Ситуация, когда работник не может лично явиться к работодателю за трудовой книжкой в день увольнения, встречается часто. Причины бывают разными: болезнь, командировка, переезд в другой город или просто невозможность выйти с работы у нового работодателя. В таких случаях на помощь приходит доверенность на получение трудовой книжки. В этой статье подробно разберем, как правильно составить документ в 2026 году, какой образец использовать, требуется ли нотариальное заверение и как работодатель должен оформить выдачу в журналах учета.

Правовая основа: можно ли выдавать трудовую книжку по доверенности?

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику. Если работник не может получить её лично, он имеет право поручить это другому лицу.

Позиция Роструда (письма Онлайн-инспекции.рф от октября 2016 и августа 2018 гг.) однозначна: работодатель вправе выдать трудовую книжку третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности. Ключевое слово здесь — «вправе», а не «обязан». Однако на практике отказ в выдаче по надлежаще оформленной доверенности может быть расценен как нарушение срока выдачи ТК (последний рабочий день), что грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ.

Важно: Доверенность на подписание трудовых книжек (внесение записей) и доверенность на получение (выдачу на руки) — это разные документы. Трудовое законодательство (п.п. 35, 36, 42 Порядка ведения ТК) не предусматривает передачу полномочий по внесению записей в ТК по доверенности. Записи делает уполномоченное лицо работодателя (кадровик/директор), а вот передать готовый документ может доверенное лицо работника.

Какой должна быть доверенность: нотариальная или простая письменная?

Это самый частый вопрос. Практика и позиция ведомств сходятся в одном: доверенность должна быть нотариально заверена.

• Почему не простая письменная? Трудовая книжка, документ строгой отчетности. Выдача её по просто написанному на бумажке заявлению создает огромные риски для работодателя (подделка подписи, споры о факте получения).
• Нотариальное заверение подтверждает личность принципала (работника), его волю и дееспособность на момент подписания. Это снимает ответственность с работодателя за проверку подлинности документа.

Исключение: если доверенность выдается работнику организации-работодателю (например, кадровику или другому уполномоченному лицу) для получения ТК внутри компании, иногда допускается заверение руководителем организации (по ст. 185.1 ГК РФ). Но для стороннего третьего лица (родственника, друга, адвоката) — только нотариус.

Обязательные реквизиты доверенности (Образец 2026)

Согласно ст. 185 ГК РФ и трудовой практике, в документе должны быть:

1. Название: «Доверенность на получение трудовой книжки».
2. Место и дата составления (без даты доверенность недействительна).
3. Сведения о принципале (работнике): ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации (прописки), серия/номер паспорта, кем и когда выдан, СНИЛС (желательно).
4. Сведения о доверенном лице: ФИО полностью, дата рождения, адрес регистрации, серия/номер паспорта. (В образце ниже чувствительные данные замаскированы).
5. Наименование работодателя: Полное наименование ООО/ИП/АО, ИНН, КПП, адрес местонахождения.
6. Суть поручения: Четкая формулировка: «Получить трудовую книжку (и вложения к ней, при наличии) в связи с увольнением от [Дата увольнения] по пункту [Н] ч. [N] ст. 77 ТК РФ».
7. Право субпоручения: Обычно указывается «Без права субпоручения».
8. Срок действия: Рекомендуется указывать конкретную дату (например, день увольнения или несколько дней после) или «До момента получения трудовой книжки». Бессрочные доверенности нотариусы часто не заверяют для таких целей.
9. Подпись принципала с расшифровкой.
10. Образец подписи доверенного лица (желательно, для сверки кадровиком).
11. Печать нотариуса и подпись нотариуса (регистрационный номер в реестре).

Образец заполнения (визуальный пример)

Процедура выдачи трудовой книжки по доверенности: действия кадровика

Когда доверенное лицо приходит в кадровую службу, специалист должен выполнить строгую последовательность действий:

1. Проверка удостоверения личности доверенного лица (паспорт РФ), данные должны в точности совпадать с доверенностью.
2. Проверка доверенности: срок действия, нотариальная печать/подпись, соответствие данных принципала данным в ТК, наличие полномочия именно на получение (а не на подписание).
3. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек (журнал выдачи): Это критически важный момент.

Как заполнить журнал учета (графа «Расписка работника»):

Согласно рекомендациям Роструда (2023 г.), в графе «Расписка работника о получении трудовой книжки» перед подписью представителя пишут: «По доверенности № [номер] от [дата]». Затем доверенное лицо ставит свою личную подпись.

• В графе «Дата выдачи» ставится фактическая дата вручения.
• Доверенность (оригинал или нотариально заверенная копия) остается у работодателя и прикрепляется к личному делу работника или хранится в отдельной папке с журналами учета ТК.
• В личной карточке работника (Т-2) также ставится отметка о выдаче ТК по доверенности.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и доверенность

С 2020 года большинство работников перешли на ЭТК. Если у уволенного работника электронная трудовая книжка, то физического документа «на руки» не существует.

• Работодатель в день увольнения вносит запись в СФР (через СЭД/ЭДО).
• Работнику выдается Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — бумажный выписка из ЭТК.
• Доверенность на получение СТД-Р оформляется по тем же правилам, что и на получение бумажной ТК. Формулировка в поручении меняется: «Получить Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) в связи с увольнением…».

Риски и частые ошибки

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче по доверенности?

Хотя Роструд говорит «вправе», на практике суды часто встают на сторону работника, если доверенность надлежащим образом оформлена (нотариально), срок не истек, лицо идентифицировано. Отказ может быть расценен как нарушение ст. 84.1 ТК РФ (срок выдачи — день увольнения).

Алгоритм действий доверенного лица:

1. Письменно зафиксировать отказ (заявление в двух экземплярах с отметкой о принятии у секретаря/кадровика).
2. Требовать выдачи ТК почтой заказным письмом с описью вложения на адрес работника (за счет работодателя) — это законный альтернативный способ.
3. Обращаться в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или в суд за защитой трудовых прав (взыскание задержанной зарплаты/компенсации за задержку ТК по ст. 236 ТК РФ).

Чек-лист для работника (принципала) перед походом к нотариусу

• [ ] Уточнить у нотариуса стоимость заверения (тарифы нотариальных тарифов + техническая работа).
• [ ] Взять с собой: свой паспорт, паспортные данные доверенного лица (фото/ксерокс), реквизиты работодателя (ИНН, полное название, адрес), номер/серию своей трудовой книжки (если есть на руках копия или фото разворота).
• [ ] Четко сформулировать поручение: «Получить трудовую книжку и вложения к ней».
• [ ] Указать срок действия: лучше «до ..2026» (дата увольнения + 2-3 дня).
• [ ] Попросить нотариуса сделать нотариальную копию доверенности для себя (оригинал заберут у работодателя).
• [ ] Предупредить доверенное лицо: нужно взять свой паспорт, прийти в рабочее время кадровика, знать название организации и ФИО директора/кадровика.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении, стандартная процедура, но требующая строгого соблюдения формы. Главное правило 2026 года: только нотариальная форма, четкое указание полномочий на «получение» (не на «подписание»), обязательная запись в журнале учета с отметкой «По доверенности №…». Соблюдая эти правила, вы избежите конфликтов с работодателем, штрафов ГИТ и проблем с трудовой историей у работника.

Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ, ГК РФ, писем Роструда и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.