Внесение записи в трудовую книгу — процедура строго регламентированная. Одной из распространенных ошибок кадровых сотрудников являеться указание в графе основания для приема на работу (графа 3) наименования локального нормативного акта (например, «Трудовой договор № * от .. г.») вместо ссылки на статью Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Согласно правилам заполнения, основанием для приема является именно норма правового акта (статья ТК РФ), а не сам договор.

Ниже подробная инструкция, как исправить эту ошибку правомерно, избежав штрафов и претензий со стороны инспекций.

Нормативная база: что говорят правила

Главный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек — Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (далее, Правила № 225) и ГОСТ Р 7.0.8-2013.

• Пункт 16 Правил № 225: В графе 3 записи о приеме на работу указывается основание — статья, часть, пункт Трудового кодекса РФ (или иного федерального закона), по которому заключен трудовой договор.
• Пример правильного заполнения: «Принят на работу в должность менеджера отдела продаж по ст. 68 ТК РФ» (или «ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — в зависимости от основания).
• Ошибка: Запись «По трудовому договору № 123 от г.» или просто «По договору» в графе 3 считается несоответствием установленному образцу.

Алгоритм исправления (для действующих сотрудников)

Если ошибка ена в уже существующей записи о приеме, зачеркивать, стирать или корректировать её корректором категорически запрещено (п. 18 Правил № 225). Исправление производится только путем внесения новой записи с отсылкой к неверной.

Пошаговая процедура:

1. Издать приказ (распоряжение) об исправлении записи в трудовой книжке.
   • Основание: п. 18 Правил № 225, ч. 4 ст. 66 ТК РФ.
   • В приказе указать: номер и дату неверной записи, ее неверный текст, правильный текст новой записи.
   • Приказ подписывает руководитель организации (*).
2. Внести исправительную запись в трудовую книгу (раздел «Сведения о работе»).
   • Графа 1 (Порядковый номер): Следующий по порядку номер.
   • Графа 2 (Дата): Дата внесения исправления (фактическая дата, не дата приема!). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
   • Графа 3 (Сведения о приеме, перемещении, увольнении): Текст строгой формы:
     
     «Запись № [Номер неверной записи] от [Дата неверной записи] неверна. Принят на работу в должность [Название должности] [Название структурного подразделения, если есть] по ст. [Номер статьи] ТК РФ».
   • Графа 4 (Основание): Номер и дата приказа об исправлении (например: «Приказ № * от .. г.»).
3. Проинформировать работника. Под роспись в личной карточке (ф. Т-2) или в журнале учета трудовых книжек работник ознакомляется с текстом исправления.
4. Сделать отметку в журнале учета движений трудовых книжек. Зафиксировать факт внесения исправительной записи.

Пример заполнения граф 3 и 4 при исправлении:

Особенности для уволенных сотрудников

Если ошибка обнаружена после увольнения человека (трудовая книга уже выдана на руки):

• Связаться с бывшим сотрудником (по телефону *, почте или почтовой рассылке) и предложить принести трудовую книгу для исправления.
• Если сотрудник принес книгу: действовать по алгоритму выше (издать приказ, внести запись). Дата записи — дата принесения книги.
• Если сотрудник не явился: Работодатель не имеет права вносить записи в трудовую книгу без ее физического присутствия. Необходимо зафиксировать факт уведомления (письмо с уведомлением о вручении, акты невозможности вручения) и хранить их в деле по кадрам. Исправление будет произведено при следующем обращении.

Какую статью ТК РФ указывать? (Шпаргалка)

Чаще всего ошибка заключается в том, что вместо статьи пишут «По договору». Правильная статья зависит от основания заключения договора:

• Ч. 1 ст. 77 ТК РФ — общее основание (заключение трудового договора по соглашению сторон). Самый частый вариант;
• Ст. 68 ТК РФ — прием на работу по результатам конкурса.
• Ст. 70 ТК РФ — прием на работу с испытательным сроком (указывают в связке: «по ч. 1 ст. 77 ТК РФ с испытательным сроком по ст. 70 ТК РФ» или просто по ст. 77, так как испытательный срок — условие договора, а не основание приема).
• Ст. 234 ТК РФ — прием несовершеннолетних.
• Ст. 302 ТК РФ — прием на работу руководителей, зама, главбухов (если договор на срок).

Важно: Если в неверной записи было указано структурное подразделение (например, «Отдел продаж»), в исправительной записи его нужно повторить, чтобы сохранить преемственность стажа.

Частые ошибки при исправлении (чего НЕ делать)

1. Зачеркивание слова «Договор» и написание поверх «Ст. 77 ТК РФ». Это портит документ, делает его недействительным. Требуется замена записи.
2. Использование коррекционной жидкости / стирателя. Недопустимо (п. 18 Правил № 225).
3. Внесение исправления «задним числом» (под дату приема). Дата исправительной записи — только текущая (дата приказа об исправлении).
4. Ссылка в графе 4 на «Трудовой кодекс» или «Правила № 225». В графе 4 должен быть указан локальный акт работодателя, Приказ (Распоряжение) об исправлении.
5. Игнорирование приказа. Никакая запись в трудовой книжке не имеет силы без приказа/распоряжения работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): нюансы

Если организация ведет учет в ЭТК (СФР/ПФР):

• Исправление в бумажной книжке (если сотрудник выбрал бумажный формат или ведется параллельно) делается по описанной выше схеме.
• В СФР (информационная система «ЭТК») корректировка вносится через СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ (СЗВ-ТД) с признаком исправления. Нужно передать отмену неверной записи (СЗВ-ТД с типом «О») и передать новую верную запись (СЗВ-ТД с типом «Н»).
• Срок подачи в СФР — не позднее следующего рабочего дня после приказа об исправлении.

Ответственность работодателя

За несвоевременное или неверное ведение трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):

• На должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб. (для ИП, от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.).
• При повторном нарушении — дисквалификация на 1–3 года или штраф до 40 000 руб. (для ИП) / до 70 000 руб. (для юрлиц).

Кроме того, сотрудник имеет право требовать компенсации морального вреда через суд, если ошибка повлекла ущерб (например, проблемы с начислением пенсии или получением льгот).

Резюме: чек-лист для кадровца

1. [ ] Обнаружена запись: «Принят по трудовому договору № ».
2. [ ] Определена верная статья ТК РФ (обычно ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
3. [ ] Подготовлен и подписан руководителем Приказ об исправлении записи в ТК.
4. [ ] В трудовой книжке (раздел III) внесена новая запись со ссылкой на неверную № и дату.
5. [ ] В графе 4 указан номер и дата Приказа об исправлении.
6. [ ] Работник ознакомлен под роспись.
7. [ ] Отметка сделана в журнале учета ТК.
8. [ ] При ЭТК — отправлены СЗВ-ТД (отмена + новая запись) в СФР.

---

Данная статья носит информационный характер. В сложных случаях (массовые ошибки, утерянные книги, споры с сотрудниками) рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву (*).