Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда сотрудник временно не может выполнять свои обязанности по причине болезни, а его работа должна быть выполнена другим работником, — распространенная практика. В соответствии с ст. 60.2 ТК РФ и ст. 151 ТК РФ, передача обязанностей отсутствующего сотрудника другому работнику оформляется как совмещение должностей (внутреннее). Ниже подробная инструкция, как правильно составить заявление, какой образец использовать и какие ошибки избежать.

Правовые основания и терминология

Важно сразу разграничить понятия:

Совмещение должностей (внутреннее) — выполнение работником обязанностей другого (отсутствующего) сотрудника в свободное от основной работы время при сохранении основного трудового договора (ст. 60.2 ТК РФ). Это самый частый вариант на период больничного.
Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника — часто используется как синоним, но юридически закрепляется приказом о совмещении.
Расширение зоны обслуживания / Увеличение объема работы, другие основания (ст. 60.2 ТК РФ), но для замены больного применяется именно совмещение.

Ключевые статьи ТК РФ:

Ст. 60.2 ТК РФ — порядок установления доплаты за совмещение.
Ст. 151 ТК РФ — размер доплаты (не может быть ниже заработной платы заменяемого работника, пропорционально отработанному времени).
Ст. 72.2 ТК РФ — временный перевод (не применяется для замены больного, так как требует согласия на изменение функции, а совмещение, нет).

Кто и когда пишет заявление

Заявление пишет работник, который будет совмещать (замещающий). Инициатором может быть как сам сотрудник (желая заработать больше), так и руководитель (предлагая вариант).

Сроки: Желательно подать заявление до начала выполнения дополнительных обязанностей или в первый день отсутствия основного сотрудника. С rückдатировкой (задним числом) оформлять нельзя, это нарушение трудового права и риск штрафов при проверке ГИТ.

Структура заявления: обязательные реквизиты

Свободной формы по закону не существует, но деловой оборот требует наличия стандартных реквизитов (ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Шапка: Кому (ФИО генерального директора / ИП * в дательном падеже), От кого (ФИО замещающего полностью, должность, подразделение).
Название документа: «Заявление на внутреннее совмещение должностей».
Суть просьбы: Прошу допустить к выполнению обязанностей [Должность отсутствующего, напр. «менеджера отдела продаж»] [ФИО отсутствующего *] на период его нетрудоспособности (с [Дата начала] по [Дата окончания / «до выхода на работу»]).
Условия оплаты: Ссылка на ст. 151 ТК РФ и локальный нормативный акт (Положение о доплатах / Коллективный договор). Указание конкретной суммы или процента от тарифной ставки заменяемого.
График работы: Уточнение, что обязанности будут выполняться в свободное от основной работы время (или в рабочее время, если это согласовано как увеличение объема, но для совмещения — строго во внерабочее).
Дата и подпись.

Образец заявления (шаблон 2024)

 Генеральному директору ООО «Ромашка»
 Иванову И.И.
 от менеджера отдела закупок
 Петрова П.П.
 ЗАЯВЛЕНИЕ
 на внутреннее совмещение должностей Прошу допустить меня к внутреннему совмещению должности менеджера отдела продаж (ставка 1,0) на период временной нетрудоспособности основного сотрудника Сидорова С.С. (больничный лист № 1234567890 от г.) с по г. (до выхода на работу основного сотрудника).
Обязанности совмещаемой должности буду выполнять в свободное от основной работы время в соответствии с ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ.
Прошу установить доплату в размере 100% тарифной ставки (оклада) совмещаемой должности, пропорционально отработанному времени, в соответствии со ст. 151 ТК РФ и Положением о доплатах и надбавках ООО «Ромашка» (утв. приказом № 45 от г.).
С правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией менеджера отдела продаж и требованиями охраны труда на данной должности ознакомлен(а) под роспись.
Приложение: копия больничного листа Сидорова С.С. (если имеется на руках).
 г. _____________ /Петров П.П./ 

Пошаговый алгоритм оформления (HR-инструкция)

Получение больничного листа: HR получает электронный больничный (ЭЛН) через ФСС/СФР. Фиксирует дату начала и предполагаемую дату окончания.
Поиск замещающего: Руководитель подразделения определяет кандидата. Обязательно — согласие сотрудника (устное или письменно). Принуждать к совмещению нельзя (ст. 60.2 ТК РФ, «по письменному заявлению работника»).
Написание заявления: Замещающий пишет заявление (по образцу выше) в 2 экземплярах (один к приказу, второй на руки с отметкой о принятии).
Согласование: Заявление подписывает руководитель подразделения («Согласен», дата, подпись), затем — HR-директор / кадровик.
Приказ (Распоряжение): На основании заявления издается приказ по форме Т-5 (приказ о приеме на работу — не подходит) или свободной формы «О внутреннем совмещении должностей». Рекомендуемая форма: Приказ о назначении доплаты за совмещение должностей.
Ознакомление под роспись: Замещающий ознакомляется с приказом, должностной инструкцией заменяемого, ПВТР, инструкцией по Охране труда под роспись в листе ознакомления.
Внесение в табель: Код «РВ» (работа в выходной/нерабочий день) или просто отметка отработанных часов + код доплаты. Важно: часы совмещения учитываются отдельно от основной работы для контроля переработок (макс. 120 ч/год, ст. 99 ТК РФ — внимание: лимит переработок не распространяется на часы совмещения, так как это отдельный трудовый процесс, но суммарная продолжительность работы не должна нарушать нормы отдыха ст. 110 ТК РФ).
Расчет зарплаты: Доплата начисляется за фактически отработанное время совмещения. НДФЛ удерживается стандартно. Страховые взносы — с суммы доплаты.
Завершение: Появление основного сотрудника, основание для приказа о прекращении совмещения (прекращении доплаты).

Расчет доплаты: формулы и примеры

Согласно ст. 151 ТК РФ, доплата устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором, но не может быть ниже заработной платы заменяемого работника, пропорционально отработанному времени.

Вариант А: Доплата в % от оклада заменяемого (частый вариант в ЛНА)

Формула: Оклад заменяемого / Норма часов за месяц (по производственному календарю) * Отработанные часы совмещения * % доплаты.

Вариант Б: Фиксированная сумма за смену/час (если в ЛНА)

Устанавливается в Положении о доплатах. Должна гарантировать минимум по ст. 151 ТК РФ.

Пример расчета:

Оклад менеджера отдела продаж (заменяемого): 80 000 руб.
Норма часов за май 2024: 168 ч.
Замещающий отработал по совмещению: 40 ч. (в свободное время).
ЛНА устанавливает доплату 100% от ставки заменяемого.

Расчет: 80 000 / 168 * 40 = 19 047,62 руб. — сумма доплаты к зарплате за май.

Важно: Если больничный закрылся раньше (напр. 15.05), а приказ действовал до 20.05, доплата считается только до 15;05. Переплата подлежит удержанию (ст. 137 ТК РФ).

Типичные ошибки и риски для работодателя

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие письменного заявления от работника	Приказ недействителен, доплата может быть признана необоснованной расходов, штрафы ГИТ (ст. 5.27 КоАП РФ)	Всегда требуйте заявление до начала работы
Оформление как «временный перевод» (ст. 72.2 ТК РФ)	Нарушение гарантий работника (сохранение зарплаты по основной работе, согласие на перевод)	Используйте только ст. 60.2 ТК РФ (совмещение)
Доплата ниже оклада заменяемого (пропорционально)	Нарушение ст. 151 ТК РФ, судебные иски, доплаты с процентами	Проверяйте расчет по формуле: Оклад_заменяемого / Норма_часов * Часы_совмещения
Работа в совмещении во время основного отпуска замещающего	Нарушение режима труда и отдыха (ст. 110 ТК РФ), риск травматизма	Контролируйте график: совмещение только во внерабочее время основной работы
Неоформленное ознакомление с ДИ и Охраной труда заменяемой должности	Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ (до 130 000 руб. за повтор)	Обязательный лист ознакомления под роспись ДО начала работы

Особенности для ИП и малых предприятий

Для ИП (Индивидуальных Предпринимателей) порядок аналогичен, но:

Приказ подписывает сам ИП * (или уполномоченное лицо).
Штабное расписание может отсутствовать, но должностная инструкция заменяемого обязательна.
ЛНА (Положение о доплатах) должно быть утверждено приказом ИП.
В табеле учета рабочего времени (Т-12 или Т-13) отражаются часы основной работы и часы совмещения отдельно.

Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД

Если компания использует СЭД (1С:Документооборот, Диадок, СБИС и др.):

Заявление создается как документ «Заявление сотрудника».
Маршрут согласования: Руководитель отдела -> Кадровик -> Исполнитель (для ознакомления с приказом).
Подпись ставится ЭЦП (квалифицированной) или простой ЭП (внутри СЭД по регламенту).
Приказ генерируется на основании заявления автоматически или вручную.
В СФР (бывш. ФСС) сведения о совмещении в СЗВ-ТД не передаются (это не прием на работу, а дополнительная оплата), но часы учитываются в СЗВ-СТАЖ.

Чек-лист для кадровика перед подписанием приказа

[ ] Есть заявление сотрудника (своеручное или ЭП) с датой не позже начала совмещения.
[ ] Есть ЭЛН (больничный) отсутствующего сотрудника в личном кабинете СФР / на руках.
[ ] В заявлении указана конкретная должность, ФИО заменяемого, период (даты).
[ ] Указан источник финансирования и размер доплаты (ссылка на ЛНА / ст. 151 ТК РФ).
[ ] Подписан приказ о совмещении (свободная форма, реквизиты ГОСТ).
[ ] Замещающий ознакомлен с ДИ, ПВТР, Охраной труда заменяемой должности ПОД РОСПИСЬ (лист ознакомления в деле/СЭД).
[ ] Настроен начисление в 1С / другой программе: вид расчета «Доплата за совмещение», база, отработанные часы совмещения.
[ ] Подготовлен проект приказа о прекращении совмещения (на дату выхода основного сотрудника) для оперативного закрытия.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли совмещать должность руководителя (напр. директора)?

Да, но с оговорками. Если у замещающего есть права подписи финансовых документов, нужен отдельный приказ о праве второй подписи / доверенность. Доплата рассчитывается от оклада директора. Часто для замены директора нанимают внешнего специалиста (внешнее совмещение или ГПХ), так как ответственность высока.

Что если больничный продлили?

Нужно написать дополнительное заявление (или дополнение к текущему) с новыми датами и издать новый приказ (или приказ об изменении срока действия предыдущего). Автоматического продления нет.

Нужно ли оформлять совмещение, если сотрудник просто «помогает» коллеге 1 час в день?

Да, обязательно. Любая работа, отличная от должностной инструкции, оплачиваемая отдельно, требует оформления совмещения (ст. 60;2 ТК РФ). «Помощь» без оформления — это серые зарплаты и риск признавания трудовых отношений по второй должности судом.

Как оформить, если замещающий уходит в свой отпуск, а больной еще не вышел?

Совмещение приостанавливается на период отпуска замещающего (доплата не начисляется). Приказ о совмещении действует, но табель заполняется как «ОТ». После отпуска совмещение возобновляется автоматически (если срок приказа не истек) или по новому заявлению.

Можно ли не платить доплату, а дать отгул?

Нет. Ст. 151 ТК РФ императивно устанавливает: «работе… должна соответствовать более высокая оплата». Отгул можно дать дополнительно (по соглашению сторон), но денежная компенсация (доплата) обязательна.

Грамотное оформление внутреннего совмещения на период больничного листа — это защита интересов и компании, и сотрудника. Главные правила: письменное заявление до начала работы, приказ с расчетом доплаты не ниже минимума ст. 151 ТК РФ и обязательное ознакомление с инструкциями по охране труда. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под свои ЛНА и штатное расписание.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с трудовым юристом или профсоюзным органом.

Примечание: В тексте использованы маски (*) для скрытия персональных данных (ФИО ИП, номера телефонов, адресов регистрации) в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности (152-ФЗ). Актуальность нормативной базы на .