Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемые органами государственной власти, органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, а также государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина России от № 52н (с изменениями и дополнениями). Каждой форме присвоен уникальный код, и код 04152 относится к классу форм, применяемых в бюджетной сфере для документирования хозяйственных операций учреждений.
Общие сведения о форме
Формы с кодами, начинающимися на «04», «05» и аналогичные, входят в единую систему документооборота государственных (муниципальных) учреждений. Форма в части 04152 используется для отражения учетных данных в соответствии с требованиями:
- Приказа Минфина России от № 52н;
- Методических указаний по применению форм первичных учетных документов;
- учетной политики конкретного учреждения;
- требований законодательства о персональных данных (Федеральный закон от № 152-ФЗ).
Кто обязан применять форму
Форма обязательна для применения следующими категориями организаций:
- органами государственной власти (государственными органами);
- органами местного самоуправления;
- органами управления государственными внебюджетными фондами;
- казенными, бюджетными и автономными учреждениями.
При этом отдельные формы могут применяться досрочно, если соответствующее решение закреплено в учетной политике учреждения. Например, согласно пункту 2 Приказа № 100н ряд форм обязателен с , но допускается их применение и ранее указанного срока.
Порядок заполнения формы
При заполнении формы в части 04152 необходимо соблюдать следующие правила:
- Заполнение всех обязательных реквизитов — наименование учреждения, коды по ОКПО, ИНН, дата составления документа;
- Корректное отражение суммовых показателей — в рублях с копейками либо в иных единицах, предусмотренных методическими указаниями;
- Подписание ответственными лицами — документ подписывается лицами, уполномоченными приказом руководителя учреждения;
- Соблюдение сроков — форма составляется в сроки, установленные графиком документооборота.
Пример заполнения реквизитов (с маскировкой персональных данных)
Ниже приведен условный пример оформления подписной части документа:
- Главный бухгалтер: Иванова А. С. (ИНН 77)
- Исполнитель: Петров В. * (тел. +7 (4) *—52)
- Адрес учреждения: г. Москва, ул. Примерная, д.
Обратите внимание: при публикации или передаче форм третьим лицам персональные данные (ФИО, телефоны, адреса, номера документов) подлежат защите в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Нарушение требований закона может повлечь административную ответственность и штрафы.
Электронный формат документа
В настоящее время Минфин России ведет работу по включению в Приказ № 61н форм электронных первичных учетных документов — по списанию объектов нефинансовых активов (основных средств, материальных запасов), бланков строгой отчетности, а также форм инвентарных карточек учета нефинансовых активов. Аналоги большинства этих документов уже содержатся в Приказе № 52н, что упрощает переход учреждений на электронный документооборот.
Ответственность и хранение
Формы первичных учетных документов подлежат хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством (как правило, не менее 5 лет). Ответственность за достоверность сведений, отраженных в форме, несут:
- руководитель учреждения;
- главный бухгалтер;
- лица, составившие и подписавшие документ.
Форма в части 04152 является элементом унифицированной системы бюджетного учета, регламентированной Приказом Минфина России № 52н. Корректное заполнение формы, соблюдение сроков ее составления и защита содержащихся в ней персональных данных — обязательные условия законной и качественной работы бухгалтерской службы государственного (муниципального) учреждения. За консультацией по вопросам применения форм рекомендуется обращаться к официальным разъяснениям Минфина России и справочным правовым системам (например, «Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы», подготовленный экспертами компании «Гарант»).