В современном делопроизводстве виза — это не просто подпись или галочка на бумаге. Это важнейший реквизит документа‚ который фиксирует этап внутреннего согласования и подтверждает‚ что ответственное лицо ознакомилось с проектом‚ согласен с его содержанием (или выражает несогласие) и несет за это ответственность. Понимание сути визы‚ правил ее простановки и отличий от резолюции критически важно для секретарей‚ делопроизводителей‚ руководителей подразделений и генеральных директоров.

Определение и нормативная база

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от № 2004-ст)‚ виза определяется как:

Реквизит документа‚ которым оформляется внутреннее согласование документа (согласие или несогласие должностного лица/работника с содержанием проекта документа).

Данный стандарт регламентирует правила простановки виз в организации. Важно отметить‚ что виза ставится на проекте документа до его подписания руководителем (утверждающим лицом). Как только документ подписан генеральным директором или уполномоченным лицом‚ он вступает в силу‚ и визы на нем уже не проставляются (кроме виз ознакомления на исполнительских экземплярах).

Главные функции визы начальника

• Согласование: Подтверждение того‚ что содержание проекта документа соответствует действительности‚ не противоречит законодательству‚ уставу организации‚ локальным нормативным актам и интересам компании.
• Контроль компетенции: Проверка того‚ что документ подготовлен в рамках полномочий автора и не выходит за границы его ответственности.
• Финансовый и юридический контроль: Виза финансового директора (ЦФО) или юриста подтверждает наличие средств‚ корректность расчетов или правовую чистоту документа.
• Фиксация ответственности: Проставляя визу‚ должностное лицо подтверждает: «Я в курсе‚ я согласен‚ я несу ответственность за последствия этого решения в своей зоне ответственности».
• Облегчение работы руководителя: Виза сигнализирует подписывающему лицу (генеральному директору)‚ что документ прошел необходимую экспертизу и его можно подписывать без глубокого погружения в детали.

Виды виз

В практике делопроизводства выделяют несколько основных типов виз‚ которые могут проставлять руководители разных уровней:

Виза согласования (Согласующая виза)

Самый распространенный вид. Ставится руководителями структурных подразделений‚ функциональными руководителями (юрист‚ главный бухгалтер‚ ЦФО‚ HR-директор)‚ чьи интересы затрагиваются документом.

• Смысл: «Согласен с текстом проекта‚ нет возражений».
• Последствия: Без визы согласования от ключевых подразделений (юридический‚ финансовый блок) документ на подпись руководителю организации обычно не подается.

Виза ознакомления

Ставится лицам‚ которые должны знать о принятом решении для дальнейшей работы‚ но не имеют права блокировать документ.

• Кто ставит: Исполнители‚ контролеры‚ вышестоящие руководители (для информации)‚ смежные отделы;
• Смысл: «Ознакомлен(а)‚ принял(а) к сведению‚ приму меры к исполнению».
• Важно: Виза ознакомления не заменяет визу согласования. Если документ требует согласования юриста‚ виза ознакомления юриста не дает права подписи директору.

Виза несогласия

Редкий‚ но важный случай. Если визирующее лицо обнаруживает ошибки‚ риски или противоречия закону‚ оно ставит визу с пометкой «Не согласен» и обязательно пишет мотивированное заключение (замечания) на обратной стороне документа или во вложенной служебной записке.

Кто и в каком порядке ставит визы (Маршрут согласования)

Порядок простановки виз (маршрут согласования) определяется локальными нормативными актами организации (Инструкцией по делопроизводству‚ Положением о согласовании документов). Типичный маршрут для приказа или договора выглядит так:

1. Автор/Исполнитель (подготавливает проект).
2. Руководитель подразделения-автора (виза согласования — «Согласен»‚ дата‚ подпись‚ расшифровка).
3. Функциональные руководители (по мере необходимости):
   • Юридический отдел / Юрист (правовая экспертиза).
   • Финансовый директор / Главный бухгалтер (финансовое обеспечение).
   • HR-директор (кадровые документы).
   • Технический директор / Главный инженер (технические документы).
4. Заместитель генерального директора / Первый заместитель (курирующий данное направление), виза согласования или ознакомления.
5. Генеральный директор (Руководитель организации) — подпись (утверждение)‚ а не виза.

Примечание: Для локальных актов (приказов‚ распоряжений) маршрут короче — обычно 3–4 участника. Для договоров — длиннее‚ включает юристов и экономистов.

Как правильно оформить визу (Реквизиты визы)

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.21)‚ виза должна содержать следующие обязательные элементы:

1. Слово «ВИЗА» (пишется заглавными буквами).
2. Должность визирующего лица (в соответствии со штатным расписанием).
3. Подпись визирующего лица.
4. Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
5. Дата простановки визы (день‚ месяц‚ год).

Пример оформления визы согласования:

ВИЗА
Согласен
Начальник отдела продаж
_____________ /Иванов И.И./
«09» июня 2026 г.

Пример оформления визы ознакомления:

ВИЗА
Ознакомлен
Заместитель генерального директора
_____________ /Петров П.П./
«09» июня 2026 г.

Важно: Виза проставляется на проекте документа (черновике‚ экземпляре для согласования) или в системе электронного документооборота (СЭД). На подлиннике (оринале)‚ который идет на подпись руководителю‚ визы обычно не проставляются заново — они переносятся (ксерокопируются) вместе с текстом документа или фиксируются в регистрационном журнале/карточке документа. В СЭД виза — это атрибут электронной подписи (ЭП) с указанием роли «Согласующий» или «Ознакомляющий».

Виза vs Резолюция: в чем разница?

Это частый источник путаницы. Различие фундаментально:

Кратко: Виза — это «Я проверил и не против». Резолюция — это «Я приказываю/утверждаю/решаю».

Виза в электронном документообороте (СЭД)

С переходом на бескागовое делопроизводство (1С:Документооборот‚ Диадок‚ СБИС‚ Directum и др.) физическая виза сменилась электронной визой.

• В СЭД виза реализуется через квалифицированную электронную подпись (КЭП) сотрудника.
• Система автоматически фиксирует: роль (Согласующий / Ознакомляющий)‚ время‚ результат (Согласен / Не согласен / Ознакомлен)‚ комментарий.
• Маршруты согласования настраиваются администратором СЭД: параллельные‚ последовательные‚ условные (если сумма > X‚ то согласует ЦФО).
• Документ считается согласованным и готовым к подписи руководителя только после прохождения всех обязательных этапов визирования в системе.

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие визы ключевого специалиста. Договор подписан директором‚ но не визирован юристом или финансовым директором. Риск: договор может быть признан недействительным или привести к финансовым потерям. Директор несет ответственность за подпись невизированного документа;
2. Замена согласования ознакомлением. Юрист поставил визу «Ознакомлен» вместо «Согласен». Юридическая экспертиза не пройдена.
3. Простановка визы на подлиннике после подписи директора. Бессмысленное действие. Виза нужна до подписи.
4. Неполные реквизиты визы. Нет даты‚ нет расшифровки подписи‚ не указана должность. Такая виза может быть признана недействительной при проверке (налоговая‚ аудит‚ суд).
5. Виза от лица‚ не уполномоченного локальным актом. Подписал стажер или сотрудник без доверенности/приказа о правах визирования.

Ответственность за визу

Проставляя визу‚ должностное лицо несет:

• Дисциплинарную ответственность (за неисполнение или некачественное исполнение обязанностей по согласованию — ст. 192 ТК РФ).
• Материальную ответственность (если виза на финансовом документе привела к убыткам — ст. 238 ТК РФ‚ ГК РФ).
• Административную/Уголовную ответственность (если виза поставлена на заведомо ложном документе‚ поддельной справке‚ документе о хищении средств — ст. 292 УК РФ «Лжесвидетельство»‚ ст. 201 УК РФ «Злоупотребление полномочиями» и др.).

Поэтому никогда не ставьте визу «на автомате» или «по просьбе коллеги» без чтения документа. Ваша подпись под визой — это ваша личная ответственность.

Чек-лист: Как проверить документ перед простановкой визы (для визирующего лица)

1. [ ] Соответствует ли документ законодательству‚ Уставу‚ локальным актам?
2. [ ] Верны ли реквизиты сторон (ИНН‚ КПП‚ адреса‚ банковские данные)?
3. [ ] Есть ли финансовое обоснование (смета‚ расчет‚ ссылка на бюджет/смету)?
4. [ ] Корректны ли сроки‚ суммы‚ условия ответственности сторон?
5. [ ] Нет ли противоречий с уже действующими приказами/договорами?
6. [ ] Подготовлены ли все необходимые приложения?
7. [ ] Оформлен ли документ по единому стандарту организации (шрифт‚ отступы‚ бланк)?
8. [ ] Поставлены ли визы предыдущих согласующих (если маршрут последовательный)?

Виза начальника (руководителя подразделения‚ функционального руководителя), это инструмент коллективного управления качеством решений. Она защищает организацию от ошибок‚ защищает директора от подписи неразобранных бумаг и защищает самого визирующего, фиксируя его профессиональную позицию на определенную дату.

Грамотное построение процесса визирования (регламентация маршрутов‚ четкие сроки‚ переход на СЭД‚ контроль полноты реквизитов) — залог управляемости организации и снижения правовых рисков. Помните: виза ставится на проекте‚ до подписи руководителя‚ и означает: «Я проверил‚ я согласен‚ я отвечаю».

Статья подготовлена на основе норм ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практики российского делопроизводства. Актуально на .