Акт идентификации образцов — это документ, фиксирующий результаты процедуры установления соответствия отобранных образцов (проб) продукции заявленным характеристикам. Он широко применяется при сертификации, подтверждении соответствия требованиям технических регламентов, лабораторных испытаниях и контроле качества продукции.

Назначение документа

Идентификация продукции проводится на этапе отбора образцов (проб) для целей подтверждения соответствия. В ряде случаев лабораторная деятельность испытательной лаборатории может быть завершена уже на этапе отбора образцов, и отчитывающимся документом при этом будет являться акт отбора образцов (проб), оформленный непосредственно на месте проведения отбора.

Основные задачи акта идентификации:

• подтверждение принадлежности образца к конкретной партии продукции;
• фиксация условий хранения продукции (согласно п. 4.9 ГОСТ Р 51293-2022 при проведении идентификации осуществляется проверка условий хранения);
• установление соответствия маркировки, упаковки и внешнего вида заявленным данным;
• обеспечение прослеживаемости образцов на всех этапах испытаний.

Когда составляется акт

Акт идентификации оформляется в следующих случаях:

1. при сертификации продукции в рамках технических регламентов Таможенного союза (например, ТР ТС 004/2011);
2. при отборе проб для государственного контроля и надзора;
3. при проведении испытаний по заявке изготовителя или продавца;
4. при разрешении споров о качестве продукции.

В случае оформления акта идентификации продукции один экземпляр акта вручается заявителю непосредственно или направляется ему заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

Структура и обязательные реквизиты акта

Унифицированной формы акта идентификации образцов не существует, поэтому организация вправе разработать бланк самостоятельно. Однако документ должен содержать следующие обязательные сведения:

• наименование документа — «Акт идентификации образцов (проб)»;
• дата и место составления;
• наименование организации, проводившей идентификацию (испытательной лаборатории, органа по сертификации);
• сведения о заявителе (изготовителе, продавце);
• наименование продукции, обозначение партии, заводской номер изделия, дата изготовления;
• тип отобранных образцов, вид испытаний, количество проб;
• результаты проверки условий хранения продукции;
• выводы о соответствии (несоответствии) образцов заявленным характеристикам;
• должности, подписи и инициалы лиц, проводивших идентификацию.

Пример заполнения табличной части

Табличная часть акта обычно включает следующие графы:

• № п/п;
• наименование и обозначение продукции, из которой отобраны пробы;
• размер партии (заводской номер изделия, тип образца, вид испытаний, дата изготовления — для образцов из бетона и т.п.);
• дополнительные сведения;
• количество отобранных проб (образцов).

Пример записи: «1. Кабель силовой ВВГнг(А)-LS 3×2,5, партия № 45*, дата изготовления 03.2026, отобрано 2 образца по 5 м для испытаний на нераспространение горения».

Порядок подписания и исправления ошибок

Акт подписывают все участники процедуры: представитель лаборатории, представитель заявителя, при необходимости — независимые специалисты. Если в документ вносятся исправления, указывают дату исправления, а также подписи лиц, составивших акт, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Такой порядок предусмотрен, в частности, пунктом 20 ФСБУ 27/2021 для документирования фактов хозяйственной жизни.

Пример оформления подписей:

• Идентификацию провёл: ведущий эксперт Иванов А. П. — подпись;
• Представитель заявителя: начальник ОТК ООО «» Петров С. И. — подпись;
• Адрес места отбора: г. Москва, ул. Промышленная, д. 1 (частично скрыт);
• Телефон для связи: +7 (4) *—.

Отличия от смежных документов

Важно различать акт идентификации и другие акты:

• Акт отбора образцов (проб) — фиксирует сам факт и процедуру отбора проб;
• Акт идентификации — подтверждает принадлежность образцов конкретной продукции и их соответствие заявленным признакам;
• Протокол испытаний — содержит результаты лабораторных исследований отобранных образцов.

На практике идентификация и отбор образцов нередко оформляются единым документом, если обе процедуры проводятся одновременно.

Рекомендации по составлению

1. Используйте фирменный бланк организации с реквизитами и областью аккредитации лаборатории.
2. Указывайте максимально полные идентификационные признаки продукции: маркировку, серийные номера, даты выпуска.
3. Фиксируйте условия хранения и транспортировки образцов.
4. При необходимости прилагайте фотоматериалы, этикетки, копии сопроводительной документации.
5. Храните акт в течение срока, установленного для документации по подтверждению соответствия.

Акт идентификации образцов — важный документ, обеспечивающий достоверность результатов испытаний и сертификации продукции. Грамотно составленный акт позволяет однозначно связать испытанные образцы с конкретной партией продукции, исключает подмену проб и служит доказательной базой при разрешении споров. При составлении следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 51293-2022, положениями технических регламентов и внутренними процедурами испытательной лаборатории.