В 2019 году вопросы оформления первичной учетной документации, в т.ч. актов, оставались актуальными для бизнеса любого масштаба. Несмотря на отмену обязательности использования унифицированных форм (кроме строгой отчетности), многие организации продолжали пользоваться привычными бланками или разрабатывать свои на их основе. В данной статье подробно разберем, как выглядел образец акта 2019 года, какие реквизиты были обязательны, и предоставим структурные шаблоны для основных видов актов.
Правовая база оформления актов в 2019 году
Основным документом, регулирующим правила ведения бухгалтерского учета и составления первичных документов в 2019 году, был Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9). Согласно ему:
- Формы первичных учетных документов (включая акты) утверждаются руководителем организации по представлению лица, ответственного за ведение бухучета (главного бухгалтера).
- В формы должны быть включены обязательные реквизиты, установленные законом.
- Организации имеют право использовать унифицированные формы (утвержденные ранее Госкомстатом/Минфином) или разрабатывать собственные.
Важно: В 2019 году действовал Приказ Минфина России от № 257 (вступил в силу ), который утвердил новые унифицированные формы для кассовых документов, но по актам выполненных работ/услуг единой обязательной формы на федеральном уровне не существовало. Часто использовался Приложение № 4 к Приказу Минстроя России от № 71а («Акт сдачи-приемки выполненных работ»), однако к 2019 году он считался устаревшим для большинства отраслей, кроме строительства, и даже там требовалось согласование в учетной политике.
Обязательные реквизиты акта (по ст. 9 ФЗ-402)
Любой акт образец 2019 года должен содержать следующие обязательные элементы, иначе документ не имеет юридической силы для бухгалтерии и налоговых целей:
- Наименование документа (например, «Акт сдачи-приемки выполненных работ», «Акт оказанных услуг»).
- Дата составления документа.
- Наименование организации (полное или сокращенное), составителя документа.
- Содержание хозяйственной операции (что именно сдается/принимается, объем, характеристики).
- Единицы измерения (шт., м, кг, час и т.д.).
- Количественная и стоимостная оценка (объем работ/услуг, цена за единицу, общая сумма, НДС отдельно).
- Должности лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления.
- Подписи уполномоченных лиц (руководителя, главного бухгалтера, представителей сторон) с расшифровкой (ФИО).
- Порядковый номер документа для регистрации в журнале учета первичной документации.
Рекомендуется также указывать: основание (номер и дату договора/заказа), адреса сторон, ИНН/КПП, места составления документа.
Основные виды актов и их особенности оформления в 2019 году
Акт выполненных работ (Акт сдачи-приемки)
Самый распространенный вид. Используется по договорам подряда, подряда на выполнение строительных работ, бытовых и прочих работ.
Структура рекомендуемого бланка (на основе Приложения № 4 к Приказу Минстроя / типовые практики 2019 г.):
| Блок | Содержимое |
|---|---|
| Шапка | Название организации-исполнителя (), название организации-заказчика (), номер договора , дата договора . |
| Номер и дата акта | № * от ..2019 г. Город . |
| Преамбула | «Мы, нижеподписавшиеся: представитель Заказчика (ФИО, должность, доверенность № ) и представитель Исполнителя (ФИО, должность, доверенность № *), составили настоящий Акт о том, что…» |
| Табличная часть | № п/п, Наименование работ/этапов, Ед. изм., Объем, Цена за ед., Стоимость (без НДС), НДС (%), Сумма НДС, Всего к оплате. |
| Всего выполнено работ на сумму: * руб. * коп. (прописью). В т.ч. НДС * %, * руб. | |
| Качество и сроки | Работы выполнены в срок / с опозданием на * дней. Качество соответствует договору / замечаний нет / есть замечания (приложение). |
| Подписи сторон | Заказчик: _____________ / * / Исполнитель: _____________ / * / М.П. (при наличии) |
Акт оказанных услуг
Отличается от акта работ тем, что результат — не материальный продукт, а действие (консультации, аудит, транспортные услуги, обучение).
- В табличной части вместо «Объема» часто указывают «Период оказания» (с * по *) или «Количество часов/дней».
- Обязательно ссылка на конкретный пункт Договора/Дополнительного соглашения.
- Если услуги оказаны этапами — нужен акт по каждому этапу.
Акт приема-передачи документов
Состаляется при передаче дел в архив, при смене главного бухгалтера, при передаче первички в аутсорсинговую компанию.
Ключевые моменты 2019 года:
- Составляется комиссией (минимум 2 человека). В шапке перечисляются ФИО и должности всех членов комиссии (*).
- Приложение — перечень передаваемых документов (номер дела, название, кол-во листов, срок хранения).
- Фраза: «Документы приняты в надлежащем состоянии / с повреждениями (перечислены)».
Акт о расхождении (Товарная накладная / ТОРГ-2)
Хотя ТОРГ-2 — это накладная, на ее основе составляют Акт о расхождении при обнаружении несоответствий (количество, качество, комплектность);
- В 2019 году в 1С и подобных программах заполнялся автоматически на основании ТОРГ-1/ТОРГ-12.
- Направляется поставщику для согласования претензии.
Акт об отказе сотрудника подписать документ
Специфический HR-документ. Если работник отказывается подписать приказ, объяснительную, акт о проступке — составляется акт отказания.
- Составляется комиссией (не менее 3 человек).
- Указывается: «Отказался подписать документ * от ..2019 № * без объяснения причин / с объяснением: «»»;
- Подписывают члены комиссии (). Работник подпись не ставит.
Электронный документооборот и акты в 2019 году
В 2019 году активно развивался ЭДО (Электронный документооборот) через операторов (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн и др.).
- Акт в электронном виде, подписанный КЭП (Квалифицированной электронной подписью) обеих сторон, приравнивался к бумажному (ст. 6, 9 ФЗ-402, ст. 160 НК РФ).
- Образец бланка в ЭДО загружался в систему как шаблон (XML/PDF), заполнялся онлайн и отправлялся контрагенту.
- Скачивание бланка и заполнение онлайн становилось стандартом для ускорения расчетов.
Типичные ошибки при заполнении актов в 2019 году (чек-лист)
- Отсутствие ссылки на договор. Акт без номера и даты договора, просто лист бумаги.
- Несоответствие наименований. В акте работы названы иначе, чем в смете/договоре (например, «Отделочные работы» вместо «Покраска стен»).
- Пропуск НДС. Не выделена сумма НДС или не указана ставка (20% с , 18% до этой даты, критично для актов на стыке лет).
- Подпись неполномочного лица. Подписал менеджер без доверенности или сотрудник бухгалтерии вместо директора.
- Отсутствие печати (если предусмотрено Уставом/Договором). В 2019 г. печать для ООО не была обязательна по закону, но если в договоре написано «Подписи сторон со штампами/печатями» — её отсутствие делает акт оспоримым.
- Дата акта раньше даты выполнения работ. Риск отказа налоговой в принятии расходов.
Пример заполнения «Шапки» акта (визуализация структуры)
АКТ СДАЧИ-ПРИЕМКИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ № * от ..2019 г. г. * Мы, нижеподписавшиеся: От Заказчика: ООО «» (ИНН , КПП ), представленное Директором * , действующем на основании Устава, с одной стороны, И От Исполнителя: ИП * * (ИНН *, ОГРНИП ), действующем лично / на основании доверенности № от ..2019 г., с другой стороны, составили настоящий Акт о следующем: По Договору подряда № * от ..2019 г. Исполнитель выполнил, а Заказчик принял и сдал следующие работы: ┌───┬────────────────────┬─────┬───────┬──────────┬──────────┬─────┬────────┬──────────┐ │№п/п│ Наименование работ │Ед.из│ Кол-во│ Цена за │ Стоимость│НДС% │ Сумма │ Всего │ │ │ │м. │ │ ед. (без│ (без НДС)│ │ НДС │ к оплате │ │ │ │ │ │ НДС) │ │ │ │ │ ├───┼────────────────────┼─────┼───────┼──────────┼──────────┼─────┼────────┼──────────┤ │ 1 │ Устройство стяжки │ кв.м│ * │ * │ * │ 20% │ * │ │ │ 2 │ Плиточные работы │ кв.м│ │ * │ * │ 20% │ * │ │ └───┴────────────────────┴─────┴───────┴──────────┴──────────┴─────┴────────┴──────────┘ ИТОГО выполнено работ на сумму: (* ) рублей копеек. В том числе НДС (20%): * (* ) рублей копеек. Работы выполнены в срок, качество соответствует условиям Договора и ТЗ. Замечаний и претензий по объему, качеству и срокам нет. Подписи сторон: ЗАКАЗЧИК: ИСПОЛНИТЕЛЬ: ____________ / * / ____________ / * / М.П. М.П. (при наличии)
Акт образец документа 2019 года не имел единого утвержденного государством бланка для всех отраслей (за исключением специфических случаев). Главное правило — закрепить форму в Учетной политике организации на 2019 год и неукоснительно соблюдать обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ-402. Использование типовых форм (как Приложение № 4 к Приказу Минстроя) допускалось, но требовало адаптации под специфику бизнеса (добавление реквизитов договора, налоговой информации, полей для ЭЦП).
При работе с архивами 2019 года обратите внимание на ставку НДС (с — 20%), на правильность указания основания (договора) и на наличие подписей уполномоченных лиц с расшифровкой. Для современного документооборота рекомендуется перевести данные бланки в электронный формат с использованием КЭП.
Данная статья носит информационный характер и основана на законодательстве РФ, действовавшем в 2019 году. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к специалисту в области бухгалтерского учета и трудового права. Персональные данные в примерах замаскированы (*).