Акт приема-передачи печати — это внутренний организационно-распорядительный документ, который фиксирует факт передачи печати (штампа) от одного ответственного лица к другому. Несмотря на то, что с 2015 года для большинства коммерческих организаций (ООО, АО) наличие печати не является обязательным требованием закона (ст. 14 ФЗ «Об ООО», ст. 66 ФЗ «Об АО»), если печать заведена в уставе или внутренних документах компании, ее оборот необходимо строго документировать.

Нормативная база и правовая природа документа

Единого утвержденного государством бланка (формализованной формы) для данного акта не существует. Организация вправе разработать свой бланк самостоятельно, закрепив его в учетной политике или локальном нормативном акте (Положении о делопроизводстве, Инструкции по работе с печатями и штампами).

• Основание для составления: приказ (распоряжение) руководителя организации о смене ответственного лица, увольнении сотрудника, его отпуске, командировке или передаче полномочий другому сотруднику.
• Срок хранения: согласно типовым перечням сроков хранения документов, акты приема-передачи печатей хранятся в организации в течение 3 лет (в некоторых случаях — до 5 лет, в зависимости от утвержденного номенклатуры делаов).
• Юридическая сила: документ подтверждает фактический переход ответственности за сохранность и правильное использование печати. В случае споров, утери или несанкционированного использования печати, акт является ключевым доказательством в суде или при проверке контролирующих органов.

Ситуации, требующие оформления акта

Акт составляется в следующих основных случаях:

1. Увольнение сотрудника, хранящего печать (чаще всего, секретаря, офис-менеджера или директора).
2. Временная передача на период отпуска, болезни или командировки основного ответственного лица.
3. Смена должностного лица (перевод на другую должность, ротация).
4. Изготовление новой печати (при смене наименования фирмы, реквизитов) и списание старой (акт списания и уничтожения оформляется отдельно, но часто совмещают).
5. Передача печати в архив при ликвидации организации или прекращении деятельности филиала;

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Даже при свободной форме документ должен содержать обязательные реквизиты, придающие ему юридическую силу:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи печати (штампа)».
• Дата составления (число, месяц, год словами и цифрами).
• Место составления (населенный пункт).
• Наименование организации (полное и/или сокращенное).
• Основание: ссылка на приказ/распоряжение (номер, дата).
• Состав комиссии (при наличии) или лица, составляющего акт;
• Сведения о передающем лице: должность, ФИО (частично скрыто: ), подпись, расшифровка подписи.
• Сведения о принимающем лице: должность, ФИО (частично скрыто: ), подпись, расшифровка подписи.
• Подпись руководителя организации (утверждающая акт).
• Оттиск печати (штампа), которая передается (критически важный элемент!).
• Описание передаваемого объекта: тип (основная печать, дополнительный штамп, печать для бухгалтерии и т.д.), изготовитель, номер заказа (если есть), состояние (новая, в работе, изношенная).

Пошаговая инструкция по заполнению (Образец структуры)

Ниже приведена типичная структура бланка с пояснениями к каждому полю. Вы можете скопировать эту структуру в Word или Excel для создания собственного шаблона.

Шапка документа

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА)
г.  «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Должность передающего лица (напр., секретарь) ФИО передающего лица , действующее на основании Приказа № * от ..202_ г.,
Должность принимающего лица (напр., офис-менеджер) ФИО принимающего лица ,
составили настоящий Акт о том, что:

Описная часть (Суть передачи)

Передающему лицу передана печать организации «Название ООО » (ИНН , ОГРН )
следующего описания:

Таблица описания печати (Рекомендуемый формат)

Заключительная часть и подписи

Печать передана в надлежащем состоянии, претензий по комплектности и качеству оттиска нет.
Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах:
- 1 экземпляр — передающему лицу;
- 1 экземпляр, принимающему лицу;
- 1 экземпляр — в архив организации (к приказу о передаче).

ОТТИСК ПЕРЕДАВАЕМОЙ ПЕЧАТИ: [ МЕСТО ДЛЯ ОТТИСКА ]

Передающее лицо: ________________ / ФИО  /
Принимающее лицо: ________________ / ФИО 

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Название »
________________ / ФИО Директора  /
«___» _____________ 202_ г.
М.П. (Место для печати организации, если она ставится на акте)

Ключевые нюансы и частые ошибки

Оттиск печати на самом акте — обязателен?

Да, крайне желательно. Судебная практика показывает, что акт без оттиска передаваемой печати может быть признан неполноценным доказательством факта передачи именно этой печати. Оттиск подтверждает, что передана именно та печать, реквизиты которой указаны в документе, а не другая.

Нужно ли ставить печать организации на акт?

Если в Уставе организации указано, что документы заверяются печатью, — да, нужно. Если печать в уставе не закреплена (что часто бывает в ООО), — ставить печать организации на акт не обязательно, достаточно подписи руководителя и оттиска передаваемой печати. Однако на практике многие юристы рекомендуют ставить печать для большей доказательной силы.

Количество экземпляров

Минимум 3 экземпляра: передающему, принимающему, в дело (к приказу). Если передача происходит в присутствии комиссии (3 и более человек), экземпляров может быть больше.

Передача на время (во временное пользование)

В тексте акта обязательно укажите: «Печать передается во временное пользование на период с «___» ________ 202_ г. по «___» ________ 202_ г. (срок отпуска/командировки)». После возвращения составляется Акт возврата печати (или дополняется текущий акт записью о возврате с подписями и датой).

Электронный документооборот (ЭДО)

В 2026 году многие компании переводят внутренний документооборот в ЭДО (1С, Диадок, СБИС, Контур). Акт приема-передачи печати можно оформить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) ответственных лиц и руководителя. В этом случае оттиск физической печати на экране не поставишь, поэтому в тексте акта указывается: «Оттиск печати сверен с образцом, хранящимся в карточке учета печатей организации», и приложение скана оттиска к файлу акта.

Учет печатей в организации: Журнал учета

Помимо акта, ведение Журнала учета печатей и штампов является обязательной практикой хорошего делопроизводства (часто требуется Политикой информационной безопасности). В журнал заносятся:

• Дата изготовления/получения печати.
• Наименование и описание.
• ФИО ответственного лица (ссылка на приказ/акт).
• Дата передачи другому лицу (ссылка на акт приема-передачи).
• Дата списания/уничтожения (ссылка на акт уничтожения).

Образец Приказа (Основания для акта)

Акт не существует в вакууме — он всегда опирается на административный документ. Пример текста приказа:

ПРИКАЗ № * от ..202_ г.
О передаче печати организации во временное пользование

В связи с уходом в ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск секретаря ФИО * с ..202_ г. по ..202_ г., ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Передать печать ООО «Название *» (круглая, диаметр 40 мм, ИНН ) во временное пользование офис-менеджеру ФИО на период с ..202_ г. по ..202_ г.
2. Составить Акт приема-передачи печати в 3-х экземплярах.
3. Контроль за исполнением возлагаю на себя.

Генеральный директор _____________ / ФИО * /

Скачивание актуальных бланков (2026 год)

Готовые шаблоны в форматах .docx (Word) и .pdf можно найти в правовых системах и на профильных порталах. Наиболее надежные источники на текущую дату :

• КонсультантПлюс / Гарант: раздел «Образцы документов» -> «Делопроизводство» -> «Акт приема-передачи печати (штампа)» (Приложение № 53 к типовым инструкциям или актуальные формы 2025-2026 гг.).
• Официальные сайты Минфина, ФНС: иногда публикуют рекомендательные формы в методических материалах.
• Сервисы «Мое Дело», «Эльба», «Контур.Экстерн»: в разделах «Библиотека документов» / «Шаблоны внутренних документов» есть актуальные бланки с подсказками по заполнению.

Важно: перед использованием скачанного бланка обязательно адаптируйте его под Устав и локальные акты вашей организации (добавьте/уберите поля, скорректируйте наименование должностей).

Чек-лист перед подписанием акта

1. [ ] Указано полное наименование организации (как в Уставе).
2. [ ] Есть ссылка на Приказ (номер, дата).
3. [ ] Точно описаны ВСЕ передаваемые печати/штампы (не только основная).
4. [ ] Поставлен оттиск передаваемой печати в специальном поле акта.
5. [ ] Подписи передающего, принимающего и руководителя (с расшифровками).
6. [ ] Дата акта соответствует дате приказа или факту передачи.
7. [ ] Составлено необходимое количество экземпляров (мин. 3).
8. [ ] Данные внесены в Журнал учета печатей.
9. [ ] Один экземпляр акта прикреплен к Приказу (в дело приказов), остальные — у сторон.

Грамотное оформление Акта приема-передачи печати — это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками. Утрата печати, ее несанкционированное использование для подписания договоров или получения кредитов — реальные угрозы для бизнеса. Наличие подписанного акта с оттиском и ссылкой на приказ снимает ответственность с бывшего хранителя и фиксирует обязанности нового. Используйте приведенную выше структуру для создания собственного корпоративного стандарта, актуального на 2026 год.

Статья подготовлена на основе актуальной на г. судебной практики, рекомендаций Минфина России и типовых форм правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант). Персональные данные в примерах замаскированы (*).