Личная карточка работника формы Т-2 — это основной документ кадрового учета, который ведется на каждого сотрудника с момента приема на работу до момента увольнения. Правильное оформление записи об увольнении критически важно: ошибки могут привести к спорам с бывшим сотрудником, претензиям со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда) и проблемам при расчете пенсии работника. В данной статье подробно разберем процедуру заполнения карточки при прекращении трудового договора, актуальные нюансы 2024 года и типичные ошибки.

Нормативная база и общие правила ведения формы Т-2

Порядок ведения личных карточек устанавливается:

• Постановлением Госкомстата РФ от № 1 «Об утверждении единых форм первичной учетной документации по труду и заработной плате» (утвердило форму Т-2).
• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), ст. 66 (личная карточка), ст. 84 (порядок увольнения), ст. 62 (трудовая книжка/СТД-Р).
• Приказом Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению личной карточки работника».

Важные общие правила:

1. Карточка заводится в одном экземпляре на весь срок работы сотрудника в организации.
2. Заполнение производится ручной ручкой (чернила черного, синего или фиолетового цвета) или техническими средствами (печатью) с последующим подписанием ответственными лицами.
3. Исправления и зачистки недопустимы. Если ошибка допущена, карточку аннулируют и заводят новую (с пометкой «Дубликат» и датой заведения).
4. Все записи должны соответствовать тексту приказа (распоряжения) о приеме, переводе, награждении, увольнении.

Подготовка к заполнению раздела «Увольнение»

Перед тем как вносить запись в раздел IV «Сведения об увольнении (исключении из списков работников)», HR-специалист должен подготовить пакет документов:

• Приказ (распоряжение) об увольнении (формы Т-8, Т-8а или свободной формы с обязательными реквизитами).
• Заявление работника (при увольнении по собственному желанию) или иные основания (справка врача, приговор суда, соглашение сторон и т.д.).
• Трудовая книжка (если ведется в бумажном виде) или данные для СТД-Р (электронная трудовая книжка).
• Расчетный лист (форма Т-51/Т-51а) для сверки последних начислений/удержаний.

Внимание: Дата увольнения в карточке Т-2 обязательно должна совпадать с датой в приказе об увольнении и датой в трудовой книжке/СТД-Р. Расхождение дат — грубое нарушение.

Пошаговое заполнение раздела IV «Сведения об увольнении»

Раздел IV находится на оборотной стороне листа (или на втором листе при печати). Заполняются следующие графы:

Графа 1: Порядковый номер записи

Ставится сквозной номер записи в карточке. Если до этого было 5 записей (прием, перевод, отпуск, награждение, декрет), то запись об увольнении получит номер 6.

Графа 2: Дата записи

Указывается дата составления записи в карточке (фактический день, когда HR делает запись). Обычно это день подписания приказа об увольнении или следующий рабочий день. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3: Основание для увольнения (наименование и дата документа)

Самая важная графа. Здесь указывается полное основание с ссылкой на статью ТК РФ и номер/дату приказа.

Образец заполнения для основных оснований:

Примечание: Номера приказов, даты, наименования организаций и ФИО в примерах скрыты маской (*) в соответствии с требованиями конфиденциальности.

Графа 4: Дата увольнения

Указывается последний день работы сотрудника (день выдачи трудовой книжки и полного расчета). Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Должна строго соответствовать дате в приказе.

Графа 5: Подпись лица, сделавшего запись

Подпись HR-специалиста (кадрового офицера), заполнившего карточку. Рядом расшифровка подписи (Фамилия И.О.).

Графа 6: Подпись работника

Обязательная графа. Работник должен ознакомиться с записью об увольнении в личной карточке под роспись в день увольнения (последний рабочий день).

Если работник отказывается подписывать или отсутствует (увольнение в отсутствие — редкий случай, например, приговор суда вступил в силу), составляется Акт об отказе работника от ознакомления с записью в личной карточке (в присутствии 2-х свидетелей). В графе 6 ставится отметка: «Отказ от ознакомления, Акт № * от ..2024 г.».

Графа 7: Отметка о выдаче трудовой книжки (СТД-Р)

Здесь фиксируется факт выдачи трудового документа.

Образец записи: «Трудовая книжка № * выдана лично под роспись ..2024 г.» или «Сведения о трудовой деятельности направлены в СФР (СТД-Р) ..2024 г. (подтверждение № *)».

Особенности заполнения при переходе на электронную трудовую книжку (СТД-Р)

С 2020 года большинство работников переведены на СТД-Р. При увольнении работника, у которого ведется электронная трудовая книжка:

• В Графе 3 основание указывается так же (ссылка на приказ и ст. ТК РФ).
• В Графе 7 вместо номера ТК пишут: «Работник переведен на СТД-Р. Сведения о прекращении трудового договора направлены в СФР ..2024 г. (рег. номер *)».
• Бумажная трудовая книжка (если была) возвращается работнику с отметкой о переходе на СТД-Р (если это не было сделано ранее).

Распространенные ошибки и как их избежать

1. Несовпадение дат. Дата в приказе, в Т-2, в ТК/СТД-Р и в расчетном листе должна быть идентичной.
2. Отсутствие подписи работника. Это нарушение ст. 66 ТК РФ. Всегда забирайте подпись в день увольнения. Если уволенный ушел без подписи — звоните, вызывайте, составляйте Акт.
3. Сокращенное основание. Нельзя писать просто «Приказ № 5 от ». Обязательно: статья ТК РФ, пункт, часть, основание (соглашение, заявление, акт).
4. Заполнение карандашом или стираемой ручкой. Только пасточные чернила.
5. Пропуск графы «Отметка о выдаче ТК». Даже при СТД-Р нужно фиксировать факт направления сведений в СФР.

Что делать, если в карточке не хватает места? (Ответ на частый вопрос)

В предоставленной справочной информации упоминалась проблема: «В личную карточку работника Т-2 не помещаются записи о всех дипломах о высшем образовании».

Решение: Согласно Инструкции по заполнению формы Т-2 (Приказ Минтруда № 69), если строк раздела II «Сведения об образовании» или раздела III «Сведения о присвоении квалификаций…» недостаточно, допускается вклеивание дополнительного листа (листа продолжения) формата А4 или А5.

• Указываются ФИО работника, табельный номер.
• Таблица продолжается с сохранением нумерации граф.
• Лист скрепляется с основной карточкой (прошивается), на месте скрепления ставится печать организации (есть) и подпись ответственного лица с датой.
• На обратной стороне основной карточки (или на титульном листе) делается отметка: «Имеется продолжение (N листов)».

Аналогично поступают с разделом IV при увольнении, если по какой-то причине требуется несколько записей об исключении/восстановлении (например, отмена увольнения судом и повторное увольнение), но места нет. Однако стандартной формы Т-2 на одно увольнение обычно достаточно.

Хранение личной карточки после увольнения

После увольнения личная карточка Т-2 не выдается работнику на руки. Она остается в архиве организации.

• Срок хранения: 75 лет (для организаций, созданных до 2003 г.) или 50 лет (для созданных после 2003 г.) — в соответствии с Приказом Росархива от № 236 (типовый перечень документов, подлежащих архивированию).
• Карточка складывается в личное дело работника (если ведется) или в общий сводный том «Личные карточки работников» за соответствующий год.
• Внутри тома карточки располагаются в алфавитном порядке.

Образец визуального представления заполненного раздела IV

РАЗДЕЛ IV. СВЕДЕНИЯ ОБ УВОЛЬНЕНИИ (ИСКЛЮЧЕНИИ ИЗ СПИСКОВ РАБОТНИКОВ)

┌───┬──────────┬──────────────────────────────────────────────────────┬──────────┬───────────┬───────────┬────────────────────────────────────┐│ N │ Дата │ Основание для увольнения (наименование и дата документа)│ Дата │ Подпись │ Подпись │ Отметка о выдаче трудовой книжки │
│ п/п │ записи │ │ увольн. │ кадровика │ работника │ (СТД-Р) │
├───┼──────────┼──────────────────────────────────────────────────────┼──────────┼───────────┼───────────┼────────────────────────────────────┤
│ 6 │ │ Приказ № * от г. «Об увольнении по │ │ Иванов И.И.│ Петров П.П.│ Трудовая книжка № * выдана лично │
│ │ │ собственному желанию» (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). │ │ (расш.) │ (расш.) │ под роспись г. │
│ │ │ Заявление от г. № * │ │ │ │ │
└───┴──────────┴──────────────────────────────────────────────────────┴──────────┴───────────┴───────────┴────────────────────────────────────┘

Чек-лист для HR перед сдачей карточки в архив

• [ ] Все графы раздела IV заполнены полностью и четко.
• [ ] Дата увольнения совпадает с приказом, ТК/СТД-Р, расчетным листом.
• [ ] Основание содержит ссылку на конкретную статью/пункт ТК РФ.
• [ ] Есть подпись кадровика (с расшифровкой).
• [ ] Есть подпись работника (или Акт об отказе).
• [ ] Сделана отметка о выдаче ТК / направлении сведений в СФР (СТД-Р).
• [ ] Нет исправлений, зачисток, карандашных записей.
• [ ] Карточка помещена в личное дело / сводный том для архивации.

Грамотное заполнение личной карточки формы Т-2 при увольнении — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия правовой безопасности организации. Карточка является первичным учетным документом, который суды и инспекции труда запрашивают в первую очередь при рассмотрении трудовых споров. Следование Инструкции Минтруда № 69, внимательное перенос данных из приказа об увольнении и получение подписи уволенного сотрудника — три кита правильного оформления. Не пренебрегайте фиксацией факта выдачи трудовой книжки или направления данных в СФР (СТД-Р) — это снимает с работодателя ответственность за сроки расчета и выдачи документов.