, расшифровка).
9. Печать организации (при наличии).

Особенности электронного документооборота (ЭДО)

Если организация ведет кадровый учет в электронном виде (СЭД, 1С:ЗУП, специализированные HR-системы):

• График отпусков формируется и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и работников (при ознакомлении).
• Оригиналом является электронный документ. Распечатка для архива не требуется, если организация полностью перешла на электронный архив (согласно Приказу Минцифры № 574 и ст. 309.2 ТК РФ).
• Сдача в электронный архив производится путем перемещения файлов в хранилище с присвоением архивных кодов и составлением электронного акта приема-сдачи.
• При гибридном учете (бумага + электронка) сдается бумажный оригинал, подписанный «живой» подписью.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие графика: Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц за каждое нарушение).
• Несвоевременное ознакомление работников: Риск признания отпуска предоставленным с нарушением сроков.
• Расхождения с приказами: Даты в графике и в приказе «О предоставлении отпуска» должны совпадать идеально.
• Несдача в архив в срок: Нарушение делопроизводства, риск утери документов, проблемы при проверках ГИТ (Государственной инспекции труда) и Росахива.
• Неправильная прошивка/нумерация: Дело не примут в архив, вернут на доработку.

Чек-лист перед сдачей Графика отпусков в архив (на 2026 год)

1. [ ] График утвержден приказом не позднее .
2. [ ] Все работники ознакомлены под роспись (лист ознакомления пришит к делу или хранится вместе).
3. [ ] Все изменения за 2026 год внесены в график и подтверждены приказами.
4. [ ] График прошит нитью, пронумерован, закреплен пробковый лист.
5. [ ] Обложка дела заполнена полностью (индекс, срок 50 лет, кол-во листов).
6. [ ] Составлена внутренняя опись листов дела.
7. [ ] Подготовлен Акт приема-сдачи в 2 экз. (заполнены все реквизиты, подписи комиссии).
8. [ ] Дело передано архивариусу организации / ответственному за архив лицу (ФИО: , тел.: ).
9. [ ] В журнале учета сдачи дел (или карточке дела) отражена дата сдачи и шифр дела.

Сдача графика отпусков в архив — это не формальность, а гарантия правовой защищенности организации и сотрудников. График отпусков — единственный документ, подтверждающий плановое предоставление отдыха за год в совокупности. При проверках ГИТ, судебных спорах о неиспользованных отпусках или выплате компенсаций именно архивный экземпляр графика (или его электронный оригинал) служит главным доказательством соблюдения трудового законодательства.

Рекомендация: Проводите внутренний аудит дел по отпускам ежеквартально, а не только перед сдачей в архив. Это позволит выявить расхождения с приказами вовремя и избежать штрафов.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.100-2018). Персональные данные ответственных лиц, адреса и контактные телефоны в примерах замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.