Актовые книги, это основные документы‚ в которых фиксируются акты гражданского состояния (рождение‚ заключение брака‚ смерть‚ усыновление‚ изменение имени и т.д.). В городе Абакане‚ как и во всей Российской Федерации‚ ведение‚ хранение и выдача данных из этих книг строго регламентированы законодательством. Данная статья подробно рассматривает правовые основы‚ сроки хранения‚ адреса компетентных органов и процедуру обращения за архивными справками.

Правовая база хранения актовых книг

Деятельность органов ЗАГС по хранению актовых книг регулируется Федеральным законом от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (в частности‚ ст. 76‚ 77) и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива).

Место хранения (ст. 76 ФЗ № 143-ФЗ)

Согласно законодательству‚ книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органе записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации данных актов. Это означает‚ что книги‚ составленные в Абакане‚ изначально находятся в местных отделах ЗАГС.

Сроки хранения и передача в архивы (ст. 77 ФЗ № 143-ФЗ‚ Приказ Росархива)

• В органе ЗАГС: Актовые книги хранятся в отделе ЗАГС 100 лет со дня составления записи.
• Передача в государственный архив: По истечении ста лет органы ЗАГС субъекта РФ (Республики Хакасия) передают книги на постоянное хранение в государственные архивы Республики.
• Метрические книги (до 1917 г.): Уже находятся в государственных архивах (Государственный архив Республики Хакасия).

Важно: Электронная база данных ЕГР ЗАГС (Единый государственный реестр актов гражданского состояния) ведется бессрочно‚ однако бумажные оригиналы (актовые книги) подлежат архивированию по истечении установленного срока.

Структура органов ЗАГС в Абакане

На территории города Абакан функционируют два основных уровня управления ЗАГС‚ которые являются правопреемниками и хранителями актовых книг по городу:

Комитет ЗАГС при Правительстве Республики Хакасия (Главное управление)

Высший орган по ЗАГС в регионе‚ осуществляющий методическое руководство и хранение наиболее старых фондов (переданных в архив).

• Адрес: г. Абакан‚ проспект Ленина‚ д. (6 этаж)
• Руководитель: (сведения о руководителе на дату актуализации: Нарожная А.Я.‚ Остапец С.А.)
• Телефон справки/приемной: *
• ИНН: 1901049300

Отдел Комитета ЗАГС по городу Абакану (Районный/Городской ЗАГС)

Именно в этом отделе хранятся актовые книги за последние 100 лет по актам‚ зарегистрированным на территории города Абакан. Сюда обращаются за свежими справками‚ повторными свидетельствами и архивными выписками за «свежий» период.

• Адрес: г. Абакан‚ улица Крылова‚ д.
• Телефон: (рекомендуется уточнять график приема по телефону или на Госуслугах)
• Режим работы: Обычно Понедельник–Пятница (с перерывом на обед)‚ Суббота/Воскресенье, выходные. Точный график лучше подтверждать заранее.

Куда обращаться за справкой из актовой книги?

Выбор органа обращения зависит от года составления записи:

Государственный архив Республики Хакасия

Для генеалогических исследований и запросов по старым записям (метрические книги до 1917 г.‚ актовые книги 1918–1924 гг.‚ переданные по истечении 100 лет).

• Адрес: г. Абакан‚ * (уточняйте на сайте Госархива РХ)
• Сайт/Поиск: Рекомендуется начинать поиск через Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов (сайт: archives.gov.ru или региональный портал)‚ раздел «Сведения ЗАГС (метрические данные)».

Порядок получения сведений из актовой книги

Кто имеет право получить сведения?

Согласно ст. 41 ФЗ № 143-ФЗ‚ сведения из актовых книг выдаются:

1. Самим гражданам (в отношении своих записей).
2. Родителям‚ усыновителям‚ супругам‚ взрослым детям‚ братьям/сестрам‚ дедушкам/бабушкам‚ внукам (при предъявлении документов‚ подтверждающих родство).
3. Нотариусам‚ судам‚ органам опеки и попечительства — по основаниям‚ предусмотренным законом.
4. Иным лицам — только при наличии нотариального доверенности или решения суда.

Необходимые документы для обращения в Отдел ЗАГС (ул. Крылова‚ д. *)

• Паспорт гражданина РФ (оригинал).
• Документы‚ подтверждающие родственные отношения (свидетельства о рождении‚ браке‚ смене имени — цепочка документов до искомого лица).
• Заявление по установленному образцу (заполняется на месте или заранее через Госуслуги).
• Квитанция об оплате госпошлины (для выдачи справки/свидетельства). Оплата через Госуслуги дает скидку 30%.

Виды выдаваемых документов

• Свидетельство (повторное): Выдается вместо утерянного/испорченного. Имеет полную юридическую силу.
• Справка формы № 34 (Архивная справка): Выдается‚ если запись уже передана в архив (старше 100 лет) или если требуется именно архивный документ (например‚ для консульства‚ восстановления гражданства‚ генеалогии). Содержит точный текст записи акта.
• Выписка из актовой записи: Для собственных нужд (менее 100 лет).

Электронные сервисы (Госуслуги)

Настоятельно рекомендуется начинать оформление через портал Госуслуги (gosuslugi.ru):

• Услуга: «Получение сведений из актов гражданского состояния» / «Выдача повторного свидетельства».
• Позволяет выбрать удобный Отдел ЗАГС (Абакан‚ ул. Крылова‚ д. * или проспект Ленина‚ д. *).
• Отслеживание статуса готовности.
• Оплата пошлины онлайн со скидкой.

Особенности поиска записей (Генеалогия)

Если вы не знаете точную дату и место регистрации акта:

1. Запрос в Отдел ЗАГС по г. Абакану: Напишите официальный запрос (можно по почте или через Госуслуги «Написать в организацию») с указанием ФИО искомого лица‚ примерного года события и известных родителей; Сотрудники проведут поиск по базам ЕГР ЗАГС и картотекам.
2. Обращение в Госархив РХ: Для записей старше 100 лет. Требуется заполнить архивный запрос (платная услуга). Укажите максимально много данных: ФИО‚ вероисповедание‚ сословие‚ село/город рождения‚ имена родителей.
3. Онлайн-базы: Проверить наличие оцифрованных метрических книг можно на сайтах FamilySearch‚ MyHeritage‚ Родовид или в проекте «Память народа» (для военноморских метрик/записей о смерти в военное время).

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить актовую книгу в руки?

Нет. Актовая книга — это строгая отчетность‚ архивный фонд. Она никогда не выдается на руки. Выдаются только свидетельства‚ справки или выписки‚ заверенные печатью и подписью главы органа ЗАГС.

Сколько времени занимает поиск и выдача?

• Повторное свидетельство / Выписка (запись в ЕГР ЗАГС есть): Обычно в день обращения или в течение 1–3 рабочих дней.
• Архивный поиск (записи нет в электронной базе‚ нужно искать в бумажных томах): До 30 календарных дней (согласно Административному регламенту).
• Запрос в Госархив: Сроки устанавливаются архивом (обычно 1–3 месяца в зависимости от загрузки).

Что делать‚ если запись в Абакане не найдена?

• Проверьте‚ не регистрировался ли акт в соседних районах (Усть-Абаканский‚ Таштыпский и др.) — обратитесь в Районные ЗАГС.
• Проверьте вариант написания фамилии/имени (ошибки писцов ЗАГС были часты).
• Если событие было до 1920-х гг. — поиск только в Госархиве РХ (метрические книги приходов/мечетей).

Контактная информация для справок (Сводная таблица)

| Орган | Адрес (частично скрыт) | Телефон (скрыт) | Назначение |
| :— | :— | :— | :— || Комитет ЗАГС при Правительстве РХ | г. Абакан‚ пр. Ленина‚ д. | | Методическое руководство‚ старые фонды‚ апелляции |
| Отдел Комитета ЗАГС по г. Абакану | г. Абакан‚ ул. Крылова‚ д. | | Основной орган для получения справок/свидетельств за последние 100 лет |
| Государственный архив Республики Хакасия | г. Абакан‚ | | Метрические книги (до 1917)‚ Актовые книги (старше 100 лет) |
| МФЦ «Мои Документы» (Абакан) | г. Абакан‚ (несколько точек) | | Прием заявлений на получение услуг ЗАГС (посредничество) |

Резюме

Для получения сведений из актовой книги ЗАГС Абакан:

1. Определите год события.
2. Если менее 100 лет, идите в Отдел Комитета ЗАГС по г. Абакану (ул. Крылова‚ д. *) или оформите на Госуслугах.
3. Если более 100 лет — обращайтесь в Государственный архив Республики Хакасия.
4. Подготовьте паспорт и документы‚ подтверждающие родство (если запрашиваете не свою запись).
5. Оплатите госпошлину (лучше через Госуслуги).

Данная информация актуальна на дату составления обзора . Адреса‚ телефоны‚ режим работы и реквизиты руководителей могут меняться. Перед визитом обязательно уточняйте актуальные данные на официальном сайте pravitelstvo.rk.gov;ru (раздел Комитет ЗАГС) или портале Госуслуги.