Документооборот в государственных и муниципальных учреждениях Московской области строго регламентирован. Одним из ключевых документов‚ фиксирующих передачу материальных и нематериальных активов (дел‚ документов‚ баз данных)‚ является Акт приема-передачи дел. Ниже представлена подробная инструкция по его оформлению‚ актуальные образцы и ссылки на официальные ресурсы.

Назначение и правовая основа

Акт приема-передачи дел (инвентарный акт) составляется в обязательном порядке при:

• Смене руководителя или ответственного исполнителя (архивариуса‚ делопроизводителя);
• Реорганизации учреждения (слиянии‚ присоединении‚ преобразовании);
• Передаче дел в архивные учреждения Московской области (ГАМО‚ муниципальные архивы);
• Ликвидации юридического лица.

Основные нормативные акты:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18‚ 22).
2. Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства…» (п. 113-115).
3. Постановление Губернатора Московской области / Правительства МО о делопроизводстве (актуальная редакция на текущий год).
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Акт приема-передачи дел. Общие требования».

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ форма акта не является строго унифицированной (как первичная учетная документация)‚ но должна содержать следующие реквизиты:

Особенности заполнения для органов власти МО

Передача дел в Государственный архив Московской области (ГАМО)

При передаче дел постоянного хранения в ГАМО (г. ‚ ул. ‚ д. *) действуют специальные требования:

• Дела должны быть обработаны: пронумерованы листы‚ составлены опечатки (номенклатуры) по форме ф. № 27 (для учреждений) или ф. № 28 (для организаций).
• К акту приема-передачи обязательно прикладывается перечень сдаваемых дел (в 2-х экземплярах) и акт экспертизы стоимости и сроков хранения.
• Приемка производится комиссией ГАМО с участием представителя сдающего учреждения.

Электронные документы и базы данных

При передаче электронных архивов (СЭД‚ базы данных 1С‚ почтовые архивы) в акте указываются:

• Объем данных (Гб/Тб);
• Форматы файлов (PDF/A‚ XML‚ DBF и др.);
• Хеш-суммы (MD5/SHA256) для контроля целостности;
• Сведения о ключах ЭП и сертификатах (передаются отдельным актом или приложением).

Где скачать актуальный образец (бланк) акта

Важно: Единого утвержденного на федеральном уровне бланка (формы) для всех без исключения случаев не существует. Органы власти МО используют типовые формы‚ разработанные Росархивом‚ или собственные формы‚ утвержденные локальными нормативными актами (Приказом министра/руководителя).

Официальные источники для скачивания:

1. Сайт Росархива (rosarchives.gov.ru) — раздел «Нормативные документы» -> «Методические рекомендации». Там публикуются типовые формы приложений к Приказу № 76 и ГОСТу Р 7.0.97-2016.
   • Прямая ссылка на раздел методических материалов: https://rosarchives.gov.ru/methodical-documents/ (проверьте актуальность на сайте).
2. Портал «Госуслуги. Московская область» (uslugi.mosreg.ru), раздел «Административные регламенты» -> «Архивное дело» -> «Прием дел в архивные фонды». Часто прилагаются образцы акта к регламенту.
3. Официальный сайт ГАМО (gamo.mosreg.ru), раздел «Для ведомств и организаций» -> «Сдача документов в архив». Здесь находятся самые актуальные и привязанные к требованиям МО образцы (в формате .docx или .xlsx).
   • Контакты методического отдела ГАМО для уточнения формы: тел. +7 () —‚ e-mail: *@mosreg.ru.
4. Сайт конкретного министерства/ведомства МО (например‚ Минфин МО‚ Минобрнауки МО‚ Минздрав МО) — раздел «Делопроизводство» или «Архивное дело». Часто ведомства публикуют свои утвержденные Приказом формы.

Типовые названия файлов для поиска:

• Obrazets_Akta_priema-peredachi_del_MO.docx
• Forma_Inventory_act_GAMO_2024.xlsx
• Tipovaya_forma_akta_priema_peredachi_del_po_GOST_7.0.97.doc

Пошаговая инструкция: как правильно заполнить и оформить

1. Скачайте актуальный образец с сайта ГАМО или вашего ведомства МО (см. п. 4). Не используйте старые образцы 2010-2015 гг. — требования к реквизитам менялись.
2. Проведите предварительную инвентаризацию до прихода комиссии. Проверьте нумерацию листов‚ наличие опечаток‚ состояние переплетов.
3. Сформируйте комиссию приказом (образец приказа обычно есть там же‚ где и образец акта). Без приказа акт не имеет юридической силы.
4. Заполните «шапку» акта (реквизиты 1-4 из таблицы в п. 2). Укажите номер и дату приказа о создании комиссии.
5. Заполните табличную часть. Лучше делать это в Excel (выгрузка из СЭД или учетной программы)‚ а затем вставить в Word или оформить как приложение. Обязательно укажите шифры дел по номенклатуре.
6. Проведите совместный осмотр с комиссией. В графе «Примечание» фиксируйте: «Обложка повреждена»‚ «Отсутствуют л. 5-7»‚ «Электронный носитель не читается» и т.д.
7. Подпишите акт всеми членами комиссии‚ передающим и принимающим лицами. Расшифровка подписей обязательна.
8. Утвердите акт руководителем (виза «Утверждаю»‚ подпись‚ печать учреждения‚ дата).
9. Создайте экземпляры:
   • 1 экз. — у передавшего (в личном деле или журнале учета);
   • 1 экз. — у принимающего (в архиве/новом исполнителе);
   • 1 экз. — в архив учреждения (если передача внутренняя);
   • 2 экз. — в ГАМО (при сдаче в госархив).
10. Зарегистрируйте акт в журнале регистрации актов приема-передачи дел (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ Приложение Б).

Типичные ошибки‚ за которые возвращают акты в ГАМО/ведомства МО

• Отсутствие приказа о создании комиссии или несоответствие состава комиссии приказу.
• Заполнение акта от руки с исправлениями и зачеркиваниями (допускается только печатный вид).
• Отсутствие шифров дел (индексов) по утвержденной номенклатуре.
• Несоответствие количества листов в акте и реальности / в опечатке.
• Передача дел с истекшими сроками хранения без акта экспертизы (подлежит уничтожению‚ а не сдаче).
• Отсутствие визы руководителя учреждения (печати).
• Передача электронных документов без хеш-сумм и описания программного обеспечения для чтения.

Сроки хранения самих актов приема-передачи

Согласно типовым номенклатурам органов власти МО (утв. приказами министров/руководителей):

• Акты приема-передачи дел постоянного хранения (сдаваемые в ГАМО): Хранятся постоянно (в составе описи дел или отдельно в фонде учреждения-передавшего).
• Акты приема-передачи дел временного хранения (внутри ведомства‚ в межрайонные архивы МО): Хранятся не менее 10 лет (часто 10-50 лет в зависимости от вида дел).
• Акты приема-передачи при смене должностных лиц (внутренние): Хранятся 5-10 лет (по решению экспертной комиссии учреждения).

Электронный документооборот (СЭД) и ЭДО

В Московской области активно внедряется Единая система электронного документооборота (ЕСЭДО МО / СЭД «Деловито» и др.).

• Акт приема-передачи дел может оформляться в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) участников комиссии.
• При передаче дел в ГАМО уточняйте у методистов (тел. +7 () —)‚ принимают ли они акт в виде XML/PDF с ЭП или требуют бумажный оригинал с «живой» печатью (часто требуют дубликат на бумаге для архивного фонда).
• В СЭД обычно есть типовый маршрут «Прием-передача дел» с автоматическим формированием реестра дел из карточек документов.

Контакты для консультаций (Московская область)

При возникновении сложностей с заполнением или сдачей дел рекомендуется обратиться в методические отделы:

• Государственный архив Московской области (ГАМО): г. ‚ ул. ‚ д. *. Тел. приемной: +7 () —. Методический отдел: +7 () — (доб. *).
• Управление архивного дела и делопроизводства Правительства МО (если актуально в структуре): г. ‚ ул. ‚ д. *. Тел.: +7 () —.
• Муниципальные архивы (районные/городские): контакты ищите на сайте администрации вашего муниципального образования (например‚ Администрация г. *, раздел «Архивное дело»).

Резюме

Для корректного оформления акта приема-передачи дел в органах власти МО:

1. Скачайте актуальный образец на сайте ГАМО (gamo.mosreg.ru) или портале вашего министерства.
2. Оформите приказ о комиссии до начала работ.
3. Заполните акт только в электронном виде (Word/Excel)‚ без ошибок в шифрах и количестве листов.
4. Обязательно получите визу руководителя и подписи всех членов комиссии с расшифровкой.
5. Сохраните экземпляры акта по установленным срокам хранения.

Данная статья носит информационный характер. Перед сдачей дел в архив обязательно согласуйте форму акта и состав приложений с принимающим архивом (ГАМО или муниципальный)‚ так как местные требования могут детализировать федеральные стандарты.