Личная карточка работника по форме Т-2 — один из ключевых документов кадрового учёта. Одним из важнейших её разделов является раздел VIII «Отпуск», в котором фиксируются все виды отпусков, предоставленных сотруднику за время работы в организации. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнить этот раздел, приведём образец и укажем на типичные ошибки.
Общие сведения о форме Т-2
Унифицированная форма Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от № 1. С 2013 года её применение не является обязательным — организация вправе разработать собственный бланк, однако большинство работодателей продолжают использовать классическую форму, поскольку она удобна и проверена временем.
Личная карточка заводится на каждого сотрудника при приёме на работу и ведётся кадровой службой на протяжении всего периода трудовых отношений. Хранится документ в течение 75 лет после увольнения работника.
Структура раздела VIII «Отпуск»
Раздел «Отпуск» представляет собой таблицу, состоящую из следующих граф:
- Графа 1 — вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.);
- Графа 2 — период работы (рабочий год): «с» и «по»;
- Графа 3, количество календарных дней отпуска;
- Графа 4 — дата начала отпуска;
- Графа 5 — дата окончания отпуска;
- Графа 6 — основание (реквизиты приказа: номер и дата).
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Укажите вид отпуска
В первой графе записывается наименование отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и т.п.);
- отпуск без сохранения заработной платы;
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск по уходу за ребёнком.
Шаг 2. Заполните период работы
Это наиболее сложная часть. Период работы (рабочий год) — это не календарный год, а 12 месяцев, отсчитываемых с даты приёма сотрудника на работу. Например, если работник принят , его первый рабочий год — с по .
Важно: для отпусков без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребёнком графа «период работы» обычно не заполняется — ставится прочерк.
Шаг 3. Укажите количество дней и даты
Количество календарных дней отпуска должно соответствовать приказу. Даты начала и окончания также переносятся из приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а).
Шаг 4. Внесите основание
В последней графе указываются номер и дата приказа руководителя, например: «Приказ от № 45-к».
Образец заполнения раздела «Отпуск»
Рассмотрим пример для условного сотрудника Иванова А. П. (данные вымышленные):
Пример 1, ежегодный основной отпуск:
- Вид отпуска: ежегодный основной оплачиваемый
- Период работы: с по
- Количество дней: 14
- Дата начала:
- Дата окончания:
- Основание: приказ от № **-к
Пример 2 — отпуск без сохранения заработной платы:
- Вид отпуска: без сохранения заработной платы
- Период работы:, (прочерк)
- Количество дней: 3
- Дата начала:
- Дата окончания:
- Основание: приказ от № **-к
Типичные ошибки при заполнении
- Неверный расчёт рабочего года. Период сдвигается, если сотрудник брал отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года, был в отпуске по уходу за ребёнком или отсутствовал без уважительных причин.
- Несоответствие данных приказу; Все записи должны строго совпадать с приказами о предоставлении отпуска.
- Исправления без заверения. Если допущена ошибка, неверная запись зачёркивается одной чертой, вносится правильная, рядом делается отметка «исправленному верить» с подписью ответственного лица.
- Пропуск записей. В раздел вносятся все виды отпусков, включая краткосрочные отпуска за свой счёт.
Кто заполняет и отвечает за ведение раздела
Заполнение личной карточки осуществляет инспектор отдела кадров или иное уполномоченное лицо. Например, в условной организации ООО «Пример» (г. Москва, ул. Примерная, д. ) ответственным назначен специалист по кадрам Петрова Е. В. (тел. +7 () —**). Все записи вносятся на основании приказов руководителя организации Сидорова И. И.
Корректное заполнение раздела «Отпуск» личной карточки Т-2 позволяет работодателю контролировать использование отпусков, правильно рассчитывать компенсации при увольнении и избегать претензий со стороны трудовой инспекции. Главные правила: вносите записи своевременно, строго на основании приказов и внимательно рассчитывайте рабочий год сотрудника.