Заявление — один из самых распространённых документов в делопроизводстве любой организации. С его помощью работники обращаются к руководству, кадровой службе или бухгалтерии по самым разным вопросам: от предоставления отпуска до увольнения по собственному желанию; В этой статье мы подробно разберём, какие виды заявлений существуют, как правильно их оформлять, и приведём универсальные образцы.
Общие правила оформления заявления
Большинство заявлений в кадровом делопроизводстве составляется в произвольной форме, однако существуют устоявшиеся правила, которых следует придерживаться:
- Шапка документа (правый верхний угол): указывается адресат — должность, наименование организации, фамилия и инициалы руководителя (например: «Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И;И.»), а также данные заявителя — должность, структурное подразделение, фамилия и инициалы (например: «от менеджера отдела продаж Петрова П.П.»).
- Название документа, слово «Заявление» пишется по центру строки.
- Текст заявления — излагается суть просьбы или обращения. Формулировка должна быть чёткой и однозначной.
- Дата и подпись — ставятся внизу документа с расшифровкой фамилии.
Если заявление пишет сотрудник организации, в информации о заявителе обязательно указываются должность, фамилия и инициалы. Для обращений в государственные органы законодательством часто установлены специальные формы (например, форма Р12016 для регистрации реорганизации юридического лица).
Основные виды заявлений работников
Заявления, связанные с отпусками
- заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (если отпуск берётся вне графика);
- заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
- заявление на учебный отпуск;
- заявление на отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
- заявление о переносе отпуска или о разделении его на части.
Заявления о приёме, переводе и увольнении
- заявление о приёме на работу (если требуется локальными актами);
- заявление о переводе на другую должность или в другое подразделение;
- заявление об увольнении по собственному желанию;
- заявление об увольнении по соглашению сторон.
Заявления по трудовой книжке и личным данным
- заявление об оформлении дубликата трудовой книжки;
- заявление о внесении записи в трудовую книжку о работе по совместительству;
- заявление об изменении фамилии или иных персональных данных;
- заявление о выдаче копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).
Прочие кадровые заявления
- заявление о предоставлении вычета по НДФЛ;
- заявление о перечислении заработной платы на указанный банковский счёт;
- заявление об установлении неполного рабочего времени;
- заявление об ознакомлении с локальными нормативными актами (Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, коллективным договором);
- заявление об установлении факта нахождения на иждивении;
- заявление о согласии на обработку персональных данных.
Универсальный образец заявления
Пример оформления:
Генеральному директору
ООО «Примерная компания»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с по .
Петров П.П. Петров
Заявления юридических лиц и в государственные органы
Отдельную категорию составляют заявления, подаваемые организацией в государственные органы:
- заявления о государственной регистрации юридического лица, внесении изменений в ЕГРЮЛ (формы Р11001, Р13014, Р12016 и др.);
- заявления в налоговые органы (о постановке на учёт, о переходе на специальные режимы налогообложения);
- заявления в фонды и надзорные органы;
- заявления собственника или эксплуатирующей организации по установленным формам.
Для таких документов, как правило, утверждены строгие стандартные формы, отступать от которых нельзя — иначе заявление могут не принять.
Практические рекомендации
- Проверяйте наличие утверждённой формы. Если форма заявления установлена законом или локальным актом организации — используйте именно её.
- Регистрируйте заявление. Передавайте документ через канцелярию или отдел кадров с отметкой о входящем номере и дате на втором экземпляре.
- Указывайте конкретные даты и основания. Например, при отпуске без сохранения зарплаты желательно указать причину.
- Храните копии. Работнику рекомендуется сохранять заверенную копию поданного заявления.
- Соблюдайте сроки. Например, заявление об увольнении по собственному желанию подаётся не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).
Грамотно составленное заявление — залог быстрого и корректного решения вопроса. В организации целесообразно иметь альбом унифицированных образцов заявлений, утверждённый локальным нормативным актом: это упрощает работу сотрудников и кадровой службы, снижает количество ошибок и спорных ситуаций. Готовые шаблоны можно разместить на корпоративном портале или выдать в каждое структурное подразделение.
Примечание: конкретные адреса, фамилии, телефоны и реквизиты организаций в данной статье приведены условно или скрыты под маской () в целях защиты персональных данных. Например: г. Москва, ул. Примерная, д. , тел. +7 () -*-, руководитель Иванов И.**.